BİLGİSAYAR SİSTEMİ SATIN ALMAK

Doç. Dr. Kutlu MERİH

SİSTEM SATIN ALMA SÜRECİ

Bir kuruluşa yeni donanım ve yazılım ürün ve hizmetleri almadan önce bir proje yürütme komisyonu kurulmalı ve bunun tepe yönetim, bilgi işlem ve kullanıcılardan oluşması yararlı olacaktır. Bu komite projenin gelişmesi alanlarında bilgi işlem personeli ile yakın bir çalışma ilişkisi için de olmalıdır.

Bir bilgisayar sistemi (yazılım/donanım) seçmek için yedi temel adım öne çıkmaktadır.

1. Enformasyon ihtiyacını ve sistem mimarisini belirle,
2. Donanım ve yazılım alternatiflerini belirle,
3. Firmalar için bir şartname hazırla,
4. Seçim kriterlerini belirle,
5. Firma tekliflerini değerlendir,
6. Demoları ve Benchmarking ziyaretlerini gerçekleştir,
7. Uygun donanımı ve yazılımı seç,

1 veya 2 klasik sistem analizi ve tasarımı aşamalarını içermektedir. Burada sistemin mimarisi ve gerekleri, mümkün teknolojiler, maliyet / fayda analizi ile gözlenebilir/gözlenemez (tangible / intangible) maliyet ve faydalar dikkatle değerlendirilir. Burada belirli bir tercih yavaşca belirginleşir ve sıra bu tercihi sağlayacak satıcıyı belirlemeye gelir. Burada diğer kuruluşlarda yaşanan deneyimler, danışmanların önerileri ve bilgi işlem yayınları yararlı olacaktır.

Bundan sonraki adım uygun satıcıyı belirleyebilmek için bir şartname hazırlamak olacaktır. Satıcı seçimini bir şartname çerçevesinde yapmanın birçok yararı bulunmaktadır. Bir şartname potansiyel satıcılara gerekli bilgileri sağlar, onların tekliflerinin kapsamını, çerçevesini ve formatını belirler. Bundan daha önemli olarak şartnameler alternatif tekliflerin karşılaştırılarak değerlendirilebilmesi için bir referans çerçevesi sağlarlar. Buna göre tutarlı ve gerçekçi bir şartname hazırlamak, başarılı bir sistem kurmanın önemli bir ön koşuludur.

Burada satıcıların değerlendirildiği kriter özel bir önem taşır. Bunlar,

• Sistem uygulamaları ve donanım gereklerini karşılayabilme,

• Kuruluş isteklerindeki değişimleri uyarlayabilme esnekliği,

• Enstellasyon desteği,

• Sistem dökümantasyonu,

• Maliyet,

• Sektördeki satıcı deneyimi,

• Satıcının firmasal kararlılığı,

• Sürekli bakım/onarım desteği verebilmek,

• Sürekli eğitim desteği verebilmek,

KURULUŞ INFORMASYON SİSTEMİ İÇİN DONANIM VE YAZILIM ŞARTNAMESİ

1. PROJENİN TANIMI

1. KURULUŞ İLE İLGİLİ BİLGİ

3. SİSTEM MİMARİSİ VE NETWORK YAPISI

4. DONANIM ÖZELLİKLERİ

1. Kablolama sisteminin teknolojisi
2. Ana bilgisayar(lar)

1. Mikroprosesör
2. RAM hafıza
3. BUS mimarisi
4. Disk yapısı
5. Network kartları

1. Terminaller

1. Mikroprosesör
2. RAM hafıza
3. Network kartları

1. Printerler

1. Pin sayısı
2. Saniyede vuruş hızı

E-Kopyalama birimleri

1. Stand by server
2. Teyp
3. CD.

1. Kesintisiz güç kaynağı (UPS)

5. YAZILIM ÖZELLİKLERİ

1. İşletim sistemi (Unix, Novell,diğer)
2. Database teknolojisi (İşletim sistemine bağlı)
3. Yazılım modülleri (3.teki sistem analizine bağlı)
4. Yazılımdan beklenen rutin ve diğer hizmetler
5. Yazılımın lisanslı kullanım ve bakım şartları.

6. SATICI ÖZELLİKLERİ

1. Satıcı bilgileri

1. Kuruluşa hizmet verecek olan satıcı yetkililerinin deneyim ve uzmanlıklarının belgelenmesi.
2. Şartname kapsamına girmeyen fakat satıcı tarafından önerilebilecek (gelişmekte olanlar dahil) diğer yazılımların listesi istenmesi.
3. Önerilen donanım/yazılım hizmetlerini kullanmakta olan kuruluşların referans listesinin verilmesi isteği.
4. Önerilen donanım/yazılım ile ilgili broşür ve mamullerin istenmesi.
5. Teklif verecek firmanın en son finansal durum tablolarının istenmesi.

7. KURMA (INSTELLASYON) VE EĞİTİM

1. Merkez ve enstellasyon gerekleri.

1. Sistem merkezinin fizik gereklerine ilişkin tekliflerin talebi,
2. Kurma ve entegre etmeye ilişkin harcama gerekleri,
3. Satıcı ve kuruluşun karşılıklı enstellasyon sorumluluklarına ilişkin öneriler,
4. Enstellasyon iş akışı ve zamanlama önerileri,
5. Enstellasyon gereği muhtemel masrafların önerilmesi,
6. Eğitim ve oluşturma programının önerilmesi.

8. DONANIM VE DESTEK MALİYETLERİ

1. Şartnamede belirtilen donanım/yazılım ve destek hizmetleri için öngörülen maliyet yapısı önerileri,
2. Şartname dönemi içinde veya dışında kalan bakım, onarım, yenileme, genişletme hizmetleri için öngörülen maliyetler,
3. İndirim olanaklarının teklifi,
4. Lisans ve entelektüel haklar ile ilgili öneriler,
5. Garanti kapsamları ile ilgili öneriler

Sözleşme düzenleme ile ilgili görüşmelerde kuruluşun göz önünde bulundurması gereken nokta, standart bir sözleşmenin (genelde satıcı tarafından önerilen) kuruluşu değil satıcıyı korumaya dönük olduğudur. Bu nedenle kuruluş uygun bir sözleşmede yer alması gereken hususları tesbit etmek için gerekli zaman ve kaynağı hazırlamayı göze almalıdır. Buna göre kuruluş aynı zamanda bir sözleşmenin kuralları ve kısıtları ile yaşayıp yaşayamayacağına da karar verecektir.

Otomasyon sistemleri genelde düzen, disiplin ve özen gerektirmektedir. Bu nedenle sözleşmelerde kuruluş lehine görünmeyen bazı maddeler gerçekte otomasyon hizmetlerinin aksamadan yürütülmesine dönük olabilir. Örneğin faturalama ve raporlama hizmetleri için gerekli olan printer kağıtları zamanın da tedarik edilmezse veya gerekli kalitede olmazsa bu tür hizmetlerin aksaması kaçınılmaz olacaktır.

Satıcının teklifi sözleşme ile tam olarak kapsanmalıdır. Kuruluşun şartnamesi satıcının teklifinin tam olarak sözleşmede yer alacağını belirtmelidir. Bu yaklaşım satıcılara tekliflerinin gereğini tam olarak yerine getireceklerini bileceklerdir. Bu da onların, donanım ve yazılım seçimlerini dikkatli yapmalarına ve ilgili maliyetlerin iyi hesaplamalarına yol açar.

SÖZLEŞME KALEMLERİ

Bir kuruluşun enformasyon sistemi edinmesi ile ilgili ideal bir sözleşme tipinin var olduğu söylenemez. Kuruluşların örgütsel mimarisi ve projelerin kapsamı, başarıyı garanti eden bir ideal sözleşmeyi olanaksız hale getirir. Buna karşılık başarıya yol açan bazı temel kurallar ile bir taslak sözleşme düşünülebilir.

1. TESLİM TARİHİ

Teslim tarihi kuruluş için özel bir önem taşır. Bu tarih aynı zamanda kuruluş içinde enstellasyon çalışmalarını ve kullanıcı personelin eğitimini de başlatacaktır. Network sistemlerinin tipik özelliği kablolamanın, bilgisayarların ve programların aynı anda bir araya gelemediğidir. Buna göre sistem elemanları farklı anlamda hazır olacak ve bunların teminini dikkatli ve tempolu bir şekilde gerçekleştirmek gerekecektir.

2. SİSTEMİN KABULU

Bu kalem sistemin ne zaman çalışabilir bir duruma geleceğini ve kuruluşun ödemelere başlayacağını belirler. Sözleşme, sisteminin kullanıcı tarafından kabul edilebilir bir düzeye ulaştığını belli eden bir performans testi belirlenmesidir. Bundan başka bu testlerin sonuç belirleyeceği bir termin tarihi de bulunmalıdır. İlgili donanım veya yazılım farklı zamanlarda gelirse, her geçiş için uygulanacak testler belirlenmelidir.

3. DÖKÜMANTASYON (BELGELENDİRME)

Sözleşmenin bu bölümünde, sistemin sürekli olarak çalışabilmesini desteklemek üzere satıcının hangi manual ve belgeleri vereceğini belirler. Bundan başka kullanıcıların eğitimi için de çeşitli belgeler gerekebilir. Bu da sözleşmede belirtilmelidir.

4. LİSANS HAKLARI

Bu bölümün amacı, kullanıcının programlarından yararlanma ve tasarruf şeklinin belirlenmesidir. Programlar genelde lisans hakları ile korunduğunda bunların kullanıcı tarafından başkaları ile paylaşılması sözleşme ile engellenir. Benzer bir durumda kullanıcının data bankaları için söz konusudur. Benzer bir madde ile kullanıcının data bankaları güvence altına alınmalıdır.

5. PERSONEL EĞİTİMİ

Bu bölümde sistemi kullanacak personelin eğitimi için kuruluşun ve satıcının oynayacağı roller belirlenir. Burada satıcının bu hizmet için harcayacağı zaman ve ödeme ön görülüyorsa bunun miktarı belirlenmelidir. Bundan başka sözleşmede eğitimi verecek olan personelin minimum uzmanlık düzeyi de belirlenmelidir.

6. ENSTELASYON ORTAMI

Bu bölümde satıcının temin ettiği donanım birimlerinin monte edileceği ortamın kuruluş tarafından temin edileceğini belirler. Bu olanaklar yeterli ve güvenli olanları, elektrik sistemini ve güvenlik koşullarını ve gerekli diğer olanakları ihtiva eder.

7. YEDEKLEME TECHİZATI

Sistemin çökmesi halinde nasıl bir yedekleme prosedürünün yaşanacağı ve işlemlerin sürdürülebilmesi alternatifleri sözleşmede belirlenmelidir.

8. ACİL DURUM

Acil durum halinde tarafların ne şekilde davranacağı ve çözüm arayacağı belirlenmelidir.

9. GARANTİLER

Bu bölümde satıcının sorumlu olacağı garantiler belirlenmelidir. Bir çok durumda satıcıların programları garanti dışında tutma ve sadece donanım aksaklıklarından sorumlu olma eğilimi gözlenmektedir. Kuruluşların genelde ihmal edilen fakat stratejik bir önemi olan program garantilerini sözleşmeye koymada dikkatli olmaları önem taşımaktadır.

10. SİGORTA

Bazı sözleşmelerde kullanıcının kayıp riskini yüklendiği ve kaybını sigorta ile karşılayacağını düşündüğü maddeler bulunabilir. Burada kullanıcılar dikkatli olmalıdır. Büyük ciroları ve yoğun hareketleri kontrol altında tutan enformasyon sistemlerinde gerçek kayıp görünenin çok üstünde olabilmektedir.

11. BAKIM

Hemen bütün sözleşmeler, satıcının hangi şartlarda bakım ve tamir hizmeti vereceğini belirler. Burada bakım personelin reaksiyon zamanına özel bir önem verilmelidir. Şayet çalışan sistem bir On-Line Real-Time bilgi işlem sistemi ise, sistemin olabilecek en uzun sürede çalışır durumda olması ve olabilecek en kısa sürede çalışır hale gelmesi temel kuraldır. Burada hızlı reaksiyon zamanı zorunludur ve sözleşmede özellikle belirtilmelidir.

12. HAKEMLİK

Sözleşmelerde genellikle ihmal edilen veya iyi tanımlanmayan bir kalem hakemlik organizasyonudur. Bu konunun sözleşmeye katılmasına genelde kullanıcılar direnmektedirler. Gerçekte bu müessesenin sözleşmeye girmesi kullanıcı ile satıcı arasında daha yumuşak ve profesyonel bir ilişkinin doğmasına, anlaşmazlıklar çözümlendiği için projenin sürmesine yol açmaktadır. Bir hakemlik maddesinin olmadığı durumlarda, hakemlik ancak bir anlaşmazlıkta iki tarafında uzlaşması ile devreye girebilmekte ve gerginlik süresi sorun halinde aranacak bir çözüm olmadan sözleşmeye dahil edilmelidir.