|
||
|
||
| Doç. Dr. Kutlu MERİH | ||
| GİRİŞ : Bu çalışma özel bir tür yönetim teknolojisi olan enformasyon sistemlerinin kuruluşlarda ve sağlık kuruluşlarında kullanma potansiyellerine ışık tutmak için hazırlandı. Bir çok yönetim kuramcısı enformasyonun yönetimdeki yeri ve değerini küçümsemek eğilimindedir. Bu kuramcılar yönetimin bir bilim değil bir sanat olduğunu vurgularlar. Çelişkiler ve çatışmalarla dolu bir ortamda deneyim, yargı, sevgi ve sağduyu yönetimsel kararlarda kritik faktörler olarak değerlendirilir. Diğer taraftan teknolojik eğilimli kuramcılar için enformasyon ve yönetim ayrılmaz bileşenlerdir. Bütün yönetim kararları sağlıklı bir şekilde derlenmiş ve yorumlanmış enformasyon üzerine dayandırılmalıdır. Burada iki görüşü bir senteze ulaştırmayı deneyeceğiz. kuruluş yöneticilerin enformasyon kullanımı kendine özgü maliyet ve faydaları olan bir süreçtir. Kritik faktörler dikkatle değerlendirilmeli ve sağlık kuruluşlarının doğal ürünü olan bir enformasyon şelalesi altında boğulmadan sağlıklı kararlar alınabilmelidir. Burada enformasyonun akıllı üretimi, akıllı yorumu ve akıllı kullanımı söz konusudur. Bir kuruluşta enformasyonun akıllı kullanımı doğal olarak gerçekleşen uygulama değildir. Bunun için yöneticilerin dikkatle planlanmış ve etkin bir şekilde organize edilmiş bir enformasyon düzeni oluşturmak gerekmektedir. Bu çalışmada iki ana fikir üzerinde dikkatle duracağız: Kurumlarda bilgi işlem fonksiyonunun organizasyonu ve enformasyonun kurumsal yönetimde etkin kullanımı. VERİ’DEN BİLGİ’YE: Yönetim sürecinde Veri (Data) ve Bilgi (Information) arasında dikkatli bir ayırım yapmak gerekmektedir. Bu süreçte veri, örgütsel süreç içinde oluşmuş fakat düzenlenmemiş, yorumlanmamış değerlerdir. Bilgi ise işlenmiş ve yorumlanmış ve düzenlenmiş veridir. Böylece bilgi, yönetim sürecinde doğrudan kullanılabilecek bir yapıya kavuşmuş olur. Bir çok kuruluşda faydalı bilgi haline dönüştürülememiş dağlar gibi veri toplanmaktadır. Bir çok kuruluşda yönetici rafları uygun bir şekilde düzenlenmemiş, okunması ve yorumları güç bilgisayar formları ile tıkabasa doludur. Yönetimin kullanabileceği gerçek bilgileri oluşturabilmesi için, kurum yöneticilerinin bilgi işlem sistemlerinin dikkatle analizi, tasarımı ve uygulanması gerekmektedir. Bir kuruluş enformasyon sisteminin başarıyla gerçekleştirilmesi için temel bir faktör yönetsel ve teknik ekibin yakın bir çalışma yaparak etkin bir enformasyon sisteminin tasırımını yapmalarıdır. Enformasyon sisteminin yalnızca teknik personel tarafından gerçekleşmesi sonucunda teknik olarak görkemli ve kaliteli fakat yönetimin sorunlarına cevap vermeyen tasarımlar ortaya çıkmaktadır. Diğer taraftan çok on kurum yöneticisi isteklerinin enformasyon diliyle teknik açıklamasını yapacak bir bilgi ve deneyim düzeyine sahip olabilmektedir. Burada gerekli olan projenin her aşamasında dengeli ve kooperatif bir çalışma gerekmektedir. Burada özellikle kuruluş yaşamında önemli bir yer olan prosedürlerin, teknik ve enformatik bir prosedüre dönüştürülmesi başarıyla ulaşmakta rol oynamaktadır. Burada belirtmemiz gerekir ki bilgisayarlar sistem tasırımının sadece bir parçasıdır. Çok başarılı enformasyon sistemlerinin, bilgisayar yardımı olmadan da geliştirildiği gözlenmiştir. Diğer taraftan bir çok kurumun ölçeği, karmaşıklığı ve işlem (Transaction) yoğunluğu veri üretimi ve analizi için bilgisayarları zorunlu kılmaktadır. Burada gözden kaçırılmaması gereken nokta bilgisayarların daha genel bir amacı gerçekleştirmek için yararlanılan bir araç olduğudur. Enformasyon sisteminin mimarisini tasarlamak, bilgisayarlara koşmaktan daha önceye alınmalıdr. KARAR VERME SÜRECİNE ALTERNATİF YAKLAŞIMLAR : Yönetim kuramcıları, işletmelerde karar verme sürecinde, enformasyonun ne ölçüde kullanılması gerektiği konusunda karşıt görüşler oluştururlar. “Rasyonel-Analitik” yaklaşım, durumun gerektirdiği bütün bilgilere sahip olmadan ve ilgili maliyet ve etkinliklerin tam analizini yapmadan hiç bir karar verilmemesi gerektiğini savundular. Bu rasyonel model 1960 larda Amerikan Savunma Bakanlığının da yaklaşımları ile oldukça kabul gördü. Yönetim planlama ve kontrolü için Data-Base tabanlı analitik yaklaşımların yararlı olacağı kanısı oldukça yaygındı. Bu dönemde Maliyet-Fayda analizi, Pert-CPM, Sistem mühendisliği gibi teknikler yaratıldı ve çeşitli uygulamaları görüldü. Bunların bütün yönetim sorunlarına çözüm sağlayacak ilaçlar olduğu ileri sürüldü. Tartışmanın karşıt uçundaki kuramcılar, yönetim kararlarının büyük bir çoğunluğunun deneyimli bir yöneticinin sevgi, sağduyu, analiz ve dikkatinin sonucu alındığını ileri sürdüler. Bu “kişisel” yaklaşımın savunucularına göre önemli kararların büyük çoğunluğu politik faktörlerden etkilenen duruma özel olanlara dayanarak verilmektedir. Rasyonel yaklaşım entellektüel olarak ne kadar heyecan verici olsa da gerçek karar verme sürecine katkısı son derece küçüktür. Bir çok gerçek hayat probleminde görüldüğü gibi, bu karşıt görüşler esas sorunun cevabını vermekten uzak kalmaktadır. Enformasyon yönetimde karar verilirken ne ölçüde kullanılmalıdır? Rasyonel model bir çok gerçek problemde uygulanamayacak kadar pratik olmaktan uzak olarak eleştirildi. Çok karmaşık ve kapsayan bir çok olayın yeteri kadar sayısallaştırmayacağı açıktır. Bununla beraber bu gerçek her halde karar verme sürecinde hiç bilginin, bir miktar bilgiden daha faydalı olduğu anlamına gelmeyecektir. Kolayca görülebilir ki karar vericinin elinde ne işe yaradığı ve nasıl kullanılacağı belirlenmiş bir miktar bilgi, daha sağlıklı kararların verilmesine yol açacaktır. Politik faktörlerden yoğun bir şekilde etkilenen durumlarda bile karar vericinin alternatif çözümlerin maliyet ve etkinliği konusunda sağlıklı bilgi sahibi olması durumunda daha etkin kararlar vereceği açıktır. Bazan koşullar en iyiye yakın kararların da verilmesini zorlayabilir. Bu durumda bile sağlıklı bilgi iyiye ulaşmanın kuruma maliyeti konusunda ışık tutacaktır. Bütün bu tartışmaların ışığında, yöneticilerin
kişisel becerileri yanında enformasyonu da değerlendirilebilmeleri doğrultusunda
beceriler kazanmaları kurumlara daha sağlıklı karar verme potansiyelleri
yaratmaktadır. ENFORMASYON SİSTEM PROJESİ İÇİN MASTER PLAN Modern bir kuruluşda enformasyon sistemi kurmak, ciddi bir kapital yatırımı ve yoğun bir personel orientasyonu gerektiren karmaşık bir süreçtir. Gerçek bir enformasyon sistemi maddi, mali ve beşeri kaynakların mobilizasyonunu gerektirmektedir. Bu sürecin temel başlangıç noktası bir master plan geliştirmektedir. Bir çok kurum çözümün bilgisayar olduğu varsayımı ile plansız bir proje başlatmakta ve sonuç hayal kırıklığı olmaktadır. Kurum yöneticisi planlama sürecinin sorumluluğunu doğrudan yüklenmeli ve kuruluşnin fonksiyonel birimlerinin ve kuruluş idarisinin yöneticilerini bir araya getirerek temel ihtiyaçların ve prosedürlerin belirlenmesi sağlanmalıdır. Bu ekipte uzman bir bilgisayarcı veya bir sistem mühendisi olması etkinliği artıracaktır. Ayrıca bu ekipte daha önce kuruluş enformasyon sistemi projelerinde yer alan deneyimli bir profesyonel uzman danışman bulunması yarar sağlayacaktır. Bu uzmanın bağımsız bir profesyonel olması ve kuruluş donanım satan bir bilgisayar firmasına bağımlı olmaması özel bir önem taşır. TASLAK MASTER PLAN:
SİSTEM GELİŞTİRME PROJELERİNİN YÖNETİMİ SİSTEM PROJELERİNİ BAŞLATMAK Burada sistem geliştirme projelerinin doğuşunu ve ilk adımlarını inceleyeceğiz. Bu aşamada sistem analizcileri düşünülen sistem projesini gerçekleşmesinin gerekli olup olmadığını araştırırlar. Burada öncelikle sistem projelerinin neden ve nasıl doğduğunu ele almanız gerekmektedir. SİSTEM PROJELERİNİN NEDENLERİ Her işletme bir veya bir çok amacı gerçekleştirmek için var olan bir sistemdir. Bir hedef kuruluşun ulaşmak için çaba harcadığı bir sonuçtur. Amaçların kuruluş içinde açıkca tanımlanmadığı durumlarda bile, hedefler kuruluşun bir çok faaliyetleri etkiler ve yönlendirir. Amaçlar genelde çok genel terimlerle ifade edilir. Tipik bir işletme karını maksimile etmeye veya pazar payını artırmaya veya yatırımına en çok getiri almaya yönelmiş olabilir. Bir başka kuruluş ile topluma pozitif bir katkı yaratmayı veya çevre üzerindeki negatif etkilerini minimize etmeyi amaçlamış olabilir. Bir amaç belirli bir hedefe ulaşmak için toparlanmış bir davranıştır. Kar maksimizasyonu hedefi için bir çok amacın gerçekleşmesi gecikebilir. Bunlar etkin organizasyon, etkin üretim, etkin pazarlama, etkin finans yönetimi olabilir. Buna göre amaçlar, hedeflerden daha somut, ölçülebilir ve özeldir. Bur kuruluşun bütün aktifleri ve kaynakları kuruluşun hedeflerine ulaşabilmesine katkıda bulunur. Buna göre enformasyon sistemleri de bir aktiftir ve kuruluşun amaçlarının gerçekleşmesinde katkıları olacaktır. Örneğin bilgisayarlı bir satın alma, sipariş, stok kontrol sistemi, stok maliyetlerini kontrol altına alıp minimize edecek enformasyonu sağlayabilir. Kuruluş amaçlarındaki değişimler veya yeni amaçların formüle edilmesi bir sistem geliştirme projesini tetikleyebilir. Servis talebi, bilgi işlem bölümünün hizmetleri çerçevesinde düşünülen bir aktiivite beklentisidir. Servis talebinin değerlendirilmesi sonucunda yeni bir bilgisayar sistemine geçme veya mevcut sistemi geliştirme alternatifleri düşünülebilir. Mevcut bilgisayar sistemindeki problem, hatalar ve yetersizlikler de bir sistem projesinin başlamasına yol açabilir. Burada göz önüne alınana gelişme kriterine göre servis taleplerini sınıflandırmak yararlı olacaktır. Bunlar; hizmet, performans, enformasyon, kontrol ve ekonomi dir.
SİSTEM PROJELERİNİ TETİKLEYEN NEDENLER : Sistem projelerini kim ve ne başlatır. Genelde bir sistem projesinin başlaması beş emel kaynağa dayanmaktadır. Bunlar ; Son Kullanıcılar, tepe yönetim, mevcut sistem ve dış kaynaklardır.
SİSTEM GELİŞTİRME İSTEK VE PROSEDÜRLERİ: Bir çok kuruluş sistem geliştirme isteklerini ortaya çıkarabilmek için özel formlar düzenlenmiştir. Uygun bir şekilde tasarımlanmış bir form isteklerin belirli bir sıra ve düzen içinde ele alınmasını ve aynı zamanda bütün isteklerin standart bi düzende yapılmasını sağlar. Form yabancı görünüm vermemeli ve kolay kullanımı olmalıdır. Gerekli bilgilerin girilebileceği yeterli genişliğe sahip olmak ve hangi ek dökümanların iliştirileceği belirtilmelidir. SİSTEM TALEPLERİNİ DEĞERLENDİRME SİSTEM DEĞERLEME KOMİTESİ: Bazı kuruluşlar, sistem isteklerini değerlendirme sorumluluğunu bir yöneticiye bırakırlar. Bu yönetici bilgi işlem bölümü müdürü veya kuruluşun herhangi bir bölümündeki yüksek mertebeli bir kişi olabilir. Diğer kuruluşlar istekleri değerlendirmek için komite yönetimini kullanır. Bu komite, sistem değerlendirme komitesi, yönetim komitesi, danışma komitesi, bilgi işlem komitesi gibi adlarla tanımlanır. Her durumda bu komite aynı işi yapar ve sistem projelerini değerlendirir. Sistem taleplerini değerlendirmek için bir komite den yararlanmak, tek kişinin yargısına bağlı kalmak yerine, işletme içindeki çeşitli bilgi ve deneyim sahibi kişilerin görüş ve yaklaşımlarının değerlendirmeye sağlamaktadır. Tipik bir komite bilgi işlem departmanı şefi ve diğer üst düzey yöneticilerden oluşmaktadır. Komite yaklaşım bir çok kişinin bilgi ve yeteneğini projeye katmakla birlikte, projenin başarı ile sonuçlandırılması sorumluluğu bilgi işlem departmanına kalmaktadır. Bu nedenle bilgi işlem şefi, yeni sistemin oluşturulması ile ilgili bütün sorun ve zorlukların diğer üyeler tarafından da bilinmesini sağlamak durumundadır. Bu komite ayrıca, öncelikleri tek bir kişiden daha gerçekci belirlenecek avantajına sahiptir. Buradan başka projenin onayı, herhangi bir bireyin ön yargısında daha az etkilenecektir. Diğer taraftan isteklerin gerçekleşmesi komitenin toplanmasını ve bir karara varmasını bekleyecektir. Bu süreç, önemli ve stratejik projelerin gecikmesine neden olabilir. Diğer taraftan komite üyelerinin kişisel ön yargıları, saplantıları ve taraf tutmaları olabilmektedir. Buna göre bazı komite üyeleri kendi bölümlerine avantaj sağlayabilecek veya kendi kurum içi statülerinde gelişme sağlıyacak projeleri ısrarla desteklemekte veya bunun tersi olabilmektedir. En azından komite üyeleri arasındaki bazı çekişme ve sürtüşmeler istenilen kararların alınmasını geciktirebilmektedir. Bazı kuruluşlarda tek bir sorumlu sistem taleplerini değerlendirmekte ve komiteye nazaran daha hızlı karar alıp uygulamaya geçebilmektedir. Diğer taraftan bireyler bazı projelere ön yargılı olabilir veya kurum içindeki güçlü kişilerden etkilenebilirler. PROJELERİN DEĞERLENMESİ: Bir çok kuruluşta sistem hizmetlerine yönelen talep,
bilgi işlem departmanının bunları gerçekleştirme kapasitesini aşabilir. Buna göre
sistem değerlendirme komitesi, bütün talepleri değerlemek, bazı öncelikleri
belirlemek ve bazılarını geri çevirmek durumunda kalacaktır. Burada değerleme
biriminin bazı enformatik kriterlere sahip olması gerekeceği açıktır. Bu nedenle
fizibilite çalışmaları önemli bir adımdır. SİSTEM GELİŞTİRME PROJESİ SİSTEMLER VE PROSEDÜRLER Konusu ile ilgili çalışırken bir işletme bir çok fonksiyonu önceden belirlenmiş bir form çerçevesinde gerçekleştirir. Bu fonksiyonların gerçekleştirilme şekli yapılan işin gereklerine ve fonksiyon için gerekli olan süreçlere bağlıdır. Bu prosedür, belirli bir sonuca ulaşmak için, iyi tanımlanmış ve iyi düzenlenmiş bir takım aktivitelerden oluşan süreçtir. Bir sistem, bir takım amaçları gerçekleştirmek için, birbiri ile ilişkili olarak gerçekleşen bir prosedürler bileşimidir. Sistemler çeşitli biçimlerde olabilirken bu sistemleri oluşturan prosedürler de çok farklı yapılar olabilir. Burada girdiler belirli bir şekilde işlenerek çıktılara dönüştürülür. Burada işlem bloğu, organizasyon veya kuruluş adı verilen bir sosyo-teknik sisteme genişletilirse beş yeni bileşen bu modelin içine girecektir. Bunlar: Personel, prosedür, donanım, yazılım ve database bileşenleridir SİSTEM TASARIMI LOJİK TASARIM VE FİZİK TASARIM: Bir enformasyon sisteminin lojik tasarımı bu sistemin bileşenleri arasında lojik veya kavramsal ilişkilerin belirlenmesi ile gerçekleşir. Bir lojik tasarım sisteme ait bütün girdileri, sistem tarafından üretilen bütün çıktılarıı ve sistem tarafından gerçekleştirilen bütün prosedürleri göz önüne alır. Bunların gerçekte fizik olarak nasıl gerçekleştirildiği dikkate alınmaz. Buna göre lojik tasarım gerçek uygulama yöntemlerini belirlemez. Buna karşılık fizik tasarım, öngörülen lojik tasarımın fizik uygulama olanaklarını belirler. Bir fizik tasarım öncelikle öngörülen lojik tasarım konseptleri üzerine oturur ve enformasyon sistemini bütün elemanlarının nasıl çalışacağını belirler. Diğer bir deyişle lojik tasarım enformasyon sistemini ne yapacağını belirlerken fizik tasarım nasıl yapacağını ortaya koyar. Lojik tasarım hangi bilginin alınacağını, hangi prosedürlerin uygulanacağını, hangi bilginin raporlanacağını ve hangi kısıtların sağlanacağını belirler. Fizik tasarım datanın nasıl girileceğini, nasıl saklanıp işleneceğini, çıktıların nasıl üretileceğini ve kısıtlara nail uygulanacağını gösterir. Bir informasyon sisteminin lojik tasarımı sistem analizi aşamasında ortaya konur. Fizik tasarım ise sistem tasarımı aşamasının konusudur. PROSES TASARIMI : Bir enformasyon sistemi daha önce, personel, prosedür, database, donanım, yazılımdan oluşan beş bileşenin organize bir bileşiminden oluştuğunu belirtmiştir. Etkin bir enformasyon sistemi, her bir bileşenin diğerleri ile uyumlu bir etkileşimi sonucunda ortaya çıkacaktır. Burada bu uyumu etkileyecek olan faktörlerden bahsedeceğiz. BİLGİ İŞLEM MODALİTELERİ : Her bilgi işlem sistemi özgün bir ortam (environment) veya özgün bir platform da ortaya çıkar. Bir ortam veya platform, bir sistem oluşturmak için uyumlaştırılmış bir donanım ve yazılım bileşimi ile ortaya çıkar. Bir enformasyon sistemi sadece PC ve DOS ortamında kurumlanabilirken diğeri DEC ve UNIX ortamında bir diğeri IBM RISC 6000 ve AIX ortamında oluşturulabilir. Seçilen çevre yazılım ve proses tasarımı stratejilerini etkilemektedir. Bir enformasyon sisteminden beklenenler bunun çalışma ortamını da hemen hemen belirler. Fakat bazı kuruluşlardan belirli bir ortama yatırım yapılıştır ve bu ortam ihtiyaçlar ve beklentiler bu ortama göre yeniden düzenlenmelidir.
Proses tasarımı enformasyon sistemi projelerinde önemli bir stratejik oluşturmaktadır. BATCH PROCESSİNG Bir Off-lıne (Batch Processing) sistem, verilerin bir şekilde toplanıp bir süre sonra toplanan verilerin bir gruplanarak bilgisayara girilerek işlenmesi ile oluşan işlem tipidir. Bilgisayarları iş dünyasına ilk girdiği 1950 ve 1960 larda bu tür işlem egemen uygulama idi. Verilerin bulunduğu kaynak dökümanlar bir merkeze getiriliyor ve burada delikli kartlara veya manyetik teyplere yüklenerek işleme hazır hale getiriliyordu. Bundan sonra bütün veriler tek bir grup (batch) olarak bilgisayara yüklenecek işleme geçiliyordu. Bu gün bir çok uygulama için Batch processing etkin bir işlem yöntemi sayılabilir. Örneğin kredi kartı işletmeleri, gon elektrik işletmeleri, bordro uygulamaları bu tür işlem ile uyum sağlar. BATCH PROCESSİNG SİSTEMİNİN TEMEL KARAKTERİSTİKLERİ
ON-LINE (INTERAKTİF) PROCESSİNG Bir on-lıne processing sisteminde işlem nerede ve ne zaman ortaya çıkıyorsa orada gerçekleştirilir. Böylece çıktılar aynı anda kullanıcılara ulaşmış olur. Burada kullanıcı kendi PC bilgisayarında veya bir ana makineye bağlı terminal üzerinde çalışıyor olabilir. On line transaction processing veya interaktif processing bu bilgisayar veya terminallere WORKSTATION adı verilir.
On-Line sistemler iki temel avantaja sahiptir. Burada veriler oluştukları anda kayıt edilip gerçekleştirdiklerinden son kullanıcıya daha çabuk kullanılır hale gelmektedir. İkinci avantaj da birinciden kaynaklanır. Saklanan veriler daima günceldir. Buna karşılık on-lıne işlem ortam diğerine oranla tipik olarak daha pahalıdır. Burada yazılım ve donanım son derece güvenli olması ve üstün kalitede olması gerekmektedir. Bunun ise maliyetleri çok yükselttiği açıktır. Ayrıca On-lıne sistemlerin yedeklenmesi ve ilk yardım çok zordur ve sistem arızalarının son kullanıcı üzerindeki etkileri dramatik olur. Gerçek uygulamada bir çok enformasyon sistem on lıne
ve batch sistemlerini bir kombinasyon olarak kullanmaktadır. MERKEZİ VE DAĞITILMIŞ İŞLEM Merkezi işlem (Centralized Processing) olduğu durumlarda kuruluşun bilgisayar kaynakları bir merkezi bölümde toplanmış olarak bulunmaktadır. Bilgisayarların ilk kullanıldığında kuruluşlar bütün bilgisayar donanımlarını, operatörlerini ve bilgi işlem personelini tek bir merkezde topluyordu. Kuruluştaki bütün kaynak dökümanlar merkeze gönderilerek veri girişi, bilgi işlem ve rapor düzenleme işlemleri yapılıyordu. Gerekli raporlar sonuç olarak ilgili bölümlere gönderiliyordu. Bu merkezi bilgi işlemin üç uygulamasına bu gün pek rastlanmamaktadır. Bu gün merkezi işlemin popüler uygulaması veri giriş dışındaki bütün bilgisayar kaynaklarının bir merkeze toplanmasıdır. Kayıt giriş birimleri kuruluşun gerekli pozisyonlarına dağıtılmış durumdadır. Bu uygulamaya (Dıstrıbuted data entay) dağıtılmış veri girişi adı verilir. Genelde veri girişleri verilerin oluştuğu yerde gerçekleştirilmektedir. Düşük maliyetleri ve güçlü PC için ve mini bilgisayarların etkin kullanma merkezi işlemin kullanımını azaltırken dağıtılmış işlem (Dıstrıbuted Processıng) uygulamaları yaygınlaştı. Dağıtılmış işlem, bir çok noktada bulunan ve birbirine bir veri haberleşme ağı ile bağlanmış olan bilgisayar kullanımına verilen isimdir. Veri haberleşme ağı (Network) aralarında bilgi paylaşmak için bilgisayar, terminal ve diğer donanım kullanan bir organizasyondur. Networkler’de local area networt (can) veya Wıde Area Network (Wan) olarak sınıflandırılır. Dağıtılmış işlem uygulaması ile kuruluşlar bilgi işlem güçlerini network üzerinde noktalara yerleştirerek son kullanıcıların ve kuruluşun bilgi işlem gereksinmelerini etkin bir şekilde karşıtlayabilirler. WIDE AREA NETWORK VE LOCAL AREA NETWORK Wıde Area Netwoork (Wan), telefon hatları, mikrodalga, uydu ve fiber optik aracılığı ile birbirine bağlanmış ve coğrafi olarak dağıtılmış bilgi işlem birimlerinden oluşur. Bir local area network ise bir ofis, bina veya bina grubu gibi sınırlı bir alanda organize edilmiş haberleşme ağı ile birbirine bağlanmış bilgi işlem birimleridir. Bir Can esas olarak bir kablolu haberleşme sistemi, bilgisayar terminalleri ve mini bilgisayarlardan oluşur. Sofistike ve çok amaçlı can word prosedür, video cihazları ve kişisel bilgisayar gibi aygıtlar bulunabilir. Nework uygulamalarında iki temel yaklaşım söz konusudur.
Donanım kaynaklarının paylaşıldığı durumlarda her terminal için sağlanması veya gereksiz olduğu hallerde bazı cihazları kullanımı sağlanır. Örneğin her terminalde bir laser printer bağlanması gerekmeyebilir. Bir terminale bağlı bir laser printeri diğer terminaller de kullanabilirler. Enformasyon kaynaklarının paylaşıldığı durumlarda
herhangi bir iş istasyonu herhangi bir bilgisayara monte edilen bir diskte bulunan
dosyalara ulaşabilir. Gerçek uygulamada donanım ve enformasyon kaynaklarının
paylaşımı beraberce kullanılmaktadır. SİSTEM ANALİZİ MIS projelerinin çekirdeği olan uygulama yazılımları projenin en pahalı kısmını oluşturmaktadır. Teknolojik ilerleme donanım maliyetlerini sürekli olarak aşağı çekmektedir. Buna karşılık yazılım maliyetleri giderek artmaya devam etmektedir. Bunun nedeni yazılım ürünlerinin emek yoğun olması ve süre gerektirmesidir. Bunun yanında yazılım geliştirmede yararlanılan yeni kuşak diller ve bilgisayara dayanan geliştirme teknikleri kuruluşlara zaman ve paradan tasarruf sağlamaktadır. Bu gelişmeler kuruluşları istenmeyen uygulamalarla sonuçlanan projelerden, çalışmayan sistemlerden veya çalıştığı anda demode hale gelmiş olan sistemlerden korumaktadır. Kuruluşlar tuzaklardan ve korku hikayelerinden uzak
durmak istiyorlarsa yazılım teknolojisindeki gelişmeleri yakından izlemek
durumundadırlar. Projelerin tanziminden ve uygulanmasından sorumlu bir sistem analistine
sahip olmak ve onunla gerçekçi bir diyalog içinde olmalıdırlar. Bir sistemin
başarısız olması ile kullanıcılar kaybeder, sistem onlarındır ve sorumluluk onlara
aittir. SİSTEMLERİN AYRIŞMASI (SYSTEM DECOMPOSITION) Sistem teorisindeki en önemli kavram, sistemlerin alt sistemlere ayrıştırılabilmesidir. Bilgisayar dünyasında bu alt sistemlere modül adı vereceğiz. Hiyerarşik ayrıştırma bilgisayar sistemlerinin yapısal analizinde, tasarımında ve programlarında anahtar bir rol oynamaktadır. Burada yapısal (Structural) deyimi hiyerarşik ayrışma ile yakından ilintilidir. Yapı sözcüğü karmaşık bir bütünün parçaları arasındaki ilişkileri veya bunun temel organizasyonunu yansıtmaktadır. Bir sistem hiyerarşik olarak alt sistemlere ayrışmış ise bunların bir diğeri ile etkileşimleri interface tanımlı ise yapılaşmıştır. YAPISAL SİSTEM GELİŞTİRME (STRUCTURAL SYSTEMS DEVELOPMENT) : Yapısal sistem geliştirmede analizciler veya programcılar üç ana şeyi gerçekleştirir.
S.G.S=SİSTEM GELİŞTİRME SÜRECİ Sistem geliştirme süreci yaklaşım daha önceki oluş diyogramı ve uygulama listesi yaklaşımından daha etkilidir. Sistem geliştirme süreci bilgisayar uygulamalarını bir proje yönetimi yaklaşımı ile ele almaktadır. Buna göre proje yönetimi için geçerli aşamalar burada da geçerlidir. FEASİBİLİTİY ÇALIŞMASI Her proje beklenen belirli maliyetler karşılığında gerçekleştirme sürecidir. Burada maliyetlerin ve faydaların belirlenip tartılandırılmanın aşaması, fizibilite çalışmasıdır. Bu çalışma aşağıdaki başlıkları kapsayan bir döküman üretir.
Bu süreç aşağıdaki aşamalarda gerçekleştirilir.
1- MEVCUT SİSTEMİN ANALİZİ: Sistem analizinin ilk aşamasının amacı mevcut sistemin işleyişini anlamak ve dökümante etmektedir. Genelde proje sahipleri manuel veya bilgisayarla çalışan bir düzene sahiptir. Bu sistemi incelemek tasarımcıya kullanıcının ihtiyaçlarını ve önceliklerini anlamasına yardımcı olur. Mevcut sistem tarafından prosedürler yani sistem ile de gerçekleştirilecektir. Bu süreçte çalışanlar ve proje sahipleri ile karşılıklı diyolaglar gerektirir. Burada nasıl yapmak yerine ne yapmak gerektiği ortaya çıkacaktır. PLANLAMA ROLÜ Komitenin planlama çalışmalarında etkili olabilmesi için İŞLETME AMAÇLARININ BELGELENMESİ Sistem planlamasında ilk adım işletmenin genel işletmecilik amaçlarının tanımlanarak belgelenmesidir. Bundan sonra bunları gerçekleştirecek sistemin gerekleri belirlenmelidir. Bunun için
Bundan sonra yürütme komitesi bu işletmecilik amaçları ile tutarlı sistemleri belirleyecek öncelik kriterleri oluşturmalıdır. Sık rastlanan öncelikler
2- YENİ SİSTEM GEREKLERİNİN MODELİ: Birinci aşama nelerin yapıldığı ve yapılacağının belirlenmesi olduğu gibi, ikinci aşama nasıl yapılacağının tespitidir. Bu aşamada ortaya çıkan ilginç bir durum sistemin fizik organizasyonundan bağımsız olarak bir çok kuruluşta informatik yapı ve gereksinmelerin aynı oluşudur. Burada ortaya çıkan diğer bir nokta belirlenen informatik yapının bunun uyarlanması için belirli bir yapı tanımlamadığıdır. Aynı informatik yapı çeşitli orgnaizasyonlarda bilgisayarlı veya normal olarak uygulanmaya konulabilir. Burada ortaya çıkan nokta bilgisayar sistemi kurma projelerinde büyük bir önem taşımaktadır. Bir çok proje kullanıcılar bu araştırmayı yapmadan ve informatik yapıyı tespit etmeden bilgisayarı aldığı için başarısızlıkla sonuçlanmaktadır. Bilgisayarın kuruluşta gerçekten ne yapacağını belirlemeden satın alınmaması gerekmektedir. Bu aşamanın sonucu kuruluşun içinde akan verilerin yapısı, bu verileri dönüştüren prosedürler ve bunların akış diyagramlarıdır. 3- ALTERNATİF SİSTEM ÖNERİLERİNİ TOPARLA: Bu aşamada tasarımı önceki aşamada ortaya çıkan prosedürleri işleyebilecek sistemleri oluşturur. Bir çok kuruluş tasarımından bir kaç alternatif önermesini bekler. Burada teknolojik ve ekonomik faktörler giderek ağırlığını hissettirecektir. Neyin nasıl ve kaça yapılacağı ve kaça sürdürüleceği önem taşıyacaktır. Bu nedenle bundan sonraki aşamada daha çok sayısal büyüklükler ortaya çıkacaktır.
Artık projenin realizasyonu aşamasına yaklaşılmaktadır. Bu nedenle maliyetler (COSTS) ve faydalar (BENETİFS) dikkatle değerlendirilmelidir. Maliyetler ve faydalar doğrudan (TANGİBLE) veya dolaylı (İNTANGİBLE) olabilir. DOĞRUDAN MALİYETLER:
DOLAYLI MALİYETLER :
DOĞRUDAN FAYDALAR :
DOLAYLI FAYDALAR :
Bütün bu maliyet ve faydaları sayılaştırmak mümkün olmayabilir fakat bunların belirlenmesi önem taşır. 5. SEÇİLEN SİSTEMİ SATIN ALMAK Bir bilgisayar sistemi (yazılım/donanım) satın almanın öncesinde yedi temel adımın gerçekleştirilmiş olması gerekmektedir. 1 veya 2 klasik sistem analizi ve tasarımı aşamalarını içermektedir. Burada sistemin mimarisi ve gerekleri, mümkün teknolojiler, maliyet / fayda analizi ile tangıble / ıntangıble maliyet ve faydalar dikkatle değerlendirilir. Burada belirli bir tercih yavaşca belirginleşir ve sıra bu tercihi sağlayacak satıcıyı belirlemeye gelir. Burada diğer işletmelerde yaşanan deneyimler, danışmanların önerileri ve bilgi işlem yayınları yararlı olacaktır. Ülkemizde yaygın olarak gözlediğimiz olgu, bu süreçleri yaşamak yerine yöneticilerin egolarını okşamasını bilen tatlı dilli sistem satıcılarının önerilerinin ve vaatlerinin kabul edilmesidir. Bundan sonrası ise hayal kırıklığı, boşa harcana paralar, yöneticilerin ve çalışanların teknolojiye duydukları güvenin sarsılması zamanın, paranın ve özellikle heyecanın boşa harcanmasıdır.BİR ŞARTNAME HAZIRLAMAK Bundan sonraki adım uygun satıcıyı belirleyebilmek için bir şartname hazırlamak olacaktır. Satıcı seçimini bir şartname çerçevesinde yapmanın birçok yararı bulunmaktadır. Bir şartname potansiyel satıcılara gerekli bilgileri sağlar, onların tekliflerinin kapsamını, çerçevesini ve formatını belirler. Bundan daha önemli olarak şartnameler alternatif tekliflerin karşılaştırılarak değerlendirilebilmesi için bir referans çerçevesi sağlarlar. Buna göre tutarlı ve gerçekçi bir şartname hazırlamak, başarılı bir sistem kurmanın önemli bir ön koşuludur. Burada satıcıların değerlendirildiği kriter özel bir önem taşır. Bunlar, 5. SEÇİLEN SİSTEMİN KURULMASI, DENENMESİ VE BAKIMI Bu aşama projenin en kritik ve stratejik aşamasıdır. Bütün alternatifler gözden geçirilmiş, stratejik donanım ve yazılım teknolojileri konusunda seçimler yapılmış ve bu seçimlerle uyumlu kadrolar oluşturulmuş ve projenin yürürlüğr konulması aşamasına gelinmiştir. Kurallarına uyularak başarı ile yürütülmüş bir projede teknoloji seçiminin fazla bir üzüntü kaynağı yaratmıyacağına inanıyoruz. Bilgisayar teknolojisisnin günümüzde ulaştığı düzey, ne yaptığını bilen proje sahiplerini üzmeyecek güvenilirlilikleri sağlamaktadır. Bu aşamada proje sahipleri sorunların teknolojiden değil sosyolojiden kaynaklandığını hayretle göreceklerdir. Bu aşama teknolojinin sosyoloji yani kullanıcılar, sistem sorumluları ve yöneticiler arasındaki diyalog sorunlarının projeyi tehlikeye atacağı ve bütün morallerin bozulabileceği aşama olacaktır. Bu aşamayı AÇIK SİSTEM ve KULLANIM-ORGWARE başlıkları altında ayrıntıları ile inceleyeceğiz. |
