Hastane Yönetim Bilgi Sistemi

Hastane yönetim bilgi sistemi, hastane işletmelerinin çeşitli düzeyİerindeki karar alıcılarına yardımcı olmak amacıyla bilgi toplama ve bilgi yayma fonksiyonlarını üstlenen değişik kaynaklardan elde edilen verileri bütünleyebilen sistemdir.

Hastane Yönetim Bilgi Sistemi; güvenlik ve bilgi erişim hasta kaydı ve endeks sistemi, poliklinik, klinik, tıbbi kayıt radyoloji, eczane, laboratuvar, ameliyathane, doğum odası, acil servis, döner sermaye ve muhasebe, bordro, personel, stok kontrol ihale dosyaları, satın alma, diyet planlaması, demirbaşların takibi, v.b. alanlarında kullanılmaktadır.

Bilgi sisteminin işlevi; ait olduğu kuruluşun bilgi taleplerini doğru, zamanında, tam ve uygun biçimde karşılamaktır. Bir hastanenin günlük işlemler olarak;

- Hastaya ilişkin, başvuru, kabul, sağlık durumu, sevk ve taburcu kayıtları.

- Tanı ve tedaviye ilişkin hastaya uygulanan işlemler ve klinik, laboratuvar, radyoloji, ameliyathane, eczane, terapi, diyet etkinlikleri

- Genel yönetime ilişkin personel, sabit tesis, cihaz ve malzeme durumları ve yönetimleri

- Mali işlere ilişkin muhasebe, müşteri hesapları,. vergilendirme vb. konular sayılabilir. İfade edilen bu konuları şu şekilde göstermek mümkündür.

Hastane bilgi sisteminden beklenen sadece günlük işlemleri kaydetmek ve izlemekle sınırlı kalmayıp, aynı zamanda yönetime, denetim ve planlama işlevlerinde de yardımcı olmasıdır.

Bu açıklamalara dayanılarak hastane bilgi sistemini;

1. Yönetimi Desteklemeye İlişkin Sistemler

2. Tanı ve Tedaviyi Desteklemeye İlişkin Sistemler

3. Entegre (Tam Bütünleşik) Sistemler

4. Modüler Hastane Yönetim Bilgi Sistemi

olarak 4 ayrı grupta ele almak mümkündür.

Ülkemizde çok yaygın olmamakla birlikte bazı hastanelerde kurulan bilgisayarlar genellikle rutin faaliyetleri yerine getirmekte kullanılmaktadır.

Bu bilgisayar sistemleri ile; hastadan alınan ücretlerin faturalandırılmasından, malzeme takibine kadar pek çok işi takip etmek mümkündür. Günlük işlemlerin takibi yanında bilgisayarlar yönetime bilgi sağlamak amacıyla da kullanılmalıdır. Hastane yönetim bilgi sistemi değişik biçimlerde kurulabilmektedir. İlk uygulamalarda genel amaçlı orta ve büyük boy bilgisayarlardan yararlanılmış mini bilgisayarların piyasaya sürülmesi ile küçük kapasiteli hastaneler bu sistemi tercih etmişlerdir.

BALL-STANLEY hastane bilgi sistemlerini iki basamağa ayırmaktadır

Birinci basamak sistemler; veri toplama ve iletme servislerin istediği bilgiyi işleme, hasta masraflarının takip edilmesi, maliyet verilerini elde etme ve günlük raporların hazırlanması gibi işlemleri yapmaktadır. Örneğin günlük boş yatak durumu, tahsil edilecek hesapların takibi vb.lerinin yapılması.

İkinci basamak sistemler ise, birinci basamak sistemlerin işlevlerini aynen gördüğü gibi aynı zamanda servislerin görev ve isteklerine göre programlanan klınik bilgilerin tutulması ve hastalık kayıtlarının işlenmesi görevini de üstlenmektedir.

Hastane yönetim bilgi sistemi genellikle; kaynak kullanımı ve programlama sistemlerinden, mali yönetim sistemlerinden malzeme ve tesis yönetim sistemlerinden, personel yönetim sistemlerinden oluşmuş bir bütünleşik (entegre) yönetim bilgi sistemidir. Bu alt sistemler sırasıyla incelenecektir.

a. Kaynak Kullanımı ve Programlama Sistemi

Yüksek bir enflasyon .ortamında ihtiyaçların çok büyük parasal yatırım gerektirmesi ve kaynakların gittikçe azalması, etkin kaynak kullanımını gündeme getirmektedir. A.B.D.'deki bir çok hastanede dolu yatak oranını, klınik ve acil servis faaliyetlerini, malzeme ve cihaz kullanımını programlamak ve izlemek üzere bilgi sistemleri geliştirilmiştir. Bu suretle etkin bir kaynak dağılımı gerçekleştirilmekte ve hastalara da kolaylık sağlanmış olmaktadır. Özellikle hastanın yatış günü ve ameliyat gününün önceden belirlenmesinde bu sistem çok yararlı olmaktadır. Bilgi sistem programı ; daha önce hastaneye kabul edilmiş hastaların tanı, operasyon ve tedavilerinin sonuçları ve hastanın yaşı cinsiyeti gibi verilere dayanarak hesaplanan ortalama yatış ve işlem sürelerinin belirlenmesinde ve yeni başuvuruları değerlendirmede kullanılabilir. Bu değerlendirme sonucuna göre gelecek günlerin hasta kabul sırası ve yoğunluğu belirlenebilir.

Yukarıda sözü edilen sistemin bir benzeri Massacusetts Genel Hastanesi Boston'da 1968 yılından beri işlevdedir.

Sistem; kaynakların kullanımı konusunda yapılan çalışmalardan sonra kurulmuştur. Yatak işgal orariı dahili hastalıklar servisi için % 30 ile % 100 arasında olması düşünülmüştür. Benzer olarak cerrahi alandaki kullanım alt limiti o/a 25, üst limit % 79 olacak şekilde tasarlanmıştır.

Elde edilen raporlar hasta kabul personeline hastanede yatan hastaların durumları hakkında ve mevcut boş yataklar ile ilgili bilgi sağlar. Bu sistemsayesinde personel ve servislerin daha ekonomik kullanımı servisler arası hasta aktarımı ve personel desteği sağlanmış olur.

Polikliniklerde ön kayıt ve randevu sistemi daha da önemli ve gereklidir. Bilgi sistemi, her başvuruda kabul gün ve saatini bildirecek biçimde düzenlenmiştir. Ayrıca analiz yoluyla da kliniklerde hasta tiplerine, haftanın günlerine ve günün saatlerine göre "Boş geçen zaman" oranları hesaplanabilir. Bu bilgi, hastane yöneticilerine görev dağıtımının programlanmasında yardımcı olmaktadır. Kabul edilecek hastaların bir gün önceden otomatik olarak .verilmesi, kliniklerin hasta kayıtlarının tutulmasında da kullanılmaktadır. Poliklinikier için bilgi sistemi kurulması ile ilgili önemli bir çalışma yine Massachusetts genel hastanesinde yapılmıştır. Sistem aynı zamanda bir hasta dosya indeksinide içerir. Bu dosya; her hasta için düzenlenir ve hasta ile ilgili kişiset bilgiler bu dosya da yer alır ve istendiğinde bu dosyadaki veriler geri çağrılabilir.

Kısaca kaynak kullanımı ve programlama sistemi, hastane kaynaklarından en iyi şekiide yararlanma, talebi karşılama, bütçe düzenleme, orta ve uzun dönem planlama konuiarında hastane yöneticisine yol gösterici olmaktadır.

b. Mali Yönetim Bilgi Sistemi

Maliyetlerin hızla yükseldiği ve mali yönden hesap verme sorumluluğunun ve hesap verilecek makamların hızla arttığı talep çağında hastane yöneticileri şiddetli bir biçimde güvenilir mali yönetim sisteminin gerekliliğini hissetmektedirler.

Genellikle hastanelerde bilgisayar kullanımı ilk olarak mali bilgi sistemi alanında olmuştur. Sağlık hizmetleri alanında en önemli sorununun, bu gün olduğu gibi geçmişte de gelir-gider dengesinin sağlanarak sağlam bir yapı içerisinde büyümek olduğu bilinmektedir. Mali bilgi sistemi, hastanelerde verimlilik performansının ne olduğunu gösterme açısından yöneticilerin vazgeçemeyecekleri bir konudur. Bir mali yönetim bilgi sisteminin amaçları şu şekilde sıralanabilir

- Günlük muhasebe işlemlerini yürütmek,

- Yatırım kararlarında giderin en aza indirilmesi için gerekli sayısal bilgileri sağlamak,

- Etkin bir mali işlemler alt bilgi sistemi kurmak,

- Mali işlemlerin denetim ve değerlendirilmesinde kullanılacak mali raporları hazırlamak.

Bir hastanede, mali yönetim bilgi sisteminin geliştirilmesi için önce iyi bir muhasebe sisteminin kurulması gerekmektedir. Muhasebe; parasal yönden bilgi sağlamak üzere veri toplama, birleştirme, özetleme, analiz etme ve elde edilen sonucu rakamsal olarak ifade etme biçiminde tanımlanmaktadır .

Hastane muhasebe sistemi ise; hastane işletmesi hakkında parasal yönden bilgi sağlamak üzere veri toplar, bunları birleştirir,analiz eder ve raporlar hazırlayarak yöneticilerin (Hastane müdürü, Başhekim, Yönetim kurulu) ınali konular da bilgilendirilmesini sağlar. Bir hastane bilgi sistemi içinde sistem analisti mevcut muhasebe işlemlerini bilgisayara uyarlarken muhasebeci ve ilgili memurlar ile çalışmalıdır. Çünkü ortak bir sistemin iyi bir şekilde kurulması ancak düzenli bir işbirliği ile mümkündür. Tahsil olunacak alacakların belirlenmesi için hastanenin mali işlemleri bir bütün olarak ele alınmalıdır. Mali yönetim bilgi işlem süreci hasta kabulünden başlayıp yapılan her türlü harcamanın listelenmesi ve toplam miktarın tahsil edilmesine kadar devam etmelidir.

Hastane mali bilgi sistemlerinin kurulmasında iki farklı yöntem söz konusudur. Bunlardan birincisi; hastane mali yönetimi ve muhasebesinin her birim için bağımsız olarak kurulması, ikincisi ise her birimdeki bilgisayarın birbiri ile ilişkili olarak planlama, takip ve denetleme işlevini yürütecek şekilde tam bütünleşik bir mali yönetim bilgi sisteminin kurulmasıdır. Kısaca birinci sistemde her birimdeki faaliyet diğer birimlerden bağımsız, ikinci sistem ise bütünleşik bir yapıdadır.

Bağımsız mali alt sistem aşağıdaki konuları içerir;

- Bordro hazırlama ve hesap çıkarma ( Personel veri sisteminden gerekli bilgiler alınır),

- Yapılacak ödemelerin hesabı (Satın alma birimi ile koordine edilir),

- Yapılan masrafların tahsil edilmesi, hasta ve üçüncü şahısların borçlarının hesabı ve tahsil edilmesi,

- Ana defter (Defter-i kebir) hesabı,

- Genel giderlerin paylaştırılması için gider dağıtım sistemi,

- İlgili kişi ve kuruluşlara sunulacak mali raporları hazırlama,

- Bütçe düzenleme ve bütçe denetimi.

İkinci sistem olan tam bütünleşik mali yönetim sistemi ise; yönetimin her düzeyi için gerekli zamanlarda ve anlamlı bilgiler sağlayamaya yönelik geliştirilmektedir. Kaliforniya Üniversitesi, Los Angles hastaneleri için böyle bir sistem kurulmuştur. Bu sistem 65 ana bilgisayar programını içermekte ve 36 değişik rapor hazırlayabilmektedir

Aynı zamanda A.B.D.'de diğer bazı büyük hastaneler için de özel olarak tam bütünleşik mali yönetim bilgi sistemleri geliştirilmiştir.

c. Malzeme ve Tesis Yönetim Bilgi Sistemi

Yönetime bilgi sağlayan başlıca araçlardan olan bilgisayarlar tesisler ve malzemelerin daha verimli yönetiminde hastanelere yardımcı olmaktadır. Örneğin satın alma, envanter denetimi, yiyecek yönetimi ve yemek listesi hazırlama, tesis bakımlarını izleme, enerji yönetimi, projeleri programlama, ve denetim konuları bu kapsam da yer alan bazı konulardır.

Hastanelerde araç-gereç ve malzeme istekleri bilgisayar destekli satınalma sistemine girdi olarak verilir. Bu istekler bilgisayara girer ve mali denetim için bütçe izni bakımından karşılaştırılır. Malzeme hesabının aşılmış olması halinde uyarılır ve izlenmesi için ilgili denetçiye iletilir. Bütçe hesabından onay alınırsa, bilgisayar sipariş talimatını oluşturur.Malzeme teslim alınınca da alındı kaydı bilgisayara verilir ve ilk kayıt ile karşılaştırılır. Otomatik satınalma sistemlerinin çoğu, hastane ödeme emri hesabına doğrudan bağlı bulunmaktadır. Bazıları ise, seçilmiş kalemleri otomatik olarak yeniden sipariş verebilmektedir.

"Phoenix Baptist" hastanesi tıbbi ve cerrahi tedariklerden büro malzemeleri tedarikine kadar 1000 standart stok maddesi için bir otamatik kontrol sistemi işletmektedir. Bu hastanede bütünleşik (entegre) bir bilgi yönetim sistemi mevcuttur. Sistem, bir haftalık gelir analiz raporu verebilmektedir. Bu rapor, her madde için maliyeti, alımların niteliğini, eldeki mevcut stok durumunu, tekrar düzenlenen noktaları, stok dışı şartları, otomatik olarak vermesi gerekli bilgileri içerecek şekilde vermektedir.

Bilgisayar destekli menü planlaması son yıllarda hastanelerde yaygın olarak kullanılmaktadır. Hastalara dengeli ve istenilen nitelikte yemek hazırlamak üzere, yeterli kalori değerinde ve diyet koşullarında gerekli malzeme miktarları, birim fiyatları ve hazırlama kuralları bilgisayara verilmektedir. Bilgisayar destekli olarak en az giderle ve diyet koşullarına uygun yemek menüleri hazırlanabilir. Hastaneler için bilgisayar destekli özel menü planlaması yapan paket programlar da alınabilir .

Hastanede mevcut araç-gereç ve cihazların bakım işlerinin programlanması ve bu konuda rapor hazırlamak amacı ile de sistemler geliştirilmiştir. Bu sistemler, denetçi raporları, yedek parça envanter denetimi, bakım gideri gibi işlevleri üstlenmektedir. Ayrıca, hastane yöneticisi malzeme tesis yönetim sisteminden işğücü dağıtımı, görevlilerin ve kaynak kullanımının denetimi gibi konularda da yararlanabilmektedir

Endüstri de olduğu gibi hastane işletmelerinde de enerji tasarrufu önemli bir yer işgal etmektedir. Bu konuda hastanede enerji kullanımını izlemek üzere, paket programlar geliştirilmiştir. Bilgisayar destekli bu model de gerçek kullanım miktarı ile hesapla bulunan ihtiyaç miktarı karşılaştırılmakta ve tasarruf olanakları araştırılmaktadır.

Enerji tasarrufu A.B.D.'de bütün büyük endüstriler için problem olduğu dönemlerde hastaneler için de bu problem geçerli olmuştur. Bilgisayar paket programları enerji problemini çözmede hastaneler tarafından da kullanılmıştır.

Hastanelerde zaman zaman yeni inşaat ve değişiklik projeleri yapılması gerekir. Bilindiği gibi proje yönetimine yardımcı olmak amacıyla da bilgisayar sistemleri geliştirilmiştir. PERT tekniği, (program değerlendirme ve denetleme tekniği) bilgisayar uyarlaması, projelerin hazırlanması ve denetimini kolaylaştıran bir tekniktir. Sistemin kullanıcısı önce bir iş ağı (Network) oluşturmalıdır. Bu ağ, projeyi tamamlamak için gerekli tüm faaliyetleri, bu faaliyetlerin birbiri ile karşılıklı ilişkilerini ve ardışık durumlarını, her faaliyeti tamamlamada zaman tahminlerini göstermelidir. Bilgisayar, bu verilere göre projenin bitirilmesi için krıtik yolu belirlemektedir. Her faaliyet tamamlandıkça, gerçek süre bilgisayara verilerek program tekrar işletilmekte ve geride kalan işler için yeni bir iş programı düzenlenmektedir. Bu sistem, hastane yatırım projelerinin dinamik programlanması ve denetimi için çok uygun bir araçtır. Bu konu ile ilgili hazır paket programları da kullanılabilmektedir.

Hastane yönetiminde bilgisayar destekli malzeme yönetim bilgi sistemine geçilmesinin en önemli sebeplerinden biri, hastaneye girişi yapılan ve kullanılan her tür malzemenin yönetim kademesi tarafından takip ve kontrolünün yapılabilmesini sağlamaktır. Her tür demirbaş ve sarf malzemesinin tüketimi yönetim tarafından sıkı bir şekilde denetlenebildiği takdirde hastanenin gelir gider dengesini optimum düzeyde tutmak daha kolay olacaktır.

Bilindiği gibi hastanelerde demirbaş ve sarf malzemeleri olmak üzere iki tür malzeme vardır. Sarf malzemeleri genelde tıbbi amaçlı olabildiği gibi mutfakçamaşırhane gibi ünitelere alınmış gıda ve temizlik malzemeleride olabilir. Buradaönemli olan malzemenin içeriği değil malzeme yönetim bilgi sistemi tarafından bu malzemelerin kabulünden sarfına kadar izlenmesidir. İzleme faaliyeti kurulacak bilgisayar desteği ile sağlanabilir. Bu sistem hastane genelinde tüm malzemenin kontrolünü hızlı bir şekilde yapan bir otomasyon sistemidir.

Malzemenin kabulü, hastanenin ihtiyaç olarak tespit ettiği kalemlerin uygun bir prosedür içerisinde satın alınarak hastaneye girişinin yapılmasını, malzemenin kullanım safhası ise, hastaneye alınmış olan malzemelerin gerek hastane içinde stoklanarak, gerekse stok yapılmadan kullanımını yöneten fonksiyonları içermektedir. Bu iki temel faaliyetin yerine getirilmesinde yönetim bilgi sistemi prensipleri kullanılır.

a. Personel Yönetim Bilgi Sistemi

Personel bir hastanenin en önemli kaynağıdır. Bu önemli kaynağın elde tutulabilmesi için bir hastane bütçesinin % 60 - 70 'inin personel giderlerine ve sosyal yardımlara ayrılmaktada olduğu bilinen bir gerçektir. İşgücü planlaması ve verimlilik analizi konularında da yararlanmak üzere hastanede iyi bir personel yönetim bilgi sistemine ihtiyaç vardır. Hastane personel yönetim bilgi sisteminde yer alacak bazı önemli fonksiyonları şu şekilde sıralamak mümkündür.

(1) Hastane personelinin özlük dosyalarının tutulması ve saklanması.

(2) Gerekli durumlarda bu dosyalardan bilgi alma ve yeni kayıtların ilave edilmesi.

(3) Otamatik olarak görev denetiminin sağlanması.

(4) Hastanenin her maliyet merkezine ait çalışma analiz raporlarının çıkartılması.

(5) Personel problemlerini açığa çıkaracak raporların alınması, örneğin nöbet problemi ve işe devamsızlık.

(6) Çalışanların özel yetenek ve belge durumlarının bilinmesi.

(7) Hastane ücret bordrosu sistemine bağlı olarak personel giderlerinin maliyet dağılımının hesaplanması.

(8) Personelin verimliliği ve kalite kontrolü ile ilgili bilgi sağlanması.

Youngtown hastane birliği (OHIO-A.B.D) 832 yatak kapasiteli sisteme hizmet eden ve iki birimden oluşan. bir otamatik personel bilgi sistemini kurmuştur. Bu sistemin amaçları şu şekilde ifade edilmiştir:

- İş görev tanımları hakkında bilgi üretmek. Bu bilgi işe müracaat eden kişiye yapacağı işin içerigini ve ödenecek ücreti bildirir,

- Personel giderlerinin sabit tutulması, dengelenmesi, ve azaltılmasını sağlamak.

- Kırtasiye giderlerinin azaltılmasını sağlamak.

- Bütçe tahmini, işgücü analizi, kalite kontrolü, ve verimlilik standartlarının geliştirilmesi, devam durumunun analizi için personel bölümü olarak gerekli sayısal verilerin alınmasını sağlamak.

Bilgisayar sistemi tarafından üretilen raporlar, Aylık personel analizi, Üç aylık devamsızlık raporları, bölümler arasındaki üretkenlik, verimlilik raporları, yetkili şahıslar tarafından talep edildiğinde alınabilir. Bu sistemin insan gücü kullanılârak yapılandan daha güvenilir ve ucuz olduğu bildirilmiştir.

Detroit (Michigan) Hutzel hastanesinde bordrolama sistemine bağlı bir personel yönetim bilgi sistemi kurulmuştur . Bu sistemin en büyük amacı, yöneticilere ve servislerdeki bölüm sorumlularına personel giderlerine ait maliyet analizlerini yapması ve bir maliyet veri grubu oluşturmasıdır.

Bu hastanede yapılan tespitler sonucunda 1970 yılında bir önceki yıla nazaran toplam işçi çalışma saatlerinde % 10 luk bir artış olduğu, tespit edilmiştir.

Personel yönetim bilgi sistemi, iş yükü analizleri yaparak hastanenin eleman ihtiyacını gösterecek şekilde de dizayn edilebilmektedir.

Ayrıca bu sistemde personel grevleri boyunca kullanılmak maksadıyla özel bir insan gücü temin sisteminde geliştirilmiştir.

Tanı ve tedavi konuları ile ilgili bilgi sistemlerine hastane yönetiminde olduğu kadar ilgi gösterilmemiştir. Bu konu hastane bilgi sisteminin bir parçası olduğu dikkate alınarak kısaca incelenecektir. Ancak 1960'lı yıllardan sonra A.B.D' de bazı üniversite ve araştırma hastanelerinde genelleşmiş klinik bilgi sistemlerini geliştirmeye yönelik çabalar yoğunluk kazanmış ve bu konuda istenilen başarı sağlanmaya çalışılmıştır. Klinik bilgi sistemlerinin geliştirilmesinde yönetim bilgi sistemlerine nazaran bazı olumsuzluklar ve güçlükler yaşanmıştır. Bu tür çalışmalar büyük bir finans kaynağı ve emek gücü gerektirmektedir. Bu istemlerin çok güvenilir ve dikkatli bir tasarlmın sonucu olması şarttır. Bu bilgi sistemlerinin güvenilirliğini sağlayabilmek için bazı özel şartların yerine getirilmesi gerekir. Bu şartları ise şu şekilde sıralayabiliriz.

- Sistemleri kullanacak personel dikkatli seçilmiş ve iyi yetiştirilmiş olmalıdır.

- Bilgisayar sistemlerinin ve yazılımının kullanılmasında, güvenliğin, gizliliğinin nıutlak sağlanması gerekir.

Doktorun karar vermesine yardımcı olmak üzere, hastaya ait veriler ile tıbbi bilgileri karşılaştıran sistemlerde iki ayrı yöntem söz konusudur. Birinci sistemlerde doğrudan sinyal işlemleri uygulanmaktadır (Elektrokardiogramın yorumlanması ve elektrosefalogramların analizi konularında uygulanmaktadır). İkinci sistemlerde ise tıbbi düşünce yürütme ve karar verme beklenmektedir. Burada alınan tahlil sonuçlarına göre değerlendirme yapılır.

Klinik konularda düşünce yürüten ve karar veren sistemler henüz tam güvenilir olmayıp, bir uzman doktorun, yerini asla tutamazlar. Bu açıdan bakıldığında yönetimi desteklemeye ilişkin sistemlerden elde edilen bilgiler klinik bilgilere nazaran daha güvenilir olarak kabul edilebilir.

Bilgisayardan elde edilen ve tanıya yardımcı olan bilgiler yanında hastayı izleme ve tedavi konularında yararlanmak üzere bir takım sistemler de geliştirilmiştir. Bu konuda; Bilgisayarda oluşturulan tedavi protokolü ve uyarı sistemleri, Radyasyon tedavisini planlama sistemleri, Bilgisayarlı hasta takip sistemleri ilginç örneklerdir.

Hasta takip sistemlerinde bilgisayar, hastanın yaşam sinyallerini sürekli olarak izlemek ve periyodik olarak fizyolojik verilerini göstermek işlevini üstlenmektedir. İlk aşamada hastaya bağlanan izleme donanımından elde edilen analog veri, bilgisayarda işlenecek ve görünülecek biçimde sayısala (digitale) dönüştürülür. Bu veriler bellekte saklanarak, periyodik olarak ya da istenildiğinde görüntülenir.

Burada amaç, öğretim ve eğitimdir. Bilgisayar programları, programlanmış düşünme ve karar verme kurallarına göre klınik verilerine trend analizleri uygulanarak, sınırlı verileri genişletmektedir. Trend verileri hasta sinyallerinin zaman içerisindeki değişimini görüntüden izlemeye de yaramaktadır. Hasta izleme sistemi; yoğun bakım servisinde, hasta yatağının yanında bulundurulacağı gibi bilgi aktarımı amacı ile uzaktaki bir yoğun bakım merkezinede bağlanabilmektedir.

Hasta takibi sisteminde kalp atışı, kan basıncı, hasta ısısı gibi fonksiyonlar anında bilgisayar ekranından izlenebilmektedir. Yoğun bakım üniti olarak bilinen bu sistem hasta bakımını, kayıt tutmayı ve personel kullanımını düzenleme amaçları ile Michael Rees Hastanesinde (Chicago) geliştirilmiştir.

Hastalık kayıtlarının tedavi ve bakım süresince tutulması bir anlamda tüm hastanelerde bir zorunluluktur.Buradaki sistemin kolaylığı hastanın yattığı andan itibaren hastaneden çıkıncaya kadar geçen zamanda tıbbi kayıtlarının bilgisayar ortamında bir arşiv oluşturularak tutulmasıdır. Taburcu olunca da bir arşiv kaydı verilir. Hastanın tekrar başvurusunda ya da ayakta tedavisinde bu arşiv kaydı esas alınır.Hastalık kayıtları aynı zamanda döküman olarak bir denetim aracı ve doktor muayenelerinde de bir başvuru kaynağıdır. Özellikle eğitim hastanelerinde, araştırmalara veri tabanı olarak hizmet gören bir kaynak sayılmaktadır. Bu nedenlerle hastalık kayıtlarının dikkatli bir şekilde tutulması gerekmektedir.

Hastalık kayıtları yönetiminde bilgisayar desteği büyük yarar sağlamaktadır. Bu sistem ; genelde hastaların kimlik bilgilerini, hastalığın sınıflamasını, demografik faktörler çerçevesinde kayıtların indekslenmesini içerir. Böylece herhangi bir araştırma ve denetimde kayıtları geri çağırmak mümkündür. Bazı sistemler, bağlı sistem olarak geri çağırma olanağına sahiptirler. Bu şekilde hastalık kayıt özetleri acil serviste, ayakta tedavi gören kliniklerde ve başvuru bürolarındaki terminal ekranlarında görülebilir.

c. Bilgisayar Destekli Laboratuvar ve Eczane Bilgi Sistemi

Laboratuvar bilgi sistemleri; test işlemlerini otomatik olarak yapmak ve laboratuvar verilerini işlemek biçiminde, iki aşamalı işlevi üstlenmektedir. Test yapan laboratuvar aletlerini bilgisayara bağlayarak bulguların sonuçlarının alınması ve hasta dosyasına işlenmesi sağlanır. Bir hastanede laboratuvar bilgi sistemi her birimde bağımsız olarak çalışabileceği gibi laboratuvar otomasyon sisteminede bağlanarak da çalışabilir. Bir laboratuvar bilgi işlem sistemi; test isteklerinin kaydı, örnek toplanmasını programlama ve test işlemleri, tamamlanan test sonuçlarını kaydetme, ilgili yere hemen iletilmesi gereken test raporlarını düzenleme, hastaya ait test özetlerini hazırlama, laboratuvara ait istatistik bilgileri çıkarma, laboratuvarın yönetim kademesince denetimi ve kalite kontrolü için gerekli kayıtları tutma işlevini üstlenmektedir.

Komple bir laboratuvar bilgi sisteminden beklenen alet otomasyonu ile bilgi işlem fonksiyonlarının birlikte yürütüldüğü bir yönetim bilgi sistemidir. Böylece hastadan test örneği alındıktan sonra, otomatik olarak bütün işlemler tamamlanır ve sonuç bildirilerek kayıt edilir. Hastaneye ait otamatik laboratuvar bilgi sisteminin hastane bilgi sistemine bağlanması gereklidir. Sebebi ise, test sonuçları merkez hasta veri dosyasına girmeli ve tamamlanan testlerin numara ve tipleri hasta muhasebe kayıtlarına geçirilerek, parasal karşılığı çıkarılmalıdır

Hastane eczanelerinde de geniş bir bilgi işlem ihtiyacı mevcuttur. İlaçların siparişi, stoklanması, ve dağıtımının dikkatli biçimde denetimi, az da olsa tıbbi hatalardan sakınmak üzere güvenli kayıtlar tutmak ve saklamak bir zorunluluk olarak karşımıza çıkmaktadır. Aynı zamanda muhasebe ve karlılık hesapları için de bilgi sistemine ihtiyaç duyulur. Eczane bilgi sistemleri de; bağımsız ya da hastane bilgi sistemine entegre olarak çalışabilmektedir. Genelde bağımsız eczane bilgi sistemleri, zehirli ilaçların denetimi, ilaç siparişi ve envanter kontrolü, hastalara ilaç dağıtımının denetimi, ilaçlarla ilgili bilgi birikiminin oluşturulması ve hasta borçlarının hesaplanması konularına yönelik geliştirilmiştir.

Hastane bilgi sistem merkezine bağlı ezcane bilgi sistemlerinde, hastane yöneticileri veya yetkililer kullandıkları bilgisayar vasıtasıyla verilen ilaçları ecıane bilgi sistemine girerek anında görme ve denetleme imkanına sahiptirler

Merkezi bilgi yönetim sistemine sahip eczane sistemlerinde ilaç siparişleri,hastanın muayene.veya tedavi olduğu servislerdeki terminallerden giriş yapılarak verilir. İlaç isteği hastanın kimliği eklenmiş ve etiketli basılı kağıt halinde eczaneye iletilir. Bu sistemde ilaç stokunu takip ve hasta borcunun çıkartılması işlemleri otomatik olarak yapılır.

Entegre (Tam Bütünleşik) Hastane Yönetim Bilgi Sistemi

Tam bütünleşik bilgi sistemlerinde amaç, hastanedeki tüm ana bilgi sistemi fonksiyonlarının bir arada bağlantılı (entegre ) olarak yürütülmesidir. Hastane entegre bilgi sistemi kavramı kapsamında yer alan, konular şu şekilde ifade edilmiştir.

a. Hastane Genel Bilgi Sistemi:

Hastanede yapılan günlük işlemleri kolaylaştırmak amacı ile ,tüm hastane için dizayn edilmiş bir bağlı (on-line) sistemin kurulmasıdır.

b. Tıbbi Bilgi Sistemi

Tanı ve tedavi gibi konularda, tıbbi yorumlarda bulunmaya yardımcı olan, veri toplayan ve işleyen bir sistemdir.

c. Yönetim Bilgi Sistemi:

Hastane yönetiminde düşünce yürütme ve karar verme, planlama ve denetim görevlerinde yararlanmak amacıyla verileri toplayan ve işleyen bir sistemdir.

d.Veri Tabanı Yönetim Sistemi:

Kullanılacağı programlardan bağımsız olarak, birbiri ile ilişkili görülen olabildiğince çok veriyi toplamak, bu verileri gerektiğinde geri çağrılarak ve özel raporlar haline getirilebilecek nitelikteki genel bir format içerisinde saklama işlemlerini gerçekleştirir.

Tam entegre hastane bilgi sistemlerinde hem tıbbi hem de yönetim sistemlerinin birarada bulunması gerekmemektedir.Fakat sisteme her iki bilgi sisteminin de elemanları az yada çok ölçüde katılmaktadır.Çünkü her hastane bilgi sisteminde veri dosyası oluşturmak ve saklamak üzere bir veri tabanı tekniği uygulanmaktadır. Bu çerçevede;

- Hastanelerde anahtar bölgelere yerleştirilmiş olan özel terminaller vasıtasıyla on-line sistemi ile doğrudan veri girişinin sağlanması, geri çağrılması ve görüntülenmesi,

- Hastanenin istenen her birimine bilgi iletilebilmesi için otomatik bilgi gönderecek sistemin kurulması,

- Hastanedeki günlük işlerin birleştirilmesi ile, sistemin bir bütünü oluşturması,

- Tam bütünleşik sistemin kurulmasında;veri dosyalarının düzenli olması, veri tanımlarının kullanılması, bilgi işleme ve alt sistemler arasında bilgi işlem yöntemlerinin otomatik yürütülmesi koşullarının yerine getirilmesi beklenmektedir.

Hastane faaliyetlerine yönelik geliştirilen entegre hastane bilgi yönetim sistemi, bir hastanenin tüm uygulamalarına cevap verebilecek özellikte hazırlanmış tıbbi, idari ve mali bilgi bütünlüğünü entegre bir ortamda sağlayan organizasyon etkinliğini artıran bir uygulama yazılımıdır. Bu yazılım paketi ile hastanelerin personel kullanılarak izlenen özel veya genel çalışmaları, bilgisayar ortamına taşınır. Hastanenin bilgi akışının doğruluğu, hızı ve güvenliği artarken hastane genelinde ve bölüm seviyesinde mevcut fonksiyona yararlı bir çözüm sağlanır.

Hastaneler, insan sağlıği ile ilgili yoğun kapasitede veriyi işler, kontrol eder ve saklar. Bütün faaliyetler boyunca bu veriler, muhtelif yerlerden hastanın dosya veya dosyalarına değişik formatlarda ve ortamlarda doldurulur, her birimde de değişik amaçlı yorumlanır. Her yorum ve esas olan bilgi, ihtiyaç duyulduğunda erişilmek için arşivlenir İşte kurulacak entegre bilgi yönetim sistemi gerektiğinde erişilmek üzere bu bilgi birikiminin oluşturulmasını sağlar.

Kullanıcı işlevselliği bakımından modüler olan bir yapının, tüm sistem boyunca entegre bir veri tabanı içerisinde tüm bu modüler işlevleri birleştiren özelliğe sahip olması gereklidir. Hastanın laboratuvar tahlilleri ile ilgili istekler; isteği yapan bölümün işlevi olduğu kadar bu istekle ilgili tahsilat ve sonuç girme işlemini yapan tahakkuk bürosu, vezne, laboratuvar gibi bölümleri de ilgilendirmektedir.

Entegre yapı birimler arasında oluşmaya başladıkça kuruluşun elle doldurulmuş belge tutma ve takip etme ihtiyacı ortadan kalkmaya, gereksiz olmaya başlayacaktır. Ancak, terminallerin ulaşmadığı birimler var ise bu tür birimlerin sisteme katılmamalarından dolayı genel sistem akışının bozulmamasını sağlayacak bir entegre yapı oluşturulmalıdır.

Modüler yapı içerisinde donanımlar dağıtılmış olabilir (Laboratuvarda, Eczanede, Acil serviste, Radyolojide ayrı sistemlerin olması gibi). Burada entegre yapı yazılımı, donanımın dağılmış olmasını gözetmeksizin bütünde tek bir sistem olarak çalışabilme özelliğini gösterecek yapıda olmalıdır.

Birden fazla birimi (Modülü) ilgilendiren tek kalem istekler olabilir (Checkup gibi) Entegre olmayan bir yapıda Checkup ile ilgili istekler Poliklinikten, Laboratuvardan, Radyoloji bölümünden ayrı ayrı yapılmak zorundadır.

Hastaneler için kurulacak entegre bilgi yönetim sistemi belli başlı standardı olmayan bu sektörün dinamizmine uygun bir esnekliğe sahip olmalıdır. Hastanelerdeki kullanıcıların farklı kesimlerden oluşması (Doktorlar, Hemşireler, Memurlar, Yöneticiler, Diger görevliler v.b.) kullanılacak yazılımın belli bir esnekliğe (kolay kullanım, parametrik yapı) sahip olması zorunluluğunu getirmektedir. Bu denli farklı uçlardan oluşan kullanıcı kitlesinde kullanım bir kesime kolay gelirken diğerinede zor gelebilir. Bu nedenle kullanılacak entegre sistem her türlü son kullanıcının yaptığı işe yatkın ve kullanıcısına hitap edebilecek esnekliğe sahip olmalıdır. Yazılım esnekliği yanında yazılımın üzerinde çalıştığı veri tabanı, işletim sistemi ve donanımında aynı esnekliğe sahip olması gereklidir.

Kurulacak entegre yönetim bilgi sisteminin esnek bir menüye sahip olması, kullanıcıların rollerinin tanımlanmasını ve iş organizasyonuna göre baştan tanımlanmış görevlerine göre hareket etmesini sağlayacaktır. Bu esneklik içerisinde kullanıcının görev tanımında değişiklikler oluştukça sisteme yeni fonksiyonları tanıtabilecektir. Örneğin, Laboratuvarda sadece kan alma işlemi yapan kişinin karşısında olması gereken ekranın hiç bir fazla bilgiye gerek olmadan sadece kendi işi ile ilgili olarak "kan alma ve test onaylama" menü seçeneğinin olması hem eğitimi hemde uygulamaya geçişi kolaylaştıracaktır.

Entegre hastane yönetim bilgi sistemi kuruluş aşamasında sistemin;donanım, işletim sistemi, veri tabanı belirlenirken kuruluş ihtiyacının ne olduğu ön planda tutulmalı, kullanışsız bir donanım veya yazılım sahibi olma riski konu ile ilgili olanlarca göz önünde bulundurulmalıdır.

Entegre hastane yönetim bilgi sistemi incelenirken üzerinde durulması gereken diğer bir nokta da Tanı Gruplarına Dayalı Entegre Sistemlerdir. Bu sistem A.B.D. deki hastanelerde hastalara ait tıbbi kayıtlar ile muhasebe verilerinin birleştirilerek karma olay (case mıx) halinde tanı gruplarına göre ortalama giderleri saptamak amacıyla kullanılmıştır. Bu ülkede ön ödeme yönteminin uygulanmaya başlanması nedeniyle tanı grupları bazında ortalama gider hesaplarının yapılması gereği doğmuştur. Bu sistem sayesinde elde edilen ,veriler, (ortalama değerler) ön ödemeye esas teşkil ettiği gibi, hastanenin kaynak kullanımı analizlerinde de yararlı olmaktadır. Ayrıca, elde edilen veriler, pazarlama, bütçe, gelir ve gider denetimi, kalite güvenliği gibi pek çok konularda yönetime gerekli bilgileri sağlayabilmektedir.

Karma olay (case-mix) yönteminde, benzer hastaları gruplamak için bir sınıflama şemasının belirlenmesi gereklidir. En yaygın uygulanan şekli, tanı grupları oluşturmaktır. Tanı gruplarına göre ayırım, hasta taburcu özetlerinden yapılır. Her hasta ile ilgili olarak başvuru aşamasından itibaren, hastanın kimliği, yapılan muayene, laboratuvar testleri, uygulanan tedavi ve bakım ile bu işlemlere ait giderler bilgisayara veri olarak verilir. Bu veriler sistem tarafından karma olay gruplarına göre sınıflandırılır ve kullanıcıya yararlı biçimde işlenir. Tanı gruplarına dayalı karma olay bilgi sisteminin çıktıları kullanıcıya göre değişmektedir. Genel olarak tanımlayıcı, karşılaştırmalı, toplu (özet) raporlar şeklindedir.

Tanımlayıcı raporlar hastane grubu veya bölge düzeyinde hastaların karma olay istatistiklerini vermektedir. Örneğin belli bir yıl içinde herbir tanı grubundaki hasta sayısı ve ortalama yatış sürelerini gösteren bir rapor buna örnektir.

Karşılaştırmalı raporlar, çok sayıda hastane, doktor ya da değişik ölçütlere göre hazırlanmış hastalara ait istatistiklerin birbiri ile karşılaştırılmasını içerir.

Özet raporlar ise elde edilen bilgilerin, ortalama, oran yüzde gibi değerlerle özetlenmesini ifade eder.

Hastaneler entegre uygulamalar için önemli bir platform olduğu gibi farklı işletim ve uygulama ortamlarının kendi içlerinde ve diğer birimlerle olan ilişkilerini de kapsar (Laboratuvar, Radyoloji, Nükleer Tıp, Poliklinik, Hasta kabul, Eczane gibi). Bu bölümlerdeki faaliyetler göz önüne alındığında modüler bir tasarım yapılması gereği ortaya çıkmaktadır. Ancak modüler yapı entegre sistem ile uyumlu hale getirilmediği takdirde birimler birbirinin işleyişinden habersiz olarak sonuç bekleyici bir biçimde faaliyetlerini sürdüreceklerdir.

Modüler yapı kuruluşun ilk yatırım maliyetini düşürür. Özellikle safhalara bölünmüş kuruluş işlemlerinde ilk elde demode olabilecek büyük donanım yatırımının yapılmasına gerek kalmayacaktır. Örneğin ilk safhada döner sermaye uygulamasının faturalama kısmından başlanarak, alacakların takibi, muhasebe, stok, ambar, klinik, poliklinik, Laboratuvar, Eczane, Radyoloji zincirlemesi içerisinde sonuca gidilir. Böyle bir yaklaşımla, modül bazında eğitim programı kolaylıkla uygulanabilir ve son aşamaya kadar kuruluş içerisirıdeki faaliyetlerin oturtulması sağlanır.

Modüler yapının sağladığı diğer bir avantaj, bütünlüğün korunması için merkezi bir yapı gerektirmemesidir. Bu yapı ile hizmet veren birimler bizzat hizmet sunan birim olarak kendi modülleri ile, ilişkin hizmetler için diğer birimlerle veya diğer birimlerden aldıkları hizmetle faaliyetlerini sürdürebileceklerdir. Böyle bir yapı ilk yatırım maliyetini büyük ölçüde düşürecektir.

1. Ak B. 1993. " Hastane Yönetim Bilgi Sistemleri", Kamu Çalışanları Dergisi, Sayı: 35, Ankara,

2. Arnold R, Hill H, Nichols A. Modern Data Processing, John Wiley Sons, Inc., New York, 1972.

3. Austin J C. Information Systems for Health Services Administration, Third Edition, Health Administration Press Ann Arbor, Michigan. 1988.

4. Ball J Marion S J. "Information System the Status Level 1 " Hospital, Journal of The American Hospital Association, (April), Atlantic City, ss. 179-186, 1980.

5. Balsley M. Minicomputers Updates Food Prices Weekly, Hospital, Journal of The American Hospital Association, (June), Atlantic City, ss.76-77, 1980.

6. Beckman E. Observation on Computers in an Intensive Care Unıt, Heart and Lung, Healt Care Management, Volume:l3, No: 3, Spring, ss.42. 1981.

7. Berman J H, Weeks E L. The Financal Management of Hospitals, 2nd ed. Ann Arbor, Michigan, 1974.

8. Bleich H. (1985), " Clinical in a Teaching Hospital " The New England Journal of Medicine, Volume:l3 No: 2, Boston, ss. 33-35.

9. Boer G. A Decision Oriented Information System " Journal of Systems Management, New Jersey ss.36-39, 1972.

10. Bocchino W A. Management Information Systems, PrenticeHall Inc., Englewood Cliff, New Jersey, 1974.

11. Clemans W. Management Information System Ensures Maintance Coordination, Hospital, Journal of The American Hospital Association, (April), Atlantic City, ss.79-81, 1979.

12. Collen M. Periodic Health Examination Using an Automated Multıtest Laboratory, Hospital, Journal of the American Hospital Association, (March), Atlantic City, ss.142-145, 1966.

13. Davis G B. Management Information System Conceptual Fondations, Structure and Development, McGraw Hill, New York, ss.4-5, 1974.

14. Dieter B. Flexible Budgeting in Healthcare, Computers in Healthcare, AUPHA Press Ann Arbor, Michigan, ss.71-72, 1987.

15. Esen Ö. İşletme Yönetiminde Sistem Yaklaşımı, İstanbul Üniversitesi İşletme Fakültesi Yayın No: 256 İstanbul, ss.111-117, 1990.

16. Gupta R. Electronic Information Processing, MacMillan Company, 2nd. Edition, ss.2-3, New York, 1971.

17. Hartman W, Mathess H, Proine A. Management Informationy Systems, Handbook, Mc Graw Hill, New York, ss. 28-32(1978).

18. Hatcher M. A Micro Computer Productivity Management System, Hospital Topics, Sept-Oct.,ss.8-11, 1981.

19. Kalıpsız O. Tıpta Bilgisayar Kullanımı, Yayınlanmamış Doktora Tezi, İstanbul Üniversitesi İşletme Fakültesi, İstanbul, 1989.

20. Kılan N K. Bilişim ve Bilgi Üretimi, Bilişim' 76 Bildirileri, TBD Yayınları No: 3, Ankara, 1976.

21.Köksal A. Tasarım, Kuruluş ve İşletim İlişkileri, Yöneylem Araştırması Bildirileri, Yönetim Bilişim Yayınları, Ankara, ss.28-32, 1976.

22. Long S. Modern Methods of Data Analysis, Newbury Park, Sage Publication, California,1989.

23. Mishelevich D. Medical Record Control and The Computer, Topics in Health Record Management, December, ss.47-55, 1985.

24. Olson H M. Management Information Systems, 2^nd Edition. Mc Graw Hill, New York 90, 1985.

25. Orilia S L. Introduction to Business Data Processing, Grolier Business Library, New York, 1986.

26. Özcan I. Bilgisayar Destekli Hastane Yönetim Bilgi Sistemleri ve Örnek Olaylar, Marmara Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü, Yayınlanmamış Doktara Tezi, İstanbul, 1993.

27. Pocker L. Automation in The Personnel Department Hospital, Journal of The American Hospital Association, (October), Atlantic City, ss.45-46, 1971.

28. Pressman S R. Software Engineering, Mc Graw Hill Comp.,New York 1987.

29. Reynolds G W. Introduction to BusinessTelecommunication, 2nd Edition, Columbus: C.E. Merrill Pub. Co., Boston 1988.

30. Sanders H D. Computer in Business,III.Ed., Mc Graw Hill Kogausha Ltd., Tokyo 91, 1975.

31. Scalfani J, Ramkisson R. The Acquisition of Laboratory Information System, Journal of Medicine Systems, Vol. 5 No: 4, ss.281-303, 1981

32. TheConference Board Inc. Information Technology Some Critical İmplications for Decision Makers.,New York, ss.202-207, 1972.

33. Thibodaux T T. Financial Management, Computer Based Information System, Hospital, Journal of The American Hospital Association , (March), Atlantic City, ss.187-189, 1973.

34. Ülgen H. İşletme Yönetiminde Bilgisayarlar, İstanbul Üniversitesi İşletme Fakültesi Yayın No: 225, İstanbul, 92, 1990.

35. Witmer D. Mansfield E. Outpatient Registration Contralized, Hospital, Journal of The American Hospital Association,(August), Chicago, ss.68-70, 1969

36. Wood T, Lamantagne C. Computer Assist Advance Bed Bookings, Hospital, Journal of The American Hospital Association, (March), Atlantic City, ss.67-69, 1969.

37. Yeldan D. Bilişim Sistemleri, Çağdaş İşletmecilik Sempozyumu, İşletme Bilim Uzmanları Derneği, Ankara, ss.21-25, 1991.