BİLGİSAYAR KULLANIMI (ORGWARE)

Doç. Dr. Kutlu MERİH

MIS ORGWARE YAPISI

Kendisi de sosyoteknik sistem olan MIS doğal olarak içinde yer aldığı kuruluşun çeşitli insan grupları ile etkileşim içinde olacaktır. Bu grupların beklentileri ve perspektifleri iyi değerlendirilirek ve maksimum katılımları sağlanarak, teknolojik olarak iyi tasarlanmış bir MIS projesinin insan faktörü nedeni ile başarısız olması engellenmiş olur.

TEMEL KULLANIM (ORGWARE) BILESENLERI :

1. İşletmenin Prosedürleri

2. Kullanıcı Becerileri 

3. Raporlama Prosedürleri 

4. Yönetimin Beklentileri

5. Sistemin Bakım-Onarım ve Geliştirilmesi

Burada açıklanan kategoriler fonksiyonlardan,ziyade rollere dönük olacaktır. işletmelerdeki bireyler belirli anlarda gerçekleştirdikleri işlemlere göre farklı roller üstlenebilir. Ekranda bir tahmin görmeye çalışan bir genel müdür o anda MIS açısından bir kullanıcı rolü üstlenmiştir. Burada dört örgütsel rol ele alınacaktır :

1. İşletme yönetimi
2. Kullanıcı
3. Uygulama geliştiricisi
4. Hizmet verici

1- İŞLETME YÖNETİMİ

İşletme yönetimi bir enformasyon sisteminin oluşturulması, geliştirilmesi ve etkinleştirilmesi için gerekli olan kararları veren ve kaynakları harekete geçirebilen örgütsel fonksiyondur.

İşletme yöneticileri uygulamaları değerlendirecek ihtiyaç ve sorunları tespit ederek fırsatları değerlendirerek enformasyon sisteminin amaçlara uygun çalışabilmesi için gerekli olan politikaları uygularlar.

İşletme yönetiminin fonksiyonları esas olarak sistemin işletmecilik mimarisi platformunda etkili olur.

2- KULLANICILAR

Kullanıcılar tipik olarak işletmenin çalışanlarıdır. Bunlar fonksiyonlarına göre sisteme enformasyon sağlayan veya sistemden enformasyon talep eden roller oynayabilir. Sistemin bu taleplere etkin cevap verebilmesi başarısını arttıracaktır.

3- UYGULAMA GELİŞTİRİCİLER

Uygulama geliştiriciler işletmenin enformasyon sisteminde bulunması gereken uygulama modüllerini seçen geliştiren ve inşa eden birimlerdir. Burada geliştirme sözcüğü çok geniş anlamda kullanılmıştır. Bunun anlamı bir uygulamanın hayata geçebilmesi için gerekli olan bütün seçme, temin etme, uyarlama, eğitim verme ve servis verme işlemlerini kapsamaktadır.

Uygulama geliştiriciler herhangi bir uygulamanın gereklerini tespit edebilmek için kullanıcılar ile yakın ilişki içinde çalışmalıdır.

Uygulama girişimciler teknoloji, eğitim ve belgeleme sağlarken kullanıcılar uygulamaları kullanmayı öğrenme ve amaçlarına en uygun şekilde yararlanma durumundadırlar. Ayrıca geliştirilen uygulamalar işletmenin enformasyon teknolojisi stratejileri ile tutarlı olmalıdır.

4- HİZMET VERENLER

Hizmet verenler enformasyon sistemlerinin amaçlara uygun kriterlere göre geliştirilmesini ve uygulanmasını planlayan ve yöneten birimlerdir.

Bu kriterler:

• Geçerli bir teknoloji olma
• Kullanımı kolay olma
• Etkili olma
• Güvenli olma
• Değişebilme ve genişleyebilme

olarak verilmişti. Bu amaçlar gerçekleşirken, bunlar için göze alınan maliyetlerin de minimum olması gerekmektedir. Hizmet verenler minimum maliyetle maksimum etkinliğin nasıl sağlanabileceğini bilen ve bunu gerçekleştiren birimlerdir. Burada gerekli olan donanım, yazılım ve eğitim sağlanarak işletmenin enformasyon sistemine olan yatırımını optimizm edilir.  

PERSPEKTİFLERİN TANIMI

Perspektifler, işletmede enformasyon sistemi ile ilişkide olan çeşitli insan gruplarının beklenti ve sorumluluklarını belirlemektedir. Bu perspektifleri üç temel kategoride inceleyeceğiz.

İŞLETME YÖNETİMİNİN PERSPEKTİFLERİ

Bir işletmeyi değerlendirmenin temel yolu onun ticari stratejisine bakmak ve bunun organizasyonun farklı birimlerinin amaçları haline dönüştürülmesini incelemektir.

Geçmiş 20 yılda işletmeler, maliyetlerini düşürmek amacı ile enformasyon teknolojisinden çeşitli amaçlarla yararlandılar. Bu uygulamaların başında sipariş, faturalama, stok kontrolü ve bordro geldi. Bu sistemler halen genel olarak çalışır durumda bulunmaktadır.

Geçen süre içinde enformasyon teknolojisinde maliyet / fayda oranları radikal bir şekilde işletmeler lehine değişti. Bunun sonucu olarak artık günümüzde enformasyon sistemleri mal hizmetlerin daha etkin ve verimli bir şekilde sunulduğu bir otomasyon aracı ve rekabet avantajının kaynağı olarak görülmektedir.

İşletmeler aynı zamanda haberleşme teknolojisi ile bilgisayar teknolojisinin entegrasyonundan doğan iletmeler arası enformasyon sistemlerinin kendi faaliyet olanaklarının genişlettiğini keşfettiler. Bundan yarar sağlayabilmek için açık sistem mimarisi esneklikler sağlamalıdır. Bu anlayışın enformasyon sistemi mimarisine de yansıması gerekmektedir.

Enformasyon sistemi stratejisinin, işletme stratejisine destek olacağı yöneticilerin sorumluluğundadır. Bunun gerçekleşmesi için gerekli olan uygulamalar geliştirilmeli ve gerekli alt yapı zamanında hazırlanmalıdır. Uygulamaların kalitesi ile maliyetini dengelemek ve tam zamanında hizmete girmesini sağlamak bir yönetici sorumluluğudur.

FAYDALAR

İşletme yöneticileri uygun ve etkin bir mimari seçmekle aşağıdaki stratejik faydaları sağlayabilir.

• Yatırımları optimizme edebilirler
• Gelecekteki gelişmeler için sağlam bir alt yapı sağlarlar
• Enformasyon sistemleri ticari iklimde değişikliklere reaksiyon verebilir
• Rekabetçi avantaj sağlayabilirler
• Kullanıcılar ihtiyaçları olan enformasyon elde edebilirler
• İşletmeler artan verimlilikten yarar sağlarlar.

SÜREÇLER

İşletme yöneticileri günümüzde enformasyon sistemlerinin diğer ticari faaliyetlerle eşit önem verme eğilimindedir. Bunun oluşması için işletme stratejileri ile enformasyon sistemi stratejileri yolun bir ilişki içinde olmalıdır. bu ilişkilerin iç yüzü olmalıdır.

• Enformasyon sistemi strateji işletme stratejisini desteklemelidir
• İşletme stratejisi, enformasyon teknolojisindeki ilerlemeleri dikkate almalı ve bunda yararlanabilmelidir.
• Enformasyon sistemi stratejileri, işletmelerin yeni ticari ortamlara ve yeni pazarlar açılabilmesine olanak olanak sağlamalıdır.

Enformasyon sistemi projelerine kullanım (orgware) açısından bakıldığında uygulama stratejisi üç bileşen stratejiden oluşmaktadır.

• İnsan kaynakları stratejisi

İşletmenin enformasyon sisteminden maksimum yarar sağlamak için gerekli olan insan gücü işe alınmalı, eğitilmeli ve yönetilmelidir.

• Uygulama stratejisi

Ticari amaçların desteklenmesi için uygulamaların gözden geçirilmesi olarak düşünülebilir burada uygulama geliştiriciler ve kullanıcılar arasında belirli bir işbirliği gerekmektedir

• Altyapı stratejisi

Enformasyon sisteminin, işletmeye destek verecek şekilde elden geçirilmesi ve yönetilmesidir.

BAŞARILI BİR ENFORMASYON SİSTEMİNDEN TEMEL BEKLENTİLER

Stratejik Enformatiğin beş temel kalitesi enformasyon sisteminin mimarisi için bir değer sistemi oluşturur. Kullanıcıların enformasyon sistemi ile uyum içinde olabilmeleri ve katılımın sağlanabilmesi için bu kalitelerin sağlanabilmesi gerekmektedir. Bunlar beş adet olarak;

1- GÜVENİLİRLİK (RELIABILITY)

Sistemin çalışması gerektiği durumlarda çalışır halde olabilmesidir.  

2- KULLANILIRLIK (AVAILABLITY)

Kullanıcıların tanımlanmış işlemleri sorunsuzca gerçekleştirebilmeleri

3- ETKİNLİK (EFFICIENCY)

Sistemin reaksiyon sürelerinin ve çıktı hızlarının istenen düzeyde olası

4- GÜVENLİK (SECURITY)

Enformasyon sisteminin yetkisiz müdahalelere karşı korunabilmeli

5- ESNEKLİK (FLEXIBILITY)

Enformasyon sistemi yeni gelişmeler karşısında yetersiz kalmamalı

Bu temel kalitelerin her teknoloji için geçerli olduğuna ve teknolojik gelişmelerden bağımsız olduğuna dikkat edilmelidir. Bu kalitelerin sağlnaması halinde kuruluşun insan donanımının sisteme olan güveni pekişecek ve enformasyon sistemleri kendilerinden beklenen faydaları kuruluşlara sağlayabileceklerdir. Bu faydaların sağlanıp sağlanamadığını ise ülkemizde pek gündeme gelmeyen bie Enformatik Auditing uygulaması sağlayacaktır.

ENFORMATİK AUDITING

Bİr işletmedeki enformasyon sistemi belirli bir karmaşıklık düzeyine eriştiği zaman bazı sorunların yaşanması kaçınılmaz hale gelir. Bu aşamalarda sistemden beklenen faydaların sağlanabilmesi için bilinçli ve profesyonel bir enformasyon sistemi yönetimi gerekmektedir. Özellikle on-lıne ve real-tıme bilgi işlem sistemlerinin işletilmesinde yaşanacak aksaklıklar işletmelerin ciddi kayıplara uğramasına yol açabilirler.

İşletmelerde bilgisayarları hangi düzeylerde kullanırlarsa kullansınlar bilgi işlem uygulamaları işletmenin çalışma etkinliği üzerinde özel bir katkıda bulunmaktadır. Bu nedenle işletmelerdeki bilgi işlem uygulamalarının bazı iç veya dış denetciler tarafından dikkatle ve özenle izlenmesi ve gözden geçirilmesi özel bir önem taşımaktadır.

Bilgi işlem sistemlerin yeterli bir etkinlik düzeyinde çalışıp çalışmadığını gözleyebilmek için aşağıda verilen on kriterin uygulanması yararlı sonuçlar verecektir.