İşletme bütçelerinin stratejik planlama ile ilişkisi

Salim CAM (MBA)
Beykent Üniversitesi Bütçe Daire Başkanı

Yüzyıllardır askeri bir kavram olarak kullanılan strateji kavramı 1960'lı yıllardan itibaren işletme literatürüne girmesiyle, stratejik planlamaya dönüşmüştür. Rekabetin artması, sosyal ve çevre şartlarının değişmesi, teknolojik gelişmelerin hız kazanması ve organizasyonların genişlemesi sonucu ortaya çıkan stratejik planlama bir şirketin rekabet ortamında, önceden saptadığı hedeflere varmak amacıyla, gerekli olan koşulları oluşturmak için yaptığı çalışmalardır.

Dünyadaki globalleşme rüzgarları doğrultusunda, uluslararası pazarlarda başarılı olan işletmeler yakından incelendiğinde, bu başarının özünde stratejik planlamanın yer aldığı görülmektedir. Değişim katsayısının yüksek olduğu dönemlerde planlama yapmanın güç olduğu düşüncesi ile planlamadan uzaklaşmak doğru değildir. Aksine bu dönemlerde strateji tespiti bir avantajdır. Stratejik planların öngördüğü hedefleri esnek planlama ile uygulamaya dönüştürmek mümkündür. Burada bütçe kısa vadeli bir uygulama planı olarak yöneticiye, çeşitli üretim unsurlarının, tedarikten başlayıp, mamulün satışına ve bütün bu faaliyetin zorunlu kıldığı nakit tutar ve zamanlarına kadar tahmin ve değerleme yapmasını sağlayan bir yönetim aracıdır.

İşletmelerde bütçenin ve stratejik planlamanın yeri

Stratejik planlar dikkate almak zorunda olduğu veriler itibariyle şirketin bütünü ilgilendiren, hükümetin tutumunu, çalışanların ve sendikaların tutumunu, firmaya yatırım yapmış ve yapabilecek durumda olan sermaye sahiplerinin tutumunu, teknolojik değişme ve gelişmeleri vb. gibi dikkate almak zorundadır.

İşletmenin planlama sistemi bir bütün olarak düşünüldüğünde stratejik planlamanın diğer planlarla bağlılığı söz konusudur. Planlama sisteminin çıkış noktasını stratejik planlar oluşturur. Diğer planlar stratejik planın üzerine kunılur. Çünkü bölümlere yol gösterici nitelikteki işlemsel planlar stratejik planlarla bağlantılıdır.

Stratejik plan işletme içinde hazırlanan diğer bütün planlama faaliyetlerinden ve raporlarından etkilenmektedir. Bu faaliyet raporları ve her işletme içi fonksiyonun geçmişteki durumlar ve gelecekte faaliyetlerinin göstereceği seyre ilişkin tahminleri kapsadıklarından stratejik planların oluşturulmasında bir araç ve veri niteliğini taşırlar.

Stratejik planlama, işletmenin geleceğini veya kaderini belirleyen tepe yöneticilerinin çevreye ve işletmenin,faaliyet sonuçlarına dönük çalışmalannı ilgilendiren sistematik düşünce ve analizlerini kapsamına alır.

Stratejik planlama üç temel soruya cevap bulmaya yöneliktir.

*Neredeyiz?

*Nereye varmak istiyoruz?

*Oraya , nasıl gideceğiz?

Bütçenin, bir işletmede planlanan amaca ulaşmada üç rolü vardır. Bunlardan birincisi bütçenin işletmede pusula görevini üstlenmesi, ikincisi kaynak israfını önleyen koordineli çalışmayı sağlaması, üçüncüsü bütçelenen ve gerçekleşen rakamları karşılaştırıp (kontrol) gerekli düzeltmeleri (revizyon) yapması ve performansı artırmasıdır.

Bütçenin ve stratejik planlamanın benzer özellikleri

1. Mukayeseli üstünlükler: Stratejik planlama, temel bir doğa kuralının yönetime yansımasıdır. Naturel selleksion (güçlü olanın sivrilerek başarılı olma prensibi). Buna iktisadi ve idari bilimlerdeki karşılığı ile mukayeseli üstünlük diyebiliriz. Belirlenmiş bir müşteri kitlesi için malımızın, fiyatımızın, dağıtım kanallarımızın ve tanıtımımızın daha iyi olması gerekir. Yani, başarılı olmak için mal veya hizmet, marka, kalite, fiyat, dağıtım kanalları veya tanıtım gibi kritik alanlarda (müşterilerimizin önemli gördüklerinde) rakiplerimizden daha üstün olmamız gerekir. Bütçeler, bu üstünlükleri oluşturmada kaynak kullanımını kolaylaştırır.

2. Müşteriye hizmet: Mukayseli üstünlük saglama sanıldığı kadar zor olmayabilir. Çünkü mukayeseli üstünlük sağlanacak birilerce alan bulunmaktadır. Çağımızın ekonomisi, müşterilerin yönlendirdiği ekonomidir. Bu ekonomide temel hedef insana hizmet etmektir. Hizmet verilecek insanlar, zevkleri ve satın alma gücü birbirinden çok farklı kitleler oluşturmaktadır. Diğer bir deyimle tatmin edilecek ihtiyaçlar çok çeşitlidir. Ayrıca, insanın zaman zaman sadakati, zaman zaman öfkesi, bazen rasyonelliği, bazen de hissi davranışları ön plana çıkabilmektedir. Bu zengin ortam içinde mukayeseli üstünlük alanı bulmak zor olmayacaktır. Bu nedenlerden dolayı insana hizmet edileceğinin bilincinde olmak en sağlam başlangıç noktasıdır. Bütçenin başlangıç noktası satış miktarının tahmin edilmesidir. Burada satış tahminlerini yaparken müşterilerin istek ve ihtiyaçlarına nasıl cevap verileceği düşünülmektedir.

3. Uzun vadeli yaklaşım: Stratejik planlama, yönetime uzun vadeli yaklaşma türüdür. Çağımız, her alanda sürekli değişikliklerin meydana geldiği bir çağdır. Bir şirketin içinde faaliyet gösterdiği ortamdaki değişmeler ve gelişen rekabet koşulları, şirketleri aşılması gereken bazı sorunlarla karşı karşıya bırakır. Doğan güçlükleri halletmek için şirketlerin bünyelerini ve faaliyetlerini yeniden düzenlemeleri, bunlara yeniden şekil vermeleri gerekebilir. Şirket, değişen teknoloji ve rekabet altında tesisini veya insan gücünü yenilemek durumunda, mamülünü son gelişmelere uydurmak durumunda kalabilir. Değişen koşullara uyarak rakiplere karşı üstünlük yaratmak; uzun hazırlıkları ve çalışmaları gerektirebilir. Bu nedenle, stratejik planlar uzunca bir dönemi kapsayan planlardır. Stratejik plan döneminin ne kadar uzun olacağı iki faktöre bağlıdır.

*Şirketin başarılarını etkileyen çevre koşullarının güvenilir bir şekilde tahmin edilebildiği süre,

*Bünyeyi başarıya hazırlamak için gerekli süre.

Genellikle bu iki faktör altında, stratejik planlar, şirketlerde beş yıllık süre için hazırlanmaktadır. Yıllık bütçe 5 yıllık planın iyice hesaplanmış ve karara alınmış birinci adımıdır.

4. Alternatif senaryolar: Genellikle planlar alternatif tahminler üzerine inşa edilir. Bu tahminlere planlama dilinde senaryo denir.

Belirsizlik ortamında plan yapılamaz görüşünde olanlar bulunmaktadır. Oysa bunun aksine, belirsizlik ortamında planlamanın daha da önemli olduğu savunulur. Belirsizlik ortamında alternatif çevre koşulları altında senaryolar hazırlanır.

Bazı yönlerdeki gelişmeler, şirket için tehlikeleri, diğer olumlu yönlerdeki gelişmeler ise firsatlar oluşturulur. Şirket, tehlikelere karşı hazırlıklı olmak ve fırsatlardan yararlanmak için zamana muhtaçtır. Stratejik planlamada bünyenin hangi gelişmelere karşı hassas olduğu incelenerek, tehlikelere karşı gerekli korunma veya fırsatlardan yararlanma tedbirleri alınır. Özellikle çevredeki bazı muhtemel gelişmeler hayati tehlike oluşturuyorsa, bu ihtimaller karşısında gerekli tedbirler alınmalıdır. Bütçelemenin ilk aşamasında stratejiler belirlendikten sonra olayların geçmişteki ve gelecekteki trend ve özellikleri incelenerek bazı tahminler yapılarak belirli varsayımlar tespit edilir. Buna bağlı olarak üretim gerekleri, hammadde temini, gerekli nitelikli personel ihtiyacı tesbiti gibi bazı kaynaklar belirlenir.

5. Yaygın benimseme: Stratejik planların başarıyla uygulanabilmeleri için bu planların tüm personele çok iyi anlatılması ve benimsemelerinin sağlanması gerekir. Bu sayede stratejik planlar tüm şirketin müşterek hedeflere yönlenmesini sağlar. Bütçenin kendisi bizzat bir yönetim aracıdır. Bütçeleme prensiplerinden "katılma prensibine" göre bütçe çalışmaları ne kadar paylaşılırsa o kadar gerçeklik ve uygulanabilirlik derecesi artır. Eğer bütçeler ayrıntıları ile personel tarafından anlaşılırsa, bütçe hedefine ulaşmada yönetime daha çok yardımcı olur.

6. Süreklilik: Genel kabul görmüş muhasebe ilkelerinden de biri olan "süreklilik" ilkesine göre işletmenin ömrü sonsuzdur. Stratejik plan çalışmaları bir defa için yapılan çalışmalar değil, süreklilik arz eden çalışmalarıdır. Stratejik plan çalışmaları stratejik plan raporunun yazılmasıyla sona ermez. Stratejik çalışmalar dinamik ve süreklidir. İşletme hayatta olduğu sürece devam etmelidir. Bütçe işletme amacına ulaşma yollarını belirleyerek, amaca ulaşmak için gerekli üretim amaçlarına, mali kaynaklara ve beşeri unsurlara duyulacak gereksinimi ve zamanlamayı başlangıçta şaptayarak, faaliyetlerin istenen yönde ve zamanda herhangi bir duraklamaya fırsat vermeden sürekli akışını sağlar.

Stratejik planlama ile bütçe ilişkisi

Yukarıda değindiğimiz gibi stratejik planlama, işletmeyi bir bütün olarak değerleyerek, en yüksek yönetim seviyelerinde sistematik olarak işletmenin ulaşmayı düşündüğü ana amaçlarının ürün-pazar yeteneklerinin ve bu amaçlara ulaşmak için işletme kaynaklarının elde edilmesi ve getiştirilmesine ilişkin yazılı değerlemelerden ibarettir. Bu nedenle, stratejik planlama firmaya yön verici kaideleci kapsamına almaktadır. Stratejik planlama güttüğü amaçlar ve planlama öncüleri nedeniyle oldukça uzun bir zaman süresini kapsamaktadır. Bu nedenle denebilir ki, uzun süreli planlama stratejik planlamadır:

Yıllık programı üretim, satış, kar gibi belirli yıllık hedeflere varmak amacı ile yapılan kaynak tahsisini detaylı şekilde kapsayan kısa vadeli bir bütçe planıdır. Kuruluş için bir kılavuz, yönetim için bir kontrol aracıdır. Yıllık bütçeler uzun vadeli planlama için bir uygulama aracıdırlar. Bütçelerin uzun vadeli plana uygunluğu, uzun vadeli planın uygulanmasında önemli bir adım olacaktır. Genel amaçlar çerçevesinde saptanan 5 yıllık uzun dönemli işletme bütçeleri, işletme özel amaçları ile stratejilerine de uygun olarak,yıllık ara dönemler itibariyle düzenlenirler. Bu bütçeler, kapsadıkları faaliyet alanlarını ana hatlarını belirleyecek şekilde belirlerler.

Sonuç

Türkiye ve dünyadaki son gelişmeler ve hızlı değişiklikler şirketleri stratejik planlamaya sürüklemektedir. İşletmede yapılan ve uygulanan tüm plan, proje, bütçe ve programlar stratejik planın ışığı altında geliştirilir. Bütçe, stratejik planı destekler nitelikte olup, işletmenin gelecek faaliyet, yılındaki departmantal hedefleri ve bu hedefleri gerçekleştirecek araçları belirten planın sayısal ve parasal ifadesidir. Söz konusu hedefleri gerçekleştirecek araçlar, stratejinin bir özelliği olan diyalektik yani önceden saptanmış amaçlarla, onlara erişmeye yardımcı olacak araçların karşılıklı etki ve tepkilerini içermektedir. Yıllık bütçeler ayrıntılı hazırlanan planlardır. Bu planlar tüm faaliyetleri kapsayacak şekilde şirket içinde yaygın bir katılımla hazırlanır. Bütçelerin hazırlanmasında bütçe yöneticilerine önemli görevler düşer, çünkü hazırlanan bütçeler genellikle mali tablolarda özetlenir. Satın alma, istihdam, üretim pazarlama, satış idare ve finansman bütçeleri neticede bütçe yöneticilerince gelir tablosu ve bilanço şeklinde özetlenir. Böylece planların mali sonuçları ve mali bünyeye etkileri ortaya çıkar.

Stratejik planın ilk yılı ile bütçe rakamlarının türbirine yakın olması gerekir. Bu uyum kurulmadığı, takdirde stratejik planlama etkinliğini yitirir.

Yararlanılan kaynaklar

1. De Coster T. Don, Scbafer L. Eldon, Ziebel T. Mary: Management Accounting, Jobn Wilay E. Sons. New York.

2. Ömer Dinçer: Stratejik Yönetim ve İşletme Politikaları, Beta Basım Yayım; İstanbul 1998.

3. Ümit Ataman: E 20 Rüstem Hacırüstemoğlu, Yöneticiler İçin Muhasebe ve Finans Bilgileri 1999.

4. Pamuk Gündüz ve Diğerleri: Uzun Vadeli Planlama, Boğaziçi Üniversiteai Yayınları İstanbul, 1978.

5. Ertuna Özer: Yöneticiler İçin Muhasebe ve Finans, İstanbul.

6. Erol Eren: Erol İşletmelerde Stratejik Yönetim ve İşletme Politikalar, Der Yayınları, İstanbul 1997.

7. Yüksel Koç Yalkın: İşletme Bütçeleri, Turban Kitabevi, Ankara, 1989.