SUMMARY

Objective: We have reported the Hospital Management Information System that
have been developed and implemented in two big state hospitals, Şişli Etfal State Hospital and Aydın State Hospital.

Study design: The hardware at Şişli Etfal Hospital is comprised of IBM RISC/6000 Model J30 with 64 MB Memory, 8 GB of hard disk, 82 terminals and 15 printers. Terminals and printers are connected to the computer through R5232 interface. The hardware at Aydın State Hospital is comprised of IBM RISCI6OOO Model 380 with 64 MB of memory, 9 GB of hard disk with 55 terminals and 16 printers. All the terminals are connected to the main computer through RS232 interface.

Software for the Hospital Management information System has been developed in 'C' and COBOL programming languages.

Results: Hospital Information System has been developed to handle the administrative work, purchasing inventory, materials management, patient identification and tracking, charge processing, patient accounting and billing, room and equipment scheduling, result reporting, cost accounting, billing for the charges against the other departments, medical records tracking, and order processing in the laboratory, radiology, pharmacy, services, surgery, emergency and other departments.

Conclusion: In addition to providing better care for the patients Hospital

Information System implemented in the state hospitals provided a substantial revenue increase for the hospitals (10 to 20 folds) and better management of the hospital providing timely needed statictical data for the hospital management.

ÖZET

Amaç: Bu yazımızda Şişli Etfal Hastanesi ve Aydın Devlet Hastanesinde yapılan
bilgisayar otomasyon çalışmaları anlatılmıştır.

Gereç ve Yöntem:

Hardware: Şişli Devlet Hastanesinde bir adet IBM RISC/6000 J30 modeli 64 MB Memory, 8 GB hard diski olan bir ana bilgisayar ve buna R5232 protokolu ile bağlı B2 adet terminal ve 15 adet yazıcıdan meydana gelmiştir. Aydın Devlet Hastanesinde t adet IBM RISC/6000 380 modeli 64 MB Memory, 9 GB hard diski olan bir ana bilgisayar ve buna RS232 protokolu ile bağlı 55 adet terminaf ve 16 adet yazıcıdan meydana gelmiştir.

Software: Hospital Management Information System C ve COBOL programlama dillerinde yazılmıştır.

Bulgular: Geliştirilen hastane otomasyon sistemi başta döner sermaye, poliklinik ve yatan hastaların takibi, eczane, laboratuarlar, radyoloji, ameliyathane, acil ve tüm diğer birimlerde yapılan işlemler ve bunun takibi, istatistik ve hasta tanılarına ait bilgilerin tutulduğu ve devlet hastanelerinin yapısına uygun bir sistem olarak kullanılmaktadır.

Sonuç: Geliştirilen hastane otomasyon sistemi hastalara verilen daha iyi hizmetin yanında hastanelerde 10 ve daha fazla katlarda gelir artışına neden olmuş, sistem kısa sürede kendisini amorti etmiştir. Yöneticilere istedikleri bilgiyi en doğru ve süratli bir şekilde verdiği için hastane yönetimi gerçek anlamda sağlam verilere dayanılarak yapılmaya başlanmıştır.

GİRİŞ

Son yıllarda dünyadaki gelişmelere paralel olarak hastanelerde bilgisayar kuilanımı artmaktadır (1-25) ve devlet hastanelerimizde Sağlık Bakaniığı nın emriyle bilgisayar alımı ile ilgili bir fizibilite çalışması yapılması istenmiş ve devlet hastanelerinde bu konuda yoğun bir araştırma başlamıştır. Devlet hastaneleri özellikle son 5 yıl içerisinde otomasyona büyük önem vermiş, gerek hastaya daha iyi hizmet, gerek hastanenin daha iyi yönetilebilmesinin ancak otomasyonla mümkün olduğu görülmüş ve bu hususta birçok çalışma yapılmıştır. Yapılan bu çalışmalara örnek olmak amacıyla devlet hastanelerinde sistemin işleyişi ve neler yapıldığının bilinmesi sistem analizi ve fizibilite çalışmaları açısından büyük önem taşımaktadır. Bir iki büyük devlet hastanesinde yapılan çalışmalar aynı sistem ve yöntemle çalıştığı ve yönetildiği için diğer tüm devlet hastaneleri için bir örnek teşkil etmektedir

Hastanede bilgisayar kullanılmasının belirgin amaçları şunlardır :

1. Hastanın özgeçmişine ve hastalığına ait tüm 6ilgiler ile, hastanın hastaneye girişinden çıkışına kadar olan tüm işlemlerinin ve raporlarının (Polikiinik, Laboratuar, Ameliyat, Anestezi, Eczane, Radyoloji, Patoloji, EKG. Endoskopi ve Servislerdeki v.b.) bilgisayara anında kaydedilmesi ve istendiğinde bu bilgilere erişilebilmesi ve bu sayede hastalara daha iyi bir hizmet verilmesi.

2. Hastanın özgeçmişine ve daha evvelki hastalıkları ve laboratuar sonuçları ile ilgili bilgilere süratle erişilmesini sağlayacak bir çağdaş arşivleme sisteminin kurulması. Bu sayede sağlık hizmetlerinde en önemii sorunlardan biri olan zaman kaybını önleyerek hastalığın teşhisinde daha süratli ve güvenilir sonuçların alınması.

3. Hastane idaresi ile ilgili tüm bilgilerin bilgisayara girilmesi, gerekli bilgilerin daha sağlıklı ve merkezi bir şekilde çıkarılması. Bu sayede hastanedeki tüm idari işlemlerin daha sağlıklı ve düzgün bir şekilde yürütülmesi.

4. Hastane faturalama ve resmi evrak hazırlama işlemlerinin süratli ve güvenilir bir şekilde yapılması dolayısıyla hastane geiirlerinin artması:

a) Ücretli hastaların istendiği anda borcunun hesaplanması ve hastaya tüm birimlerde yapılan masrafları kapsayan tek bir faturanın hemen çıkarılabilmesi

b) Evraklı hastaların faturalarının hastanın çıkışında çıkarılarak hemen ilgili kurumuna gönderilmesi. Aynı kurumdan gelen hastaların taturalarının icmal listesinin hemen çıkarılarak kuruma tüm faturaların birlikte gönderilmesi.

c) Kurumlardan ve ücretli hastalardan tahsil edilen pa

raların bilgisayarlara kaydedilerek kurumlar ve ücretli hastalara ait hesapların güncel olarak tutulabilmesi ve bu bilgilere istendiği anda erişilebilmesi.

d) Birimlerin ve doktorların elde ettikleri gelirlerin yukardaki bilgilerden istenildiği anda üretilebilmesi.

5. Hastanedeki tüm alım, satım ve malzeme dağıtım işlemlerinin bilgisayar vasıtası ile yürütülmesi, ve varsa kaçakların ve suistimalledn önlenmesi, bunun için

a) Satın alınan her malzemenin faturasının bilgisayara kaydedilmesi,

b) İlaç, sarf malzemeleri, malzeme stoklarının takibi,

c) Alınan malzemenin adet ve alım fiyatlarının incelenmesi,

d) Malzemenin hangi firmalardan alındığının ve fiyatının incelenmesi,

e) Alınan malzemenin hastane içinde kimlere verildiğinin tespiti,

t) Belli bir demirbaş numarası ile verilen bir malzemenin hangi birime verildiğinin tesbiti,

g) Aynıyat alındı ve teslim alma işlemlerinin istendiği anda bilgisayardan çıkarılması ve

h) Muhasebenin bilgisayarda tutulması.

6. Laboratuar, röntgen, ultrason, bilgisayarlı tomografi, patoloji, EKG, solunum fonksiyon testi, endoskopi, epikriz, anestezi ve ameliyat raporlarının, hasta tedavi protokollerinin ve doktor isteklerinin bilgisayardan çıkarılması, ve bu rapor ve bilgilere istenildiği anda bilgisayardan erişilebilmesi.

7. Hastane doktor ve sağlık personelinin sicil kayıtlarının ve bordrolarının bilgisayarda takibi.

8. Hastane kütüphanesi kayıtlarının bilgisayara girilmesi ve bu sayede hastane personeline ve çevredeki diğer sağlık personellerine daha iyi hizmet verilmesi.

9. Bilgisayara girilen tüm bilgilerden taydalanılarak hem idari hem hastalıklarla ilgili konularda sağlıklı ve istatistiki bilgi üretilmesi. Bu bilgilerle istatistiki bilimsel araştırma yapma imkanlarının sağlanması.

10. Hastanede yapılan işlemler hakkında detaylı raporların alınabilmesi.

11. Sağlık Bakanlığının belli aralıklarla istediği istatistiki bilgilerin bilgisayar vasıtası ile sıhhatli bir şekilde verilebilmesi. Bu yazımızda aşağıda gereç ve yöntem bölümünde

detaylı biligi verilen devlet hastanelerindeki komple bilgisayar otomasyon sistemi çalışmaları anlatılmıştır.

GEREÇ VE YÖNTEM

Aydın Devlet Hastanesi Otomasyon Sistemi 1 adet IBM RISC/6000 Model 380 minicomputer ve 50 terminal ve 13 yazıcıdan meydana gelmektedir. Ana sistemin 64 MB memory ve 9 GB disk kapasitesi mevcuttur. İşletim sistemi AIX (IBM Unix) dir. Terminal ve yazıcılar R5232 kablolama ile ana makineye bağlanmıştır. Muhasebede ayrıca 3 adet per-. sonel computer novell network ile birbirine bağlı şekilde muhasebe programları için kurulmuştur.

Şişli Devlet Hastanesi Otomasyon Sistemi t adet IBM RISC/6000 J30 model ve 82 terminal ve 16 adet yazıcıdan meydana gelmektedir. Ana sistemin 64 MB memory ve 8 MB hard disk kapasitesi mevcuttur. Işletim sistemi AIX(IBM Unix) dir. Terminal ve yazıcılar R5232 kablolama ile ana makineye bağlanmıştır. Muhasebe programı için 1 adet personel computer muhasebede çalışmaktadır.

Hastane Otomasyon programı C ve COBOL programlama dilleri kullanılarak geliştirilmiştir.

HASTANEDE İŞ AKIŞI

Hastanenin iş akışı ve bilgisayarın bu akış içindeki yeri aşağıda detaylı olarak açıklanmaktadır:

1. Hasta ilk defa danışmaya baş vurduğunda kendisine duruma göre ya randevu verilmekte ya da hemen aynı gün muayeneye alınmaktadır. Randevu bilgisayarda verilmekte ve bir etiket çıkartılarak hastanıntanıtma kartının arkasına yapıştırılmaktadır. Bu etikete hastanın adı, soyadı, protokol no su, randevu günü ve saati~ doktoru, ücret durumu, ücretsiz ise kurumun adı yazılmaktadır. Bu bilgiler biigisayar hafızasında olduğu için doktorların günlük olarak hangi hastalara bakacağının listesi hazırlanmakta, bu sayede hastaları telefonla arayarak randevuları hatırlatılabilmekte ve hasta randevuya gelmeden evvel hastanın dosyası arşivden çıkarılarak hazır edilmektedir. Ayrıca doktorların hasta muayeneleri ile ilgili istatistiki bilgiler de çıkarılabilmektedir.

2. 0 gün muayeneye alınan hastalara bir hasta genel bilgi formu verilmekte ve hastaya bu formun doldurulmasında yardımcı olunmaktadır. Bu formda, hastanın nüfus kağıdındaki bilgiler, evraklı hastaların sevk kağıtlarındaki bilgiler ve telefon numaraları, hangi birimde ve hangi doktor tarafından muayene olacaklarını içeren bilgiler doldurulmaktadır.

3. Ücretli hastalar orada bulunan vezneye gerekli ücreti yatırarak, evıaklı hastalar danışmanın yanındaki fotokopi servisinde evraklarının bir kopyasını yaptırdıktan sonra bu evrakları danışmaya vererek poliklinikte ilgili doktorun odasına muayene için gitmektedirler.

4. Doldurulan evrak danışmanın yanındaki bilgi işlem hasta kayıt bölümüne verilmekte ve burada aşağıdaki işlemler 2.5 (iki buçuk) dakikalık bir süre içinde yapılan işlemler aşağıdaki gibidir.

a) Hasta bilgi formundaki bilgilerin bilgisayara kayıt edilmesi (şayet hasta yatacak ise, alınan depositin miktarı ve makbuz numarası da bilgisayara kaydedilmektedir).

b) Girilen hasta bilgi formunun bilgisayar yazıcısından çıkarılması.

c) Yatan hasta karantina kağıdının bilgisayar yazıcısından çıkarılması.

d) Yatan hasta için hasta adı, soyadı, protokol numarası ve masrafların kontrol edilmek amacı ile yazılacağı masraf kağıdının bilgisayar yazıcısından çıkarılması ve gerekli kısımlarının hastaya imzalatılması.

e) Bilgisayardan çıkan bu formların hastanın dosyasına konulup ilgili personel tarafından hastanın muayene olacağı doktorun polikliniğine veya hasta yatacak ise ilgili servise götürülmesi.

5. Hasta doktor tarafından muayene olduktan sonra, gerekli tetkikleri (laboratuar, radyoloji, patoloji, E.k.G, konsültasyon v.b. gibi) poliklinik odalarındaki bilgisayara kaydedilerek hasta ilgili birime gönderilmektedir.

6. Hasta ücretli ise, gittiği her birimdeki bilgi işlem bölümünde o işlemin kaydı yapılmakta ve ücreti hemen bilgisayara kaydedilmektedir.

7. Laboratuar neticesi yine aynı şekilde ilgili laboratuardaki bilgisayarlardan kaydedilmektedir.

8. Hasta neticesini almaya geldiğinde hastaya protokol numarası sorularak laboratuar, röntgen vs neticeleri bilgisayardan süratle verilmektedir. Şayet hasta protokol numarasının yazılı olduğu ve kendine daha önce verilmiş bulunan kartını kaybetti ise kendisine gerekli bilgiler (adı soyadı gibi) sorularak pr~tokol numarası kolaylıkla bulunabilmektedir.

9. Evraklı hastalar için yukarıdaki işlerr~ler ücret istenmeksizin yapılmaktadır. Hasta çıkışında reçetesini mühürletmek üzere tekrar dariışmaya gittiğinde hasta sevk kağıdının bir kopyası alınır. 0 gün toplanan sevk kağıtları bilgi işleme getirilerek bu hastalara ait faturalar o gün çıkarılıp gerekli fatura icmal listesinin eklenmesi ile derhal kuruma gönderilmektedir.

10. Yatan hastalara ait olan işlemler her birimdeki bilgisayarlara anında kaydedilmekte ve istenilen bilgilere (laboratuar sonuçları gibi) her serviste bulunan bilgisayarlar vasıtasıyla kolaylıkla erişilebilmektedir.

11. Yatan hastaların taburcu olacağı zaman gerekli bilgiler ve hastalık kodları dahili servisteki ilgili hemşire ve doktorlar tarafından oradaki bilgisayadara kaydedilmekte ve rapor hastanın çıkışlarının yapıldığı bilgi işlem merkezinden otomatik olarak çıkmaktadır.

12. Yine aynı şekilde hasta ücretli ise masrafı anında çıkarılmakta, alınan ücret de hemen bilgisayarlara kaydedilerek hastanın çıkış işlemleri süratle bitirilmektedir.

13. Yatan hastanın çıkışı yapılıp faturası çıkarıldığında veyapoliklinikhastalarının evraklarının geçerliliği (20 gün) bitiminde faturası çıkarıldığı anda, bilgisayarda hasta dosyasına konulan bir blokaj kayıdı ile hastaya başka bir işlemin yapılması veya eczaneden ilaç verilmesi önlenmektedir.

Hasta tekrar gelişinde yeni bir sevk getirerek veya yeni deposito yatırarak bu blokajı kaldırabilmektedir. Bu sistem sayesinde kaçak tetkik ve tedavi ile eczaneden ilaç kaçışı

en az düzeye indirilerek hastane gelirieri önemli oranda artmaktadır.

LABORATUARDA YAPILAN İŞLEMLER

Laboratuarda bilgisayar kullanımının şekli ve getirdiği yararlar aşağıda özetlenmiştir:

1. Polikliniklerdeki veya servislerdeki bilgisayar kullanılarak hastaya hangi testlerin yapılacağı bilgisayara kaydedilmektedir.

2. Poliklinik hastası merkez laboratuarına geldiğinde kendisi için daha önceden girilmiş laboratuar tetkik isteklerinin listesi iki nüsha halinde çıkarılmaktadır. Hasta ücretli ise listede belirtilen tetkik ücretini vezneye ödediği anda bu para alındısı hemen bilgisayara kaydedilmektedir. Hasta evraklı ise sevk kağıdı bilgisayardaki bilgilerle karşılaştırılarak kontrol edilmektedir. Bu kontrolden sonra hasta numune alınma odasına gönderilmektedir.

Numune odasında tetkik listesine göre gerekli numune alınmakta ve numune alma odasındaki bilgisayardan yeterli miktarda isim etiketi çıkarılarak numunelerin bulunduğu tüp ve şişelere yapıştırılmaktadır.

Hasta adı, soyadı, protokol nosu, tarih, saat, yapılacak testlerin yazılı olduğu bu etiketler sayesinde numune kaybolma veya karıştırma ihtimali önlenmiş olmaktadır. Daha sonra hastanın eline verilen listede test sonuçlarının ne zaman verileceği belirtilmektedir. Yatan hastalar için tetkik istekleri servislerdeki bilgisayara kaydedilmekte, daha sonra numune odasındaki bilgisayara numunelerin alındığına dair bir kayıt düşülmektedir.

3. Belli saatlerde her laboratuarda yapılacak testlerin listesi ve bu testlerin yapılacağı hastaların adları planlamaya yardımcı olmak üzere bilgisayardan alınabilmektedir.

4. Tüm laboratuar testleri merkezi laboratuar neticesi adı altında bir programla bilgisayara kaydedilmektedir. Girilen her laboratuar neticesi bilgisayarda ilgili uzman doktor tarafından kontrol edilmekte ve doğruluğu bu uzman tarafından bilgisayarda onaylanmaktadır. Şayet laboratuar neticesinde bir tutarsızlık var ise neticeler kontrol edilirken hastanın daha evvelki laboratuar neticeleri bilgisayar ekranına çağırılabilmekte ve mukayeseli bir kontrol imkanı sağlanabilmektedir. Bu kontrol sonucu gerekiyorsa yeniden tetkik istenebilmektedir.

5. Hasta geldiğinde bilgisayara kaydedilen neticeler bilgisayardan hastanın protokol numarası girilerek anında verilebilmektedir.

6. Laboratuar neticeleri laboratuardaki bilgisayara girildikten sonra senıislerdeki bilgisayarlar vasıtasıyla kolaylıkla incelenebilmektedir.

7. Laboratuar neticelerinin masrafları o teste ait numune kabul edilirken otomatikman fatura hesabına geçirilmektedir. Bu sayede unutulmaktan veya suistimalden dolayı olabilecek gelir kaybı önlenmektedir.

8. Bir testin neticesini girmek için toplam 3 saniye harcanmaktadır.

9. Bir hastaya ait tüm laboratuar neticelerinin verilmesi toplam 5 saniye almaktadır.

10. Şayet hasta verilen neticeyi kaybederse o hastaya ait bilgilerin bilgisayarın arşivinden alınıp tekrar hastaya verilmesi yine 5 saniye içerisinde gerçekleşmektedir.

11. İstendiği anda o gün girilen test sonuçları birimlere göre sınıflandırılarak kontrol edilmektedir.

Girilen tüm neticelerden faydalanılarak aşağıdaki bilgiler bilgisayardan elde edilebilmektedir:
 

A. Bir testin kimlere yapıldığı ve neticeleri.
B. Bir laboratuarda belli süre içinde yapılan testler ve sonuçları.
C. Belli bir bulunan değer ile bir testin kimlere yapıldığı.
D. Bir hastanın yapılan tüm test sonuçları.
E. Belli tarihlerde yapılan testler ve sonuçları.
F. Hangi birimlerin hastalarından hangi testleri istedikleri.
G. Hangi doktorların hastalarından hangi testleri istedikleri.
L.Birimlerin belli bir tarihteki tüm hastaların laboratuar neticeleri.
M. Doktorların tüm hastalarının laboratuar neticeleri. N. Doktorların belli hastalarının laboratuar neticeleri.
0. Doktorların belli tarihlerdeki hastalarının laboratuar neticeleri.
P. Her laboratuarın yaptığı testler ve bu testlerden elde edilen ücretli ve evraklı hasta gelirleri toplamları.

ECZANEDE YAPILAN İŞLEMLER

Eczanede bilgisayar kullanımının şekli ve getirdiği yararlar aşağıda özetlenmiştir:

1. Servislerdeki bilgisayara hasta için hangi ilaç ve tıbbi malzemenin istendiği kaydedilmektedir.

2. Eczanedeki bilgisayardan o gün hastalar için istenen ilaçların listesi alınabilmektedir.

3. İstenirse belli ilaçların verileceği hasta listeleri çıkarılabilmektedir.

4. Verilen ilaçlara ait bilgiler eczanedeki bilgisayara anında kaydedilmektedir.

5. Bir ilacın ve masratının kaydı için toplam 3 saniye harcanmaktadır.

Girilen tüm bilgilerden faydalanılarak eczane için aşağıdaki bilgiler bilgisayardan elde edilebilmektedir:
 

A. Bir ilacın kimlere verildiği.
B. Bir birimdeki hastalara belli süre içinde vedlen ilaçlar.
C. Bir hastaya verilen tüm ilaçların listesi (veya belli süre içinde).
D. Belli tarihlerde verilen ilaçların listesi.
E. Hangi birimlerin hastalarına hangi ilaçların verildiği.
F. Hangi doktorların hastalarına hangi ilaçların verildiği
G. Birimlerin belli bir tarihteki tüm hastalarına verdiği ilaçlar.
H. Doktorların belli hastalarına hangi ilaçların verildiği.
I. Hangi ilaçların ne zaman hangi fatura ve fiyatla geldiği.
J. İlaç firmalarına olan borçlar ve hesap durumları.
K. İlaç fiyatlarının değişiminin anında programda yapılması.
L. Vadesi dolan ilaçların listesinin çıkarılması.
M. Minimum miktar veya altına düşmüş ilaç ve malzeme listesinin çıkarılması.
N. Eczaneden birimlere verilen ilaç ve malzemenin listesinin çıkarılması.
0. Her ay eczaneden hastalara verilen tüm ilaçların listesinin çıkarılması.
P. Her ay eczaneden hastalara verilen tüm ilaçların listesinin çıkarılması.

Ayrıca eczanedeki ilaçların stok kontrolu da bilgisayar vasıtası ile yapılabilmektedir.

RADYOLOJİDE VAPILAN İŞLEMLER

Radyolojide bilgisayar kullanımının şekli ve getirdiği yararlar aşağıda özetlenmiştir:

1. Poliklinik hastaları için, radyolojide yapılacak işlemleri belirten radyoloji istek belgesi servisteki bilgisayarlardan girilmektedir.

2. Radyolojide yapılan işlemin neticesi radyolojideki bilgisayara girilmektedir.

3. Radyolojide yapılan tüm işlemlerin (ultrason, bilgisayarlı tomografi ve röntgen) masrafları da bilgisayara girilmektedir.

4. Poliklinik veya yatan hastaların röntgen, ultrason ve bilgisayarlı tomografi raporları hastanın protokol numarası sorularak bilgisayardan verilmektedir.

5. Yatan hastaların neticeleri servislerdeki bilgisayarlardan alınabilmektedir.

6. Radyoloji servisinin randevuları bilgisayarda takip edilebilmektedir. Laboratuarla ilgili elde edilen bilgilerin benzerleri, girilen tüm raporlardan faydalanılarak radyoloji için de bilgisayardan elde edilebilmektedir.

SERVİSLERDE YAPILAN İŞLEMLER

Servislerde bilgisayar kullanımının şekli ve getirdiği yararlar aşağıda özetlenmiştir:

1. Laboratuar ve diğer birimlerle olan tüm işlemler servislerdeki bilgisayarlar vasıtasıyla yürütülmektedir.

2. Yapılan herhangi bir masraf anında servisteki bilgisayarlar vasıtasıyla hafızaya kaydolmakta ve böylelikle hastanın hesap durumu devamlı güncel tutulmaktadır.

3. Hastanın servise girişinde ve çıkışında hastaya ait dolması gereken bilgiler burada hafızaya anında kaydedilmekte ve hastanın çıkışında raporlar da yine bilgisayarlar vasıtasıyla yazılmaktadır.

4. Hastalık çıkışları SNOMED (Systematized Nomenclature of Medicine) kodlama sistemi. Kullanılarak hastarıın taburcu olması sırasında hafızaya kaydolduğu için istatistik için kullanılıcak olan bu bilgiler çok daha güvenilir olmaktadır.

5. Hastaya ait tüm bilgiler serviste her an güncel tutulduğu için hasta çıkışı süratle yapılmaktadır. Hastanın raporu otomatikman döner sermayede bulunan yazıcıdan çıktığı için döner sermaye o an hangi hastanın işlemlerinin yapıldığını derhai bilebilmektedir.

6.Hastanın/servisten dönersermayeye gelene kadar5 saniye içerisinde) faturası çıkartılıp ücretli hasta ise hemen parası alınmakta, evraklı hasta ise faturası o gün sonunda hazırlanarak kurumuna gönderilmektedir.

7. Hastaya ait doktor istek, epikriz ve ameliyat notları da hasta henüz servise yatarken bilgisayar hafızasına kaydedilmeye başlanmakta ve hastalığın seyri esnasında bu epikriz güncelleştirilmektedir. Ameliyat raporu da hasta servise çıkarılır çıkarılmaz seıvis sekreteri veya bizzat ameliyatta bulunan asistan doktor tarafından yazılmaktadır. Bu sayede hastanın taburcu olduğu anda bilgisayar hafızasında bulunan bitmiş rapor (ameliyat raporu ve epikriz) kağıda basılarak veıilebilmektedir. Ayrıca devamlı hafızada tutulan bu bilgilere her an erişmek mümkün olmaktadır.

8. Kanserli hastaların tedavisinde yine daha önce hatızaya kaydolmuş protokollere bakılarak hastaların daha etkin bir şekilde tedavisi yapılabilmektedir.

9. Odalarda hangi hastaların kaldığı ve servisteki boş yatak durumu gibi bilgiler günlük olarak alınabilmektedir.

DÖNER SERMAYEDE YAPILAN İŞLEMLER

Döner Sermaye idaresinde bilgisayar kullanımının şekli ve getirdiği yararlar aşağıda özetlenmi$tir:

1. Hastaların çıkışında, hasta döner sermayeye geldiği anda faturasını hazır bulmaktadır.

2. Evraklı hastalar için kurumlara gönderilecek faturalar ve bunların icmali gün sonunda bilgisayardan çıkarılmakta ve bu evraklar gecikmeksizin kurumlara gönderilebilmektedir.

3. Kurumlar0dan ve ücretli hastalardan tahsil edilen paralar bilgisayara işlenmektedir.

4. İstendiği anda kurumların ve ücretli hastalar ile tüm diğer hastaların hesap durumları çıkarılabilmektedir.

5. Banka hesabı, kasa hesabı ve benzeri hesaplar bilgisayarda tutulmakta ve hesap durumları istendiği anda bilgisayardan alınabilmektedir.

6. Malzeme alınan firmalara yapılan ödemeler ve firmalardan alınan faturalar bilgisayara kaydedilmekte ve bu firmaların hesabı tutulmaktadır.

Girilen tüm bilgilerden faydalanılarak döner sermaye için aşağıdaki bilgiler bilgisayardan elde edilebilmektedir:

A. Bir fatura numarası ile gelen malzemelerin listesi.
B. Belli tarihte fatura karşılığı gelen malzemelerin listesi
C. Hangi malzemelerin hangi birime verildiği.
D. Hangi malzemenin kimlere verildiği.
E. Belirli demirbaş numarası ile verilen malzemelerin hangi birimlere ve kimlere verildiğinin listesi.
F. Ayniyat alındı listesi.
G. Her birimin aylık veya yıilık olarak:

a) Yatan ve poliklinik ücretli hastalar için ne kadar gelir elde ettiği
b) Yatan ve poliklinik evraklı hastalar için ne kadar fatura gönderdiği.
c) Bu gelir ve çıkan faturaların birimdeki doktorlara göre dağılımı

H. Bir birimde yatan veya poliklinikte tedavi olan hastalardan elde edilen gelirlerde veya evıaklı laturalarında:

a) 0 birimde yapılan işlemlerin katkısı.
b) Laboratuarların payı.
c) Radyoloji ve diğer birimlerin payı.
d) Eczanenin payı.
e) Hemşirelik hizmetlerinin payı.
f) Oda ücretlerinin payı.
g) Oksijen tedavisi gibi işlemlerin payı

da belirlenerek o birimin hastanedeki net katkısı elde edilmektedir.

1. Bir birimin net katkısının dökümünde

a) 0 birimde bir işlemin (örneğin ameliyat) ne kadar yapıldığı,
b) 0 işlemin ne kadarının evraklı, ne kadarının ücretli hastaya yapıldığı,
c) Ay veya yıl bazında evraklı ve ücretli hastaların işlemlerinin TL tutarı,
d) 0 birimdeki her öğretim elemanının yaptığı işlemler sonucunda hastanenin evraklı veya ücretli olarak elde ettiği gelir (doktorun hastane gelirlerine katkısı).
e) Her öğretim elemanının hastaların arzusu üzerine ne kadar özel ameliyat yaptığı (farklı ücrete tabii) ve bunların dökümlü tutarları.

 

HASTA ARŞİVİ

Hastalarla ilgili tutulan kayıtlardan aşağıdaki bilgiler elde edilebilmektedir:

1. Belli isim veya ismin baş harfinde olan hastaların listesi.

2. Ad, soyad veya diğer bilgilerden yararlanılarak hastanın bulunması.

3. Belirli tarihler arasında başvuran hastaların erkek-kadın, evraklı-ücretli, yatan-poliklinik gibi sınıflandırılmış listesi.

4. Bir birime belirli tarihlerde gelen hastaların muayene

eden doktora göre, geldiği kuruma göre vb. sınıflandırılmış listesi.

5. Doktorların muayene ettikleri hastaların listesi. 6. Doktorların koydukları teşhislerin listesi.

7. Belli hastalıkta teşhis konulan hastaların listesi.

8. Sağlık bakanlığının istemiş olduğu istatistik bilgisini istendiği anda çıkarılması.

9. Belli kurumlardan gelen hastaların listesinin çıkarılması.

10. Belli bir kan grubunda olan hastaların listesinin çıkarılması.

11. Belli bir çıkış şekli ile hastaneden ayrılan (ölen taburcu olan, başka hastaneye transfer olan v.b.) hastaların listesinin çıkarılması.

12. Hastaların :

A. Cinsiyet
B. Doğum yeri
C. Doğum yılı
D. Doğum tarihi
E. Yaşadığı yer
F. Medeni durumu
G. Meslek
L. Kadro derecesi
M. Memur sicil numarası
N. Emekli sicil numarası
O. Sigorta sicil numarası
P. Emekli cüzdan numarası

na göre listelerinin çıkarılması.

PERSONEL İŞLERİ

Personel bölümünde aşağıdaki işlemler bilgisayar yardımı ile yapılmaktadır:

1. Maaş bordrosunun hazırlanması ve bununla ilgili diğer işlemler.

2. Personele ait bilgilerin girilmesi ve istendiğinde çıkarılması..

3. Belli bir bilgisi aranan personelin listesinin çıkarılması.

A. Belli sınıftaki işçilerin veya memurları listesinin çıkartılması.
B. Öğretim elemanlarının döner sermaye katkı paylarının bordrosunun çıkarılması.
C. Belli kadro derecesindeki işçiledn veya memurların listesinin çıkartılması.
D.Belli ayakkabı numarası v.b.

bilgilerin istendiğinde bu özellikte olan personelin listesinin çıkartılması.

KÜTÜPHANE

Hastane kütüphanesinde aşağıdaki işlemler için bilgisayardan faydalanılmaktadır:

1. Kitap ve dergiledn ve içindekilerin konu kodlarının bilgisayara kaydı.

2. Ktap ve dergilerin konu kodlarına göre bilgisayarda aranması.

3. Kitap ve dergilerin kimlere verildiğinin bilgisinin girilmesi ve arandığında tespit edilebilmesi.

4. Index medicus (MEDLINE) araştırması (Literatürtaranması).

TARTIŞMA

Bilgisayar sisteminin kurulmasından sonra hastane gelirlerinde büyük artışlar olmakta, bunun yanında masrafizr ve aşağıda belirtilen faydalar sağlanmaktadır.

1. Bütün masrafların, her birimde olduğu anda girilmesi sayesinde unutulmaktan veya kayıtların kaybolmasından dolayı olabilecek gelir kaybı önlenmektedir.

2. Döner sermayede faturalama sorunu ortadan kalkmaktadır. Çıkan her hastanın faturası ya hemen tahsil edilmekte veya o gün içerisinde ilgili kurumuna gönderilerek paranın tahsilat süresi çok kısaltılmaktadır.

3. Bilgisayar sisteminden evvel, hastanın taburcu olmasından hastanın ilgili kuruma faturanın gönderilmesi arasında geçen 6-9 aylık sürenin kısalması sayesinde hastane gelirlerinde enflasyona karşı değer kaybı önlenmektedir (bugünkü şartlar altında %60-%85 arasında enflasyondan dolayı bir değer kaybının önlenmesi). Sadece bu değer kaybının önlenmesi bilgisayar sistemi maliyetinin kısa bir zamanda amorti etmesine imkan tanımaktadır.

4. Hastanede kullanılan ilaç ve malzemelerin bilgisayarda takibi ve kontrolü sayesinde olabilecek kaçaklar önlenmekte ve genei olarak masraflarda büyük bir azalma olmaktadır

5. Birimlerin gelir ve giderleri hakkında devamlı olarak bilgi verilmesi sayesinde birimlerin daha verimli çalışması sağlanmaktadır.

Hastanenin kaydedilmeyen gelirlerinden dolayı olan gelir kaybının önlenmesi, masraflarının azalması ve tahsilatının hızlanması sayesinde kurulacak bilgisayar sistemi geçmiş tecrübelerimizde tanık olduğumuz şekilde birkaç ay içinde maliyetinin çok üstünde bir gelir sağlamaktadır.

Şişli Devlet Hastanesi kurulan otomasyon sistemi sayesinde bugün geliri 20 kat artmış durumdadır. Günlük geliri ve gideri anında bilindiği gibi aylık gelir ve giderleri en ince detayına kadar bilinmektedir. Dolayısıyla her birimin performansı ölçülebilmekte, gerek yeni alet alınımı gerekse döner sermayeden personele yapılacak olan ödemelerde bu bilgiler esas alındığı için şimdi tüm birimler yaptıkları işlemleri nasıl daha çabuk ve kaybolmadan bilgisayara kaydedebiliriz diye olanakları araştırmaktadır.

Örneğin servisinde hat çekili olduğu halde kendisine ekran verilemeyen bir servis bağış yolu ile hemen bir ekran edinip servisteki bilgisayar hattına bağlatmaya çalışmakta dolayısıyla tüm kaçak ve masrafların kaydının unutulmaktan kaynaklanabilecek hatalar dolaysıyla meydana gelecek gelir kaybının önüne geçilmiş olunmaktadır.

Yine aynı örneği Aydın Devlet Hastanesi'nden verecek olursak sistemin çalışmaya başladığı ilk ayda yalnızca evraklı hastalar için çıkarılıp gönderilen fatura miktarı hastanenin geçtiğimiz tüm yıla ait gelir toplamına eşit olmuştur.

Yukarıda verilen örnek ve uygulamalardan da görülebileceği gibi günümüzün modern hastanelerinde bilgisayar kullanımı kaçınılmaz bir hale gelmiştir. Bu gerçeğin bilincinde olarak. teknolojinin ve tıp ilminin yeniliklerini devamlı olarak takip etmek zorunda olan doktorlarımız ve hastane yöneticilerimiz artık hastanelerini bilgisayarla çalışır hale getirmelidirler. #

  KAYNAKLAR ..

1. Aller RD:
Maintaing the quality of laboratory services in a cost containment environment.
Clin Lab Med 5:623-634, 1985.
 

2. Altshuler CH:
Use of comprehensive laboratory data as management tool.
Clin Lab Med 5:673-fi95, 1985.
 

3. Bamett G0, Jenders RA; Chueh'ı HC:
The computer-based clinical record - Where do we stand ?.
Annals of Internal Medicine 119(10) : 1046-1048, 1993.
 

4. EI-Gamal SS. Ghoneim MA:
A specialized hospital intormation Systems.
Med. Inform. 12 (3) 203-215, 1987.
 

5. EI-Gamal SS:
A computer based clinical intormation System.
Method ot Information in Medicine. 26:189-194, 1987.
 

6. Fdedman BA:
The potential role of physicians in management of hospital information Systems.
Clin Lab Med 10239-250. 1990.
 

7. Friedman BA, Dieterle RC
Integrating information systems in hospitals. Bringing the outide inside
Arch Pathol Lab Med 114:13-16, 1990.
 

8. Friedman BA, Martin JB:
The physician as a focus of authorty, responsibility, and operational control of medical : systems.
J. Med Syst 12:389396, 1990.
 

9. Korpman RA:
Helath Care Information Systems: Patient-Centered Integration Is the Key.
Clin Lab Med 11(1) 220-226, 1991.
 

10.  Kun KC, Watanabe R, Kaihara S:
Hospital Information Systems in Japan.
Methods ot Information in Medicine. 25:4-14, 1906.
 

11.  Lelliott P:
Making clinical informatics work.
BMd 308:802-803, 1994.
 

12.  OZ HH. :
Hastanelerde bilgisayar kullanımı.
Tıpta Bilgisayar Kullanımı Simpozyumu III. Bildirileri.
Marmara Üniversilesi Hastanesi Altunizade-İstanbul. s:1-12, 28/29 Eylül 1989.
 

13. OZ HH, Taga Y. :
Marmara Üniversitesi Hastanesi Bilgisayar Sisteminin Gelişimi.
Tıpta Bilgisayar Kullanımı Simpozyumu III. bildirileri. s:14-29, 28-29 Eylül 1989.
 

14. OZ HH.
Hastanelerde Bilgisayar Kullanımı.
Çağdaş Büro Dergisi. S:264-270, Ekim 1989.
 

15. Reiser SJ. :
The clinical record in medicine. Part 2: Reforming content and purpose.
Ann Intern Med 114(it):980-5. 1991.

16. Shonlifle EH:                                                                                                                     Medical informatics: An emerging academic discipline and instutional priority. JAMA 263:1114-1120, 1990.

17. Scherrer dR:
The expected usefulness of the hospital information system to come.
Methods of Information in Medicine. 27:51-52, 1988.

18. Tozun N, Oz HH, Tankurt E, Kalaycı C:
Gastroloji ve Endoskopide Bilgisayar Kullanımı.
Tıpta Bilgisayar Kullanımı Simpozyumu III. bildirileri.
Marmara Üniversitesi Hastanesı. S:117-123, 28-29 EyIGI 1989.
 

19. Waylt JC:
Hospital information management: the need for clinical leadership.
BMJ 311:175-1 B0. 1995.

20. Weber D, SchubiAer G:                                                                                                     Electronic clinical data systems.                                                                                               Lancet 345:454-455, 1995.

21. Waytt JC:
Clinical data systems, part 1: Data and medical records.
Lancet 344:1543-1547, 1994.

22.  Waytt JC:
CliniCal data Systems, part 2: Components and techniqueS.
Lancet 344 1609-1614, 1994.

23. Waytt JC:                                                                                                                                Clinical data systems, part 3: Development and evaluation.                                                    Lancet 344: 1682-1688, 1994.

24. Weiled M:
Implementing Information Systems.
Clin Lab Med 11[1):41-52, 1991.

25. Whiting-O Keffe QT, Simborg DW, Epstein WV, et al:                                                              A computerized summary medical record can provide more intormation than the standard medical record                                                                                                                           JAMA 254:1105-1192, 1985.