HASTANE BİLGİ SİSTEMLERİ ALIMI
ÇERÇEVE İLKELERİ
Özet : T.C. Sağlık Bakanlığı
Devlet Hastanelerinin Hastane Bilgi Sistemi (HBS) alımları için hazırlanmış olan bu
doküman, yazılım, teknolojik altyapı ve diğer gerekler için bir çerçeve çizmekte
ve konuyla ilgili teknik önerileri kapsamaktadır.
Hedef: Bu dokümanın hedeflediği
personel:
Proje Yöneticileri
Hastane Yöneticileri
Hastane Bilgi Sistemi satınalımında
görev alacak devlet hastanesi personeli
Tedavi Hizmetleri Genel Müdürlüğü
Personeli
Doküman Sürümü: 1.1
Doküman No: REF/SES/I-05/096V1.1
Tarih: 08/09/98
Durum : Onaylı
T.C.
Sağlık Bakanlığı
Sağlık Projesi Genel Koordinatörlüğü
1. GİRİŞ
1.1 AMAÇ VE KAPSAM
1.2 TANIMLAR, KISAADLAR VE KISALTMALAR
2. HASTANE BİLGİ SİSTEMİ (HBS) ALIMI İÇİN GENEL
KOŞUL VE ÖNERİLER
3. HASTANE BİLGİ SİSTEMİ (HBS) YAZILIM GEREKLERİ
3.1 GENEL GEREKLER
3.2 KULLANICI ARAYÜZÜ GEREKLERİ
3.3 İŞLEVSEL GEREKLER
3.3.1 Hasta Kayıt/Kabul ve Danışma Modülü
3.3.2 Ayakta Tedavi Gören Hasta (Poliklinik) Modülü
3.3.3 Yatan Hasta Modülü
3.3.4 Laboratuvar Modülü
3.3.5 Radyoloji Modülü
3.3.6 Ameliyathane Modülü
3.3.7 Eczane Modülü
3.3.8 Depo, Ambar ve Demirbat (Ayniyat) Modülü
3.3.9 Vezne Modülü
3.3.10 Döner Sermaye, Faturalama ve Muhasebe Modülü
3.3.11 Personel ve Bordro İşlemleri Modülü
3.3.12 İstatistik Modülü
4. HASTANE BİLGİ SİSTEMİ TEKNOLOJİK ALTYAPI TEMEL
GEREKLERİ
4.1 GENEL GEREKLER
4.2 DONANIM TEKNİK GEREKLERİ
4.2.1 Birimlerarası İletişim Altyapısı Kurulması
4.2.2 Veri Güvenliği ve İşlem Sürekliliği
4.2.3 Donanım Dağılımı
5. PROJE SÜRECİ GEREKLERİ
5.1 SİSTEM VE UYARLAMA GEREKLERİ ANALİZİ
5.2 YAZILIMIN BELİRLENEN GEREKLERE GÖRE UYARLANMASI
5.3 HBS'NİN KURULMASI
5.3.1 Donanımın ve Hazır Yazılımların Kurulması
5.3.2 VTYS’nin Kurulması
5.3.3 Donanım ve VTYS Eğitimi
5.3.4 HBS Yazılımının Kurulması
5.3.5 Uyarlanan Yazılımın Onaylanması
5.3.6 Kullanıcı Eğitimi
5.3.7 Yazılımın Varolan Sistemle Birlikte
İşletilmesi ve Onaylanması
5.4 KESİN KABUL
5.5 SİSTEM DESTEK
6. EĞİTİM GEREKLERİ
7. DOKÜMANTASYON GEREKLERİ
7.1 KULLANICI DOKÜMANTASYONU
7.1.1 HBS Kullanıcı Kılavuzu
7.1.2 HBS Hata Mesajları El Kitabı
7.1.3 HBS Bakım ve İşletim El Kitabı
7.1.4 HBS Kuruluş El Kitabı
7.1.5 HBS Veri Tabanı El Kitabı
7.2 EĞİTİM EL KİTABI
8. DİĞER GEREKLER
8.1 BAKIM VE DESTEK HİZMETLERİNE İLİŞKİN TARTLAR
8.1.1 DONANIM VE HAZIR YAZILIM GARANTİSİ
8.1.2 DONANIM KAPASİTE ARTIRIMI VE GÜNCELLEŞTİRME
8.1.3 YAZILIM GARANTİSİ
8.1.4 BAKIM SÖZLEŞMESİ
8.2 DONANIMIN VE HAZIR YAZILIMIN KABULÜNE İLİŞKİN
KOŞULLAR
8.2.1 GENEL ESASLAR
8.2.2 İŞ İSTASYONLARI
8.2.3 YAZICILAR
8.2.4 MERKEZİ İŞGÖRENLER
8.2.5 İLETİŞİM ALTYAPISI
8.2.6 ÇOK KULLANICILI İŞLETİM SİSTEMİ
8.2.7 TEK KULLANICILI İŞLETİM SİSTEMİ (Eğer Satın
alınıyorsa)
8.2.8 OFİS OTOMASYON PAKETİ (Eğer Satın alınıyorsa)
8.2.9 VTYS
8.3 YAZILIM LİSANS VE KULLANIM HAKLARI
EKLER
EK-1 Nitelik Güvencesi Kılavuzları, Sistem
veUyarlama Gerekleri Raporu
EK-2 Nitelik Güvencesi Kılavuzları,Genel
Dokümantasyon
TABLOLAR
Tablo 1- Eğitim Süreci ve Hedef Kitle
42
-
- GİRİŞ
- AMAÇ VE KAPSAM
Hastanelerde sunulan sağlık
hizmetinin en iyi şekilde verilebilmesi, gelir ve giderlerin izlenebilmesi, gelir
kaçaklarının önlenmesi, kaynakların doğru yönlendirilmesi, hastane yönetimine
stratejik kararlar vermek üzere bilgi sağlanması amaçlarıyla hastanelerde bilgi
sistemlerinin kurulmasına ihtiyaç vardır.
Hastane Bilgi Sistemi yazılım, donanım
ve gerekli iletişim altyapısından oluşur. Bu parçalar birlikte düşünülmeli ve
bütünleşik bir şekilde yapılandırılmalıdır. İdeal bir bilgi sistemi kullanıcı
gereklerini karşılayan, kolay kullanılabilir, etkin, güvenilir, kolay güncellenebilir
ve modüler bir yapıda olmalıdır. Bu özelliklerin sağlanması da büyük ölçüde
sistemin geliştirilmesi ve kurulması sırasında izlenen yöntem ve ilkelere
bağlıdır. Sonuç olarak Hastane Bilgi Sistemi satınalımındaki adımlar, ihale teknik
şartlarının hazırlanması ve sözleşme yönetimi özenle ele alınmalıdır.
Günümüzde Hastane Bilgi Sistemleri
paketleri, yaygın kullanım alanı bulmaktadır. Her bir hastane için bilgi sisteminin
ve bunun donanım/yazılım altyapısının yeniden tasarlanarak geliştirilmesi yerine,
işlevsel bakımdan büyük benzerlik gösteren birçok hastanede uygulanabilen paketler,
çok sayıda uygulamanın olanak sağladığı değerlendirme ve mükemmelleştirme
çalışmalarının da etkisiyle kısa zamanda etkin ve verimli biçimde kullanıma
girebilmektedir. Hastane Bilgi Sistemlerinde, özgün sistem geliştirme yerine paket
uygulamasının yeğlenmesi ile, benzer uygulamalarda edinilmiş deneyimden ve dünya
çapında gelişmiş ve rekabetçi pazar olanaklarının sağladığı yüksek
başarım/fiyat oranlarından yararlanılmş olmaktadır. Ancak, farklı hastaneler
arasında büyük ölçüde benzerlikler olmakla birlikte, bir yandan uzmanlık ve hizmet
alanlarının farklılığı, diğer yandan her bir kurumun farklı çap ve kapasitede
oluşu, ve diğer bir yandan da her kurumun elindeki insangücü kaynağının nitelik ve
nicelik farkı nedeniyle satınalınan HBS paketinin mutlaka belli bir uyarlama
sürecinden geçmesi gerekmektedir.
Bu doküman, hastane bilgi sistemleri
satınalımı için bir şartname değildir; şartname hazırlığında gözönüne
alınacak birtakım önerileri içermekte, yukarıda değinilen yöntem ve ilkeler için
bir çerçeve çizmektedir. Çeşitli aşamalarda yenilenecektir. Kılavuz niteliği
taşımanın yanısıra, yazılım ve donanım temel gereklerini, satınalma, uyarlama,
eğitim ve kullanım desteği gibi proje süreci adımlarını, dokümantasyon, eğitim
gereklerini, bakım, garanti, lisans ve kullanım haklarını, muayene ve kabul
şartlarını kapsamaktadır.
- TANIMLAR, KISAADLAR VE KISALTMALAR
|
|
Hastane
Bilgi Sistemi Satınalacak Devlet Hastanesi |
|
|
Hastanedeki
masraflarının tümünü kendi parasıyla ödeyen hasta |
|
|
Tedavi
giderleri devlet, kamu iktisadi teşekkülleri, bankalar, Sosyal Sigortalar Kurumu, Emekli
Sandığı ve özel sigorta şirketlerinden biri tarafından karşılanan ya da yeşil
karta sahip hasta |
|
|
Hastane
Bilgi Sistemi |
|
|
Elektrik ve
Elektronik Mühendisleri Enstitüsü |
|
|
Uluslararası
Hastalık Sınıflandırması (UHS) |
|
|
Uluslarası
Standartlar Kurumu |
|
|
Kesintisiz
Güç Kaynağı |
|
|
Açık Veri
Tabanı Bağlanırlığı |
|
|
Hastane
Bilgi Sistemi’nin (Yazılım, Donanım) satınalınabileceği kuruluşlardan her biri |
|
|
Sağlık
Bakanlığı |
|
|
Standart
Sorgulama Dili |
|
|
Sistem ve
Uyarlama Gerekleri Raporu |
|
|
Yalıtımsız
Burgulu Çift |
|
|
Veri Tabanı
Yönetim Sistemi |
HASTANE BİLGİ SİSTEMİ (HBS) ALIMI
İÇİN GENEL KOŞUL VE ÖNERİLER
HBS satınalımının ilk aşaması, olurluk
çalışmasıdır. Bu çalışma için hastane yöneticileri, idari yetkililer, hekimler
ve teknik kişilerden bir kurul oluşturulmalıdır. Bu kurul ilgili çalışmaları
denetlemeli ve ihtiyaçların doğru saptanmasını sağlamalıdır.
Olurluk çalışması sonucunda oluşturulacak
raporda özellikle aşağıdaki bilgiler yer almalıdır.
- Bölüm 3.3’de verilen yazılım modüllerinin
içerikleri incelenmeli, hastanenin ihtiyaçlarına cevap verecek modüller seçilmelidir.
Seçilen her modülün gerekler listesi de gözden geçirilmelidir. İhtiyaçlara göre,
eklentiler yapılabilir ya da bazı gerekler listeden çıkarılabilir. Yazılım
gereklerine ilişkin çalışma, özellikle modülleri kullanacak kişiler tarafından
yapılmalıdır. Bu noktada, bazı gereklerin benimsenip benimsenmemesi, tanımlanan
HBS’nin niteliğini ve dolayısıyla gerektireceği insangücü, zaman ve maliyetini
büyük ölçüde etkileyebilir. Örneğin aşağıda Bölüm 3.3.4’de önerilen
“Sisteme bağlanabilen tıbbi cihazlar için, test ve inceleme sonuçları doğrudan
elektronik olarak aktarılabilmelidir.” ya da Bölüm 3.3.5’deki “Birimde yapılan
işlemlerin maliyet analizi yapılabilmelidir.” gibi istemler, HBS kapsamını önemli
ölçüde genişletecektir.
- Olurluk çalışması, HBS mimarisi için istemci/sunucu
(client/server) ve akılsız uç/ana bilgisayar gibi seçenekleri değerlendirmelidir. Bu
değerlendirmede, yapılacak ilk yatırım, daha sonraki olası genişleme ve geliştirme
maliyetleri, tek firmaya ya da markaya bağımlılık ve farklı yazılım/donanım
altyapılarının birarada çalışabilmesi gibi etkenler gözönüne alınmalı ve
Alıcı için doğru tercih belirlenmelidir. Tercih edilen mimari, hazırlanacak teknik
şartnamenin çerçevesini belirleyecektir.
-
- Olurluk çalışmasındaki bir diğer adım ise alınacak
donanımın sayı, kapasite ve dağılımını saptamaktır. Bu çalışma için de modül
içerikleri, personel sayısı vb. ölçütler gözönüne alınmalıdır. Bu çalışma
için kılavuz öneriler bu bölümde, 5., 6. ve 7. paragraflarda yeralmaktadır.
- Olurluk raporu son haline getirildikten sonra, bu raporda
belirlenen esaslar çerçevesinde alınacak donanım ve yazılımın teknik özelliklerini
belirten teknik ihale dokümanları hazırlanmalıdır. Bu dokümanlarda özellikle
eğitim, bakım, garanti gibi şartlar da aşağıda (bkz. Bölüm 6, 7, 8) önerildiği
şekliyle yeralmalıdır.
- İhale dokümanlarının hazırlanma sürecinde Tedavi
Hizmetleri Genel Müdürlüğü ve daha önce bilgi sistemi satınalmış bulunan benzer
çaptaki devlet hastaneleri ile temas edilerek bilgi birikimlerinden yararlanılmalıdır.
- Şartname ve firmanın teklifi, bütünüyle ihale
sonrasında yapılacak sözleşmenin bir parçası olmalıdır.
- Alıcı satınaldığı sistemi bir bütün olarak
düşünmelidir. Satıcı donanım, yazılım ve hazır yazılımın tümünden sorumlu
olmalıdır. Böylece Alıcı’nın karşısında tek bir sorumlu olacaktır.
- Teknolojinin gelişebilirliği ve donanım ve yazılımda
firma bağımlılığını ortadan kaldırmak için istemci/sunucu mimari tercih
edilmelidir. İstemci/ sunucu mimari sayesinde merkezi bilgisayarın daha düşük
kapasiteli, yalnızca veri tabanı işletimi için yeterli olması olanaklıdır.
Kullanıcı arayüzü iş istasyonlarında işletilebilir.
- Kullanıcı arayüzünde Grafiksel Kullanıcı
Arabirimi tercih edilmelidir.
- Alınacak iş istasyonu ve yazıcı
sayılarının belirlenmesinde aşağıdaki veriler kullanılmalıdır:
- poliklinik hasta sayısı
- servis sayısı
- yatan hasta sayısı
- uzman/pratisyen hekim sayısı
- yapılan ameliyat sayısı
- personel sayısı
- servis ve idari birimlerin yerleşim planı
- her birimdeki ortalama günlük işlem sayısı
- bir işle ilgili olarak tam gün çalışan kaç kişinin
kaç karakterlik bilgi işleyebileceği ve bir günde bu işlemden kaç adet
yapıldığı, herbir ekran işlemi için gereken en fazla süre gözönüne alınarak en
düşük terminal sayısı saptanmalıdır.
- her işlemin iş istasyonu önünde gerektireceği işlem
süresi gözönüne alınmalı ve yapılan hesaplamalar olurluk çalışmasında açıkca
ortaya konulmalıdır.
- Alınacak iş istasyonu sayısının en az 1.5 katı kadar
personele bilgisayar eğitimi verilebilmelidir. Başka bir deyişle, eğitilebilecek
personel sayısının 2/3 sinden fazla iş istasyonu alınmamalıdır.
- Alınacak ana işgören (server) kapasitesinin
belirlenmesinde, yukarıda değinilen değişkenlerin yanısıra, tutulacak kayıtlar,
yedekleme ve yazılım hacmi de gözönüne alınmalı, bu hesaplar da olurluk
çalışmasında açıkca ortaya konulmalıdır.
-
- Sağlık Projesi kapsamında yapılan satınalmalarda ISO
9000 benzeri kalite standartlarına uyum zorunlu tutulmaktadır. Bu standartlara uymayan
donanımın alınması, bazı koşullarda, alıcının yüksek bakım maliyetleriyle
karşılaşmasına yol açabilir.
- Birimlerarası iletişim altyapısında Kategori
5 UTP kablo ve birim öbekleri (ör. ayrı binalar) arasında optik lif (fiber optik)
bağlantıları tercih edilmelidir.
- Donanım ve yazılım garantisi en az 2 yıl
olmalı ve bölüm 8.1’de belirtilen koşullar sağlanmalıdır.
Teklifte Yeralması Gereken Bilgiler
- Teklif sahibi firma, daha önce
gerçekleştirdiği ve halen yürüttüğü Hastane Bilgi Sistemleri çalışmaları ile
ilgili olarak hastane özelliklerini, kullanılan donanım ve yazılım
konfigürasyonları ile adet ve kapasiteleri zorunlu olarak ve açıkca belirtmeli,
Alıcı bu konuda yeterli temas ve incelemeleri yapmalıdır.
- Proje sürecinde yeralan aşamaları ve her
aşama için Satıcı'nın önerdiği süreleri kapsayan bir iş planı, firmanın
teklifinde yeralmalıdır. Her bir aşama için öngörülen adam-ay bilgisi ile teknik
eleman isimleri ve ünvanları da belirtilmelidir. Satıcı, iş planında süreci
oluşturan aşamaları nasıl gerçekleştireceğini açıkça belirtmelidir. Projede
çalışacak elemanların özgeçmişleri, kimlik bilgileri ve konuları ile ilgili
deneyimleri ve eğitimleri de teklifte yeralmalıdır.
- Teklife, bu çerçevede satınalınan tüm
donanım ve yazılım için garanti sonrası 5 yıllık bakım sözleşmesi taslağı
eklenmelidir. Burada yazılım uzmanı, programcı, vb. personel için birim ücretler de
belirtilecektir. Bakım sözleşmeleri için aşağıdaki listedeki tavan fiyatlar
geçerli olmalıdır.
Bakım
Tipi |
Tavan
Fiyat |
Donanım |
|
|
Teklif
Fiyatının % 5’i |
|
|
Teklif
Fiyatının % 3’ü |
Yazılım |
|
|
Ücretsiz |
|
|
Birim
ücretler tekliftekiyle aynı kalmak üzere belirlenir |
- Firma teklifinde aşağıdaki bilgileri de vermelidir:
- Çalışan yazılım/donanım mühendisi, teknisyen ve
eğitmen sayıları
- Halen bakım verdiği cihaz ve/veya yazılım sayısı ve
detay bilgi
Tekliflerin değerlendirilmesinde, yalnızca fiyatlara
bakılmaması, teknik nitelik ve hastane ihtiyaçlarını karşılama düzeyinin de ele
alınması gerekir. Alıcı bunun için gereken teknik danışmanlığı verebilecek
uzmanlardan yararlanmalıdır.
Sözleşme Yönetimi
Alıcı’nın, satınalma sonrasında
sözleşme yönetimi sürecinde teknik değerlendirmeleri yapabilecek uzman personele
sahip olması gerekir.
Sistem kullanıma girdikten sonraki iki ay
içinde, tüm sistemin en yüklü biçimde çalıştığı durumlarda (bütün iş
istasyonları çalışırken) veri tabanında yalnızca bir tek kayda erişim gerektiren
herhangi bir kullanıcı işleminin tamamlanması için 10 saniyeden fazla süre
gerekmemelidir. Bu koşul, kesin kabul öncesinde mutlaka gözönüne alınmalıdır.
- HASTANE BİLGİ SİSTEMİ (HBS)
YAZILIM GEREKLERİ
- GENEL GEREKLER
- Veri girişleri, uygun kodlar kullanılarak
yapılmalıdır. Kullanıcı biliyorsa kodu doğrudan girebilmeli, değilse kodların
açıklamalarını otomatik olarak listeletip, istediği kodu seçebilmelidir. Sistemde
kullanılan kodlar, Sağlık Bakanlığı ve ilgili hastane yönetimleri tarafından
belirlenmiş kodlarla uyumlu olmalıdır. Örneğin, hastalık kodlaması için
Uluslararası Hastalık Kodlamasının 8. ve 10. versiyonları (ICD-8 ve ICD-10)
desteklenmeli ve bu kodlamalar ve ilgili açıklamaları yazılımdan bağımsız olarak
veri tabanında tutulacak tablolarda yer almalıdır. Bu tablolar, gerektiğinde kolayca
güncellenebilmeli, bu güncellemeler ve veri girişi ile ilgili modüller de
tasarlanmalı ve sistemde yeralmalıdır.
- Yazılım, geçerli hastalık, hizmet, malzeme
vb. kodlama sistemlerini içermelidir. Bu konudaki uyarlama gerekleri, bölüm 5.1'de
belirtilen "Sistem ve Uyarlama Gerekleri Analizi" çalışmasında belirlenmeli
ve gerekli onaylamalardan sonra uygulamaya konmalıdır. Bu kodlamalar ve ilgili
açıklamaları yazılımdan bağımsız olarak veri tabanında tutulacak tablolarda yer
almalıdır. Bu tablolar, gerektiğinde kolayca güncellenebilmeli, bu güncellemeler ve
veri girişi ile ilgili modüller de tasarlanmalı ve sistemde yeralmalıdır.
- Yazılım, tüm sistem genelinde, kullanıcı,
işlem ve bilgi düzeylerinde bilgi gizliliği ve güvenliğini sağlamalıdır. Gerekli
yerlerde şifreler kullanılmalıdır. Her kullanıcının bir şifresi olmalı ve bu
şifre istenildiğinde değiştirilebilmelidir. Sistemde yapılan tüm işlemleri içeren
bir otomatik günce (log) kütüğü tutulması zorunludur.
- HBS kapsamında tutulacak her türlü kişisel
bilginin gizliliği esastır. Bu çerçevede:
- Kişiler hakkında tutulacak bilgilerin, gereken en
düşük düzeyde olması;
- Hangi kişisel bilgilerin hangi amaçlarla
kullanılacağının açıkça belirlenmiş olması;
- HBS’nin, kişisel bilgilerin açıkça belirlenen
amaçlar dışında kullanımını engelleyecek önlemler içermesi;
- Kişisel bilgilerin istatistik, araştırma, genel
faaliyet raporu, vb. amaçlarla kullanılacağı durumlarda, kimliği belirten herhangi
bir bilgiye ulaşılmasının engellenmiş olması zorunludur.
- Yazılım modüler yapıda olmalı, yeni modüllerin
sistemle bütünleştirilmesi kolayca yapılabilmelidir. Eklenebilecek modüller
detaylarıyla birlikte belirtilmelidir.
- Yazılım, VTYS üzerinde çalışmalı ve
kayıtlar bu VTYS'de yeralan tablolarda tutulmalıdır. Yazılım modülleri ortak
veritabanındaki veriler üzerinde çalışmalıdır. Veri tek bir kaynaktan ve bir kez
girilmelidir. Uç kullanıcılar, yetkileri çerçevesinde veriyi değiştirebilmelidir.
- Yazılım modülleri bütünleşik olarak
çalışmalıdır. Bütünleşik çalışma, ortak veri tabanı kullanımı anlamına
gelmektedir. Veri tek bir modül tarafından giriliyorsa, bu veriye gerek duyan diğer
modüller bu veriye ulaşabilmelidir. Bazı işlemler de ortak kullanılan veriler
aracılığıyla kontrol edilebilmeli ve tetiklenebilmelidir. Örneğin, parasını
ödemeyen özel bir hasta kaydının röntgen modülünde gözükmemesi gibi.
- Yazılım parametrik olmalıdır. Hastanede
açılabilecek yeni bir birim, sunulabilecek yeni bir hizmet, kullanılacak yeni bir
malzeme, kullanıcılar tarafından yetkileri çerçevesinde kolaylıkla sisteme dahil
edilebilmelidir.
- Tüm sıralamalar ve karşılaştırmalar
Türkçe alfabeye göre yapılabilmelidir.
- Yazılımın donanımdan ve işletim sisteminden
bağımsız olması, değişik platformlarda çalışabilmesi yeğlenmelidir. Bu
çerçevede, yazılım ve donanım teknolojilerindeki gelişmelere açık, yenilikleri
destekleyebilecek sistem mimarileri, eski teknolojilere dayalı olanlara yeğlenmelidir.
- Satıcı, yeni modüllerin eklenmesi ve ihtiyaç
duyulabilecek değişikliklerin yapılması işlemlerine bölüm 8.1’de belirtilen
şartlar dahilinde gerekli desteği verebileceğini teklifinde taahhüt etmelidir.
- Yazılımın etkin kullanımını sağlamak
için kullanıcı kılavuzları ve eğitim el kitapları Bölüm 7'de ve idari şartnamede
belirtilen içerikte ve sayıda hazırlanmış olmalı ve yazılımla birlikte teslim
edilmelidir.
- KULLANICI ARAYÜZÜ GEREKLERİ
- Yazılım kapsamındaki tüm ekranlar, raporlar ve hata
mesajları Türkçe olmalıdır.
- Yazılımın kullanımı kolay olmalı,
kullanıcı arayüzü aşağıda verilen standartlara uymalıdır.
- Grafiksel Kullanıcı Arayüzü tercih
edilmelidir.
- Kullanıcı istediğinde sadece bir tuşa basarak yardım
alabilmelidir.
- Yardım hem ekran bazında hem de alan bazında
hazır olmalıdır.
- Her ekranda, belirli bir anda kullanılabilecek
işlevlere ilişkin görsel kontroller (tuş, komut düğmesi, vb.) görüntülenmelidir.
- Yazılım özellikle bilgi girişi sırasında kullanıcı
hatalarını enaza indirecek kontrollere sahip olmalıdır.
- Hatalar için uygun mesajlar ekranda belirmeli
ve kullanıcı haberdar edilmelidir.
- Uygun alanlarda veri girişi geçerli verileri
listeden tarayıp seçme şeklinde yapılabilmelidir.
- Gerekli alanlara uygun bir ilk değer
verilmelidir.
- Verilerin tutarlılık kontrolleri ve modüller
arası çapraz kontroller yapılmalıdır.
- Güncelleme sadece anahtar olmayan alanlarda
yapılabilmelidir.
- Güncellenecek kayıt mutlaka ekranda
gözükmelidir.
- Tutarlılık kontrolleri ve modüller arası
çapraz kontroller güncelleme işleminde de yapılmalıdır.
- İŞLEVSEL GEREKLER
Bu bölümde, yazılımda bulunması
önerilen yazılım modül kümesi ve her modül için önerilen işlevsel gerekler
yeralmaktadır. Satıcı, önerdiği paket ve/veya çözümle ilgili olarak ek modüller
önerebilir, ve/veya tanımlanan işlevleri yerine getirmek kaydıyla öngörülen
modülleri farklı şekilde ele alabilir. Örneğin, gereksenen iki modüle karşılık
Satıcı iki modülün de gereklerini karşılayan tek bir entegre modül önerebilir.
Her bir yazılım modülü için saptanan
zorunlu genel gereksinimler aşağıda verilmektedir. Birçok gereksinim, modüllerin
bütünleşik bir şekilde çalışmalarını gerektirmektedir. Gereksinimler içerisinde
sözü edilen rapor, sorgu ve istatistiklerin tam listesi, modüller arası bilgi
paylaşımı bölüm 5.1'de detayları verilen Sistem ve Uyarlama Gerekleri Analizi
çalışması sonucunda belirlenecek ve Alıcı’nın onayına sunulacaktır.
- Hasta Kayıt/Kabul ve Danışma
Modülü
Bu modül, hastanın hastaneye gelişi
sırasında kaydının ve kabulünün yapılmasını, gerekli kayıtların tutulmasını
ve hastaların ya da hasta yakınlarının hastaneye geldiklerinde danışma amacıyla
sorabilecekleri sorulara yanıt vermeyi amaçlar. Acil hasta, yatan hasta, poliklinik
hastası ve yenidoğan bebek kayıt/kabullerini yapabilecek şekilde tasarlanmalıdır.
- Doktorların ve hastane personelinin oda numaraları ve
benzeri konular hakkında bilgi verebilmelidir.
- Adı verilen hastanın hangi serviste yattığı hakkında
sorgulama yapılabilmelidir.
- Müracaat eden her hastanın genel kimlik bilgileri, öz
ve soy geçmişi, sosyal hastalıkları ve sosyal güvenlik bilgileri ile varsa sevk eden
kuruluş, tek bir hasta numarasına bağlı olarak tutulmalıdır. Hastanın kaydı,
hastaneye ilk gelişinde bir kez yapılmalı, sonraki gelişleri aynı numara üzerinden
izlenebilmeli, yeniden kayıt yapılması engellenmelidir. Birden fazla numara verilerek
kayıt yapılması durumunda, bu kayıtlar tek bir hasta numarasında
birleştirilebilmelidir. Kayıtlar üzerinde değişiklik yapılabilmelidir.
- Hastanın ilgili polikliniğe ve gerekli tüm birimlere
(Örneğin, Sağlık Kurulu Sekreterliği veya Başhekimlik Makamına) sevki otomatik
olarak yapılmalıdır. Hastanın hastaneyi her ziyareti hasta numarasından ayrı bir
sıra numarası verilerek izlenmeli, her ziyarette gerçekleşen işlemler ayrı ayrı
sorgulanabilmelidir.
- Ücretli hastanın muayene olmadan önce vezneye gitmesini
sağlamak amacıyla hastanın kaydı öncelikle veznedeki terminalde görünmelidir. Hasta
ücretini vezneye ödedikten sonra ilgili birimde kaydı gözükmelidir. Bu gereksinimler
doğrultusunda Vezne modülü ile entegrasyon gerekmektedir.
- Hastaya otomatik olarak poliklinik sıra numarası
verilmelidir.
- Poliklinik hastaları için randevu işlemleri
gerçekleştirilebilmelidir. (randevu verme, iptal, güncelleme, vs.)
- Düzenlenmesi gereken matbu formların çıktıları
alınabilmelidir.
-
- Ayakta Tedavi Gören Hasta (Poliklinik)
Modülü
- Hastanın şikayetleri, muayene ve tetkik sonuçları,
doktorun tanısı, yazılan ilaçlar ve kararlar elektronik ortamdaki hasta dosyasına
işlenmelidir.
- Hastanın ilk müracaatı ise, gereksinim duyulan özel
sağlık bilgileri (alerjiler, diabet, vb.) kaydedilmelidir.
- Sevk işlemleri ile ilgili bilgiler tutulmalıdır. (sevk
nedeni, nereye sevk edildiği)
- Hastanın daha önceki müracaatlarına ilişkin bilgiler
(yazılmış ilaçlar, yapılan tedaviler, istenen tetkikler, vb.) görülebilmelidir.
- Hastanın muayenesi sırasında, doktor tarafından
gerekli görülen istekler (radyoloji, laboratuvar, vb.) gerekli birime otomatik olarak
iletilmeli, sonuçlar da otomatik olarak görülebilmelidir.
- Birden fazla incelemeyi içeren paketler
oluşturulabilmeli ve istenilen paket seçilebilmelidir.
- Ücretli hastanın, ücretini ödemeden muayene olması,
ya da doktor tarafından yapılan isteklerinin gerçekleştirilmesi önlenmelidir.
Örneğin, veznede ödemesini yapmayan bir hastaya ait istekler tetkik yapacak birimlerde
görüntülenmemelidir.
- Memur, sigortalı, ya da yeşil kartlı hastalar için
yapılan muayene, laboratuvar, röntgen vs. gibi işlemler, otomatik olarak hasta
faturalarına (mali kayıtlarına) yansıtılmalıdır.
- Kontrol için gelen hastalara ait işlemler
gerçekleştirilebilmelidir.
- Poliklinik hastasının kayıt ve işlemlerine ilişkin
çeşitli istatistikler elde edilebilmeli, sorgular yanıtlanabilmeli ve raporların
çıktısı alınabilmelidir. İstatistik, sorgu ve raporların tam listesi ve detayları
Sistem ve Uyarlama Gerekleri Analizi aşamasında belirlenecektir.
-
- Yatan Hasta Modülü
Hastanın ilgili servise yatışından
taburcu oluşuna dek gereksinim duyulan işlemlerin yapılmasını ve gerekli kayıtların
tutulmasını amaçlar. Bu modül özel servisler, acil servis, yoğun bakım, diyaliz
ünitesi gibi birimler için gerekli işlemleri de kapsamak üzere tasarlanmalıdır.
Yenidoğan bebeklere ilişkin işlemleri de kapsamalı ve gerekli kayıtlar da
tutulabilmelidir.
- Poliklinik ya da acil servis hastasının servise kabulu
ile ilgili işlemler gerçekleştirilebilmelidir.
- Sevk işlemleri ile ilgili bilgiler tutulmalıdır. (sevk
nedeni, nereye sevk edildiği)
- Hastanın yatışıyla ilgili tüm kayıtlar (Hasta
bilgileri, yatış onayı bilgileri, vb.) tutulmalıdır .
- Herhangi bir anda tüm servislerdeki dolu, boş yataklar
listelenebilmeli ve seçim yapılabilmelidir.
- Randevulu hasta yatışı işlemleri yapılabilmelidir.
- Hasta yatağı ile ilgili özelliklere göre ücret
farkları kayıtlara otomatik olarak işlenebilmelidir.
- Hasta Tabelası bilgileri ve hastanın yatışı
sırasında gerçekleştirilen tedaviler kolayca sisteme girilebilmeli ve bu kayıtlara
istenildiğinde ulaşılabilmelidir.
- Doktor isteklerinin (tedavi, ilaç vb.) kayıtları ve
isteğin hangi doktor tarafından yapıldığının kaydı tutulmalıdır.
- Hastane eczanesinde bulunmaması ya da stokta kalmaması
nedeniyle hastanece karşılanamayan ve dışarıdan aldırılan ilaç istekleri de
hastanın kayıtlarına eklenmeli ancak masraf olarak işlenmemelidir.
- Konsültasyon istekleri randevulandırılabilmeli ve
sonuçları takip edilebilmelidir.
- Hastanın yatışı sırasında yapılan ameliyat, eczane,
laboratuvar, röntgen vs. gibi işlemler ve kullanılan tüm malzemelere ait ücretler
(katater, enjektör vb.) hastanın elektronik ortamda bulunan mali kayıtlarına ve hasta
dosyasına anında yansıtılmalıdır. Hastanın herhangi bir andaki fatura bilgileri
görüntülenebilmelidir.
- Yatak ya da servis değişiklikleri, izinli ayrılışlar
gibi işlemler yapılabilmeli ve geçmişe dönük olarak izlenebilmelidir.
- Hasta refakatçilerine ait işlemler yapılabilmeli,
gerekli ücretler, hastanın elektronik ortamdaki mali kayıtlarına otomatik olarak
yansıtılmalıdır.
- Hastanın taburcu işlemlerine ilişkin olarak epikriz
raporları hazırlanabilmeli ve istenildiğinde başka bir kuruma sevk işlemleri
yapılabilmelidir.
- Organ nakline ilişkin işlemler yapılabilmeli ve gerekli
bilgiler tutulmalıdır.
- Yatan hastanın kayıt ve işlemlerine ilişkin çeşitli
istatistikler elde edilebilmeli, sorgular yanıtlanabilmeli ve raporların çıktısı
alınabilmelidir. İstatistik, sorgu ve raporların tam listesi ve detayları Sistem ve
Uyarlama Gerekleri Analizi aşamasında belirlenecektir.
-
- Laboratuvar Modülü
- Sistemdeki herhangi bir terminalden yapılan laboratuvar
istekleri laboratuvar çalışanı tarafından algılanabilmeli, kaydedilebilmeli ve
sonuçlar isteyen kişiye bildirilebilmelidir. Gelen isteğin kimin tarafından
yapıldığı da kaydedilmelidir. Hastanın doğrudan başvurusu kabul edilebilmelidir.
- Randevu işlemleri yapılabilmelidir.
- Ücretli hastaların, ücretlerini ödemeden laboratuvar
tahlillerini yaptırmaları önlenmelidir. Bu gereksinim için vezne modülü ile
entegrasyon gerekmektedir.
- Yatan hastalar için yapılan incelemelerin ücretleri
otomatik olarak hastanın elektronik ortamdaki faturasına yansıtılmalıdır.
- İstenen incelemelerin sonuçları kaydedilebilmeli ve
istek sahibi tarafından görülebilmelidir. Sıkça kullanılan serbest metin halindeki
sonuç raporları listelenebilmeli ve kullanılabilmelidir. Ayrıca, yeni sonuç
raporları tasarlanabilmelidir.
- Tetkik sonuç raporlarında uygun yerlerde normal
değerler de verilmelidir.
- Sonuç raporları yazıldıktan sonra yetkili bir kişi
tarafından onaylanmalıdır.
- Laboratuvarda kullanılan malzemelere ait
giriş/çıkış/stok/istek işlemleri yapılabilmelidir.
- Laboratuvarda yapılan testlerin ve incelemelerin maliyet
analizi yapılabilmelidir.
- Sisteme bağlanabilen tıbbi cihazlar için, test ve
inceleme sonuçları doğrudan elektronik olarak aktarılabilmelidir.
- Laboratuvarda yapılan incelemelere ve tutulan kayıtlara
ilişkin çeşitli istatistikler elde edilebilmeli, sorgular yanıtlanabilmeli ve
raporların çıktısı alınabilmelidir. İstatistik, sorgu ve raporların tam listesi ve
detayları Sistem ve Uyarlama Gerekleri Analizi aşamasında belirlenecektir.
-
- Radyoloji Modülü
- Sistemdeki herhangi bir terminalden yapılan röntgen
isteği görülebilmeli, kaydedilebilmeli ve işlemin sonuçlanıp sonuçlanmadığına
dair bilgiler, isteyen kişiye iletilebilmelidir.
- Randevu işlemleri yapılabilmelidir.
- Ücretli hastaların, ücretlerini ödemeden röntgen
tetkiklerini yaptırmaları önlenmelidir. Bu gereksinim için vezne modülü ile
entegrasyon gerekmektedir.
- Yapılan incelemelerin ücreti otomatik olarak hastanın
elektronik ortamdaki faturasına yansıtılmalıdır.
- İstenen incelemelerin sonuçları, sonuç raporlarının
hekim tarafından düz metin olarak üretilebildiği birimlerde (Ultrasonografi,
Bilgisayarlı Tomografi, vb.) sisteme kaydedilebilmeli ve istek sahibi tarafından
görülebilmelidir. Sıkça kullanılan serbest metin halindeki sonuç raporları
listelenebilmeli ve kullanılabilmelidir. Ayrıca, yeni sonuç raporları
tasarlanabilmelidir.
- Birimde kullanılan malzemelere ilişkin
giriş/çıkış/stok/istek işlemleri yapılabilmelidir.
- Birimde yapılan işlemlerin maliyet analizi
yapılabilmelidir.
- Çalışanlar ve çalışma takvimi izlenebilmelidir.
- Birimde yapılan incelemelere ve tutulan kayıtlara
ilişkin çeşitli istatistikler elde edilebilmeli, sorgular yanıtlanabilmeli ve
raporların çıktısı alınabilmelidir. İstatistik, sorgu ve raporların tam listesi ve
detayları Sistem ve Uyarlama Gerekleri Analizi aşamasında belirlenecektir.
-
- Ameliyathane Modülü
Ameliyat isteklerini,
randevulandırılmasını ve ameliyat sonrası kayıtların tutulabilmesini amaçlar. Bu
modül, Doğumhane, Anestezi birimlerinde ve Uyanma Odalarında kullanılabilecek şekilde
tasarlanmalıdır.
- Sistemdeki herhangi bir terminalden yapılan ameliyat
randevu isteği kaydedilmeli ve randevu onayı, isteyen kişiye bildirilmelidir.
- Ameliyathane Defterine ilişkin bilgiler tutulmalıdır.
Ameliyata kimlerin katıldığı (cerrah, anestezist, hemşire, teknisyen,vb.) bilgisi de
kaydedilmelidir.
- Yapılan ameliyatın ücreti otomatik olarak hastanın
faturasına yansıtılmalıdır.
- Ameliyathanede kullanılan malzemelere ilişkin
giriş/çıkış/stok/istek işlemleri yapılabilmelidir.
- Çalışanların ve nöbet çizelgesinin izlenmesi
sağlanmalıdır.
- Yapılan ameliyatlara ve tutulan kayıtlara ilişkin
çeşitli istatistikler elde edilebilmeli, sorgular yanıtlanabilmeli ve raporların
çıktısı alınabilmelidir. İstatistik, sorgu ve raporların tam listesi ve detayları
Sistem ve Uyarlama Gerekleri Analizi aşamasında belirlenecektir.
-
- Eczane Modülü
- İlaç giriş ve çıkış işlemleri yapılabilmeli ve
ilgili kayıtlar tutulmalıdır.
- İlaç bilgileri, farklı birimler bazında (kutu/doz)
tutulabilmelidir.
- İlacın etken maddelerine ilişkin bilgiler
tutulabilmeli, üretici/satıcı firmalara göre ayrım yapılabilmeli, muadili ilaçlar
listelenebilmelidir.
- İlaçlar hakkında farmakolojik bilgiler düz metin
formatında tutulabilmelidir. (İlaç etkileşimleri, aşırı doz alımında yapılması
gerekenler, ilaç endikasyonları ve kontrendikasyonları vb.)
- Yazan hekime göre yazılan ilaçların dökümü
alınabilmelidir.
- Sistemdeki herhangi bir terminalden yapılan ilaç
isteklerinin yetkili kişi tarafından algılanabilmesi sağlanabilmeli, istekler
kaydedilmeli ve sonuçlar isteyen kişiye bildirilmelidir. Olmayan ilaçlar için istek
sahibi uyarılmalıdır.
- Servislerden veya başka birimlerden (örneğin
ameliyathane) yapılan isteklere göre hasta bazında ve toplu ilaç çıkışı
yapılabilmeli ve ilgili kayıtlar tutulmalıdır.
- Hastanın ilaç masrafları otomatik olarak hastanın
elektronik ortamdaki mali kayıtlarına işlenmelidir.
- Stok kontrolüne ilişkin işlemler yapılabilmelidir.
- Minimum stok seviyesinde olan ilaçlar listelenebilmeli ve
ilgili kişiler konu hakkında uyarılmalıdır.
- Kullanım süresi dolan ilaçlar görüntülenebilmeli,
süreleri dolmadan makul bir süre önce gerekli uyarılar yapılmalıdır.
- İlaç fiyatları güncelleştirilebilmelidir.
- Yazılım modülü, barkod uygulamasını
desteklemelidir.
- Eczanede yapılan işlemlere ve tutulan kayıtlara
ilişkin çeşitli istatistikler elde edilebilmeli, sorgular yanıtlanabilmeli ve
raporların çıktısı alınabilmelidir. İstatistik, sorgu ve raporların tam listesi ve
detayları Sistem ve Uyarlama Gerekleri Analizi aşamasında belirlenecektir.
- Bu modül, eczanenin birden fazla konumda (hastanenin
farklı binaları, vb.) hizmet vermesini desteklemelidir.
- Depo, Ambar ve Demirbaş (Ayniyat)
Modülü
- Hastanede kullanılan ve saklanan her malzeme için kimlik
bilgileri, özel saklama koşulları, raf ömrü bilgileri tutulmalıdır.
- Hangi malzemenin hangi firmalar tarafından
üretildiğine ilişkin kayıtlar ve firma kimlik bilgileri tutulmalıdır.
- Kullanıcı memnuniyetine ilişkin kalite bilgileri, hem
malzeme hem de malzemenin alındığı firma bazında tutulmalıdır.
- Malzeme giriş/çıkışı yapılabilmeli ve gerekli
kayıtlar tutulmalıdır.
- Stok kontrol işlemleri yapılabilmelidir.
- Stoklar gruplanabilmeli, aynı malzeme birden fazla birim
(Paket, adet, kilo, vb.) bazında izlenebilmelidir.
- Her malzeme için, maksimum, minimum ve emniyet stok
seviyeleri, tahmini temin süresi vb. bilgileri tutulmalıdır.
- Depo/ambar tanımları yapılabilmelidir.
- Servislerdeki depolar izlenebilmelidir.
- Sistemin mevcut yıllık/aylık malzeme tüketimini ve
olası tüketim artışlarını dikkate alacak şekilde malzeme talebi tahminleri
oluşturulabilmelidir.
- Stok seviyelerine göre öneri sipariş listeleri otomatik
olarak oluşturulabilmelidir.
- Demirbaş kayıtları tutulmalı ve bu kayıtlarla ilgili
demirbaş işlemleri yapılabilmelidir.
- Demirbaşlara ilişkin amortisman ve yeniden
değerlendirme işlemleri yapılabilmelidir.
- Gerekli matbu evrakların çıktıları kolayca
alınabilmelidir.
- Envanter dökümü (aylık,yıllık) yapılabilmelidir.
- Tutulan kayıtlara ve yapılan işlemlere ilişkin
çeşitli istatistikler elde edilebilmeli, sorgular yanıtlanabilmeli ve raporların
çıktısı alınabilmelidir. İstatistik, sorgu ve raporların tam listesi ve detayları
Sistem ve Uyarlama Gerekleri Analizi aşamasında belirlenecektir.
- Bu modül, ambar ve depoların birden fazla konumdan
hizmet vermesini desteklemelidir.
- Vezne Modülü
- Veznede ya da birden fazla veznede yapılan
giriş/çıkışların kayıtları birarada tutulmalıdır.
- Vezne makbuzunun çıktısı alınabilmeli ve bu
çıktıda ödenen ücretin ayrıntılı dökümü de yeralmalıdır.
- Ücretli hastanın gerekli ücreti ödediğini ilgili
hizmet birimine otomatik olarak aktarmalıdır.
- Modülde yeralan bilgi ve işlemlerle ilgili çeşitli
istatistikler elde edilebilmeli, sorgular yanıtlanabilmeli ve raporların çıktısı
alınabilmelidir. İstatistik, sorgu ve raporların tam listesi ve detayları Sistem ve
Uyarlama Gerekleri Analizi aşamasında belirlenecektir.
- Bu modül döner sermaye yönetmeliğine ve usulüne uygun
olarak döner sermaye, fatura, muhasebe modülü ile bütünleşik olarak
çalışmalıdır.
-
- Döner Sermaye, Faturalama ve Muhasebe
Modülü
- Ücretli ve memur, sigortalı ya da yeşil kartlı
hastalar için ayrıntılı faturalar, kurum bazında fatura icmalleri hazırlanabilmeli
ve çıktıları alınabilmelidir. Kurumlara göre düzenlenecek değişik fatura
tiplerinin tüm listesi Sistem ve Uyarlama Gerekleri Analizi sonucunda ortaya
çıkarılmalıdır.
- Kurum faturalarının ve ücretli hasta senetlerinin
takibi yapılabilmelidir.
- Verilen hizmete göre bilgiler konsolide edilmeli, hizmet
maliyetlerinin belirlenmesi İstatistik Modülü ile bütünleşik olarak
sağlanabilmelidir.
- Maliye Bakanlığı tarafından tutulması istenen
defterlere ait kayıtlar saklanabilmelidir.
- Sağlık Bakanlığı ve Maliye Bakanlığı Döner
Sermaye payları hesaplanabilmeli ve bu işlemler izlenebilmelidir.
- Sağlık İşletmeleri için uygulanacak olan Tekdüzen
Hesap sistemine uygun olmalıdır.
- Hesap Planı, Yevmiye Fişi (Mahsup/Tahsil/Tediye),
Yevmiye Defteri, Büyük Defter, Yardımcı Defter, Bilanço, Kebir Mizan, Kasa Hesabı
tutulmalıdır. Fiş girişi, hesaplara işlenmesi işlemleri yapılabilmelidir.
- Hastanenin alacak ve borçları izlenebilmelidir.
- Nakit Bütçesi yapılarak nakit giriş/çıkış durumu
izlenebilmelidir.
- Yıl sonu işlemleri yapılabilmelidir.
- Banka hesapları takip edilebilmelidir.
- Modülde yeralan bilgi ve işlemlerle ilgili çeşitli
istatistikler elde edilebilmeli, sorgular yanıtlanabilmeli ve raporların çıktısı
alınabilmelidir. İstatistik, sorgu ve raporların tam listesi ve detayları Sistem ve
Uyarlama Gerekleri Analizi aşamasında belirlenecektir.
- Özellikle hastanın faturasına mali yansıması olan
modüllerle bütünleşik olarak çalışmalıdır.
- Personel ve Bordro İşlemleri
Modülü
Hastane personeline ilişkin tüm
bilgilerin saklanıp, bordrolarının çıkartılmasını amaçlar. Bu modül, parametrik
bir yapıda olmalı, mevzuatdaki değişiklikler parametreler aracılığıyla modüle
yansıtılabilmelidir.
- Memur ve sözleşmeli (döner sermaye, vakıf, dernek,
vb.) personele ilişkin kimlik, sicil ve özlük bilgileri tutulmalıdır. Bu kayıtlar
Sağlık Bakanlığı Personel Genel Müdürlüğü'nde tutulan kayıtlarla uyumlu
olmalıdır.
- Tayin, terfi, ceza, izin, rapor ve nöbet gibi işlemler
yapılabilmeli ve ilgili kayıtlar tutulmalıdır.
- Geçici görevde olan personelin takibi yapılabilmelidir.
- Maaş bordrosu, ek fark bordrosu hazırlanabilmelidir
- Emekli sandığı ve SSK kesintileri, zorunlu tasarruf,
konut edindirme yardımı vb. ilişkin işlemler yapılabilmelidir.
- Döner sermayeden personele pay dağıtılması işlemleri
yapılabilmelidir.
- Gerekli matbu evrakların çıktıları kolayca
alınabilmelidir.
- Bankalara maaş transferi için gerekli işlemler
yapılabilmelidir.
- Personel sicil ve bordro bilgilerine ve işlemlerine
ilişkin istatistikler elde edilebilmeli, sorgular yanıtlanabilmeli ve raporların
çıktısı alınabilmelidir. İstatistik, sorgu ve raporların tam listesi ve detayları
Sistem ve Uyarlama Gerekleri Analizi aşamasında belirlenecektir.
-
- İstatistik Modülü
- Üst düzey yöneticilere, yönetimsel ve stratejik
kararlar vermede destek olmak üzere özet bilgiler ve grafikler istenen formatta
sağlanmalıdır.
- İstenen zaman aralığında her birim/doktor için
gelir-gider, performans gibi değerlere ulaşılabilmelidir.
- Tıbbi ve bilimsel araştırmalar için tutulan
kayıtlardan gerekli veriler alınabilmeli ve analiz edilebilmelidir.
- Resmi kuruluşlara gönderilmesi gereken istatistiki
formlar (Örneğin, Form 053, 056, 057, vb.) ve bildirimler (Örneğin, Bulaşıcı
Hastalıklar) üretilmelidir.
- Doktorların poliklinikteki hasta sayısı,
yaptırdıkları incelemeler, yatırdıkları hasta-gün sayısı, yaptıkları
konsültasyon sayısı, kontroldeki hasta sayısı, gibi bilgiler üretilmelidir.
- Tanı, tedavi, yatış süresi, doktor ve verilen hizmet
bazında maliyet analizleri yapılabilmelidir.
- Bu modül içerisinde yeralacak istatistik ve raporların
tam listesi ve detayları Sistem ve Uyarlama Gerekleri Analizi aşamasında
belirlenecektir.
-
- HASTANE BİLGİ SİSTEMİ TEKNOLOJİK ALTYAPI TEMEL GEREKLERİ
- GENEL GEREKLER
- Tüm donanım 220 V 20 V, 50 Hz 2 Hz güç kaynağı ile
çalışacaktır.
- Tüm fişler ve kablolar Türk
Standartları’na uygun olmalıdır.
- Tüm bilgisayar donanımı satıcıları,
tercihan ISO 9000 ailesi kalite standartlarına uygun olmalıdır. Satıcılar ilgili
sertifikalarını belgelemelidirler.
- Tüm donanım ve sistem yazılımı birimleri,
ISO 8859 Latin V Standardı’nda belirtildiği biçimiyle Türkçe karakter setini
desteklemelidir.
- Tüm donanım birimleri, sıcaklık, nem ve toz
etkenleri açısından aşağıdaki ofis ortamında işleyebilmelidirler:
İşleyiş Sıcaklığı : 20° C +
10° C
Nem Oranı : %20 - %80
Toz : 0.40 gr/m3
- Bilgisayarlar ve tamamlayıcı birimler tamamen
yeni ve hiç kullanılmamış olmalıdırlar. Satıcı bunu teklifinde belirtmelidir.
- DONANIM
TEKNİK GEREKLERİ
- Birimlerarası İletişim Altyapısı Kurulması
Satıcı'nın teklif öncesi
iletişim altyapısının kurulacağı yerleşkeyi plan üzerinde ve yerinde incelemesi ve
ona göre kendi kablolama ve ağ mimarisi tekliflerini hazırlaması tercih edilmelidir.
İletişim altyapısının kurulumu
Satıcı tarafından yapılacaktır. Kablolama planı, iş istasyonu sayısıyla
sınırlı tutulmamalı, ileride uç konulabileceği düşünülen odalar da bu kapsamda
ele alınmalıdır. Kablolama için bina ve odalar içinde uygun kablo kanalları
kullanılacaktır.
Satıcı, önerdiği iletişim
altyapısı konfigürasyonunu ayrıntılı olarak açıklamalıdır. Önerilen mimarinin
gerektirdiği, tüm araç-gereç (patch panel, RJ45 priz, repeater, transceiver,
concentrator v.b) özellikleri ve fiyatları ile birlikte önerilmeli ve teklifte yer
almalıdır.
- Veri Güvenliği ve İşlem
Sürekliliği
Sistemdeki kritik verinin
tamamının, sistem performansını düşürmeden yedeklenmesini sağlayacak yedekleme
üniteleri istenmelidir.
Merkezi işgörende meydana gelebilecek
donanım arızalarına karşı, tüm sistemin kesintisiz çalışmasını sağlayacak
paralel bir işgören ya da başka bir mekanizma önerilmesi sağlanmalıdır. Bu
mekanizma kesintisiz bir çalışma ortamı sağlayacaktır; ancak maliyetinin de yüksek
olacağı gözönüne alınmalıdır.
- Donanım Dağılımı
- PROJE SÜRECİ GEREKLERİ
Bu bölümde, proje sürecinde yeralması
öngörülen aşamalara ilişkin kapsam, çıktı, süre bilgileri ile sürecin
uygulanmasında izlenebilecek yöntemler yeralmaktadır.
Proje süreci,
- Sistem ve uyarlama gerekleri analizi,
- Yazılımın belirlenen gereklere göre
uyarlanması,
- HBS'nin kurulması
aşamalarından oluşmaktadır.
Sürecin Uygulanmasında
İzlenebilecek Yöntemler:
Yukarıda belirtilen aşamalarda,
HBS'nin tüm alt sistemlerinin işletime geçiriliş evrimi tanımlanmaktadır. Tüm
sistem, bu aşamalar izlenerek, işletime geçirilebilir. Bir diğer yöntem de
altsistemlerin öncelik sırasıyla gruplandırılmasıdır. Böyle bir yöntemin
izlenmesi durumunda önceliklere Alıcı ve Satıcı birlikte karar vereceklerdir.
Öncelikler belirlendikten sonra, belirtilen aşamalar her bir altsistem grubu için
tekrar edilmelidir. Bu yöntemin uygulanması sırasında iki önemli nokta gözönünde
tutulmalıdır:
- Her bir aşama için belirtilen en düşük süre
gözönünde tutulmalıdır. Örneğin; alt sistemlerin tümünün işletime geçirildiği
yöntemde, Sistem ve Uyarlama Gerekleri Analizi için belirlenen en düşük süre 4
aydır, altsistemlerin öncelik sırasına göre gruplandırıldığı yöntem izlenirse
Satıcının her bir altsistem grubu için harcayacağı toplam analiz süresi 4 aydan az
olmamalıdır.
- Bu yöntem ile altsistemler aşamalı olarak işletime
geçirileceklerdir. Altsistemler arasındaki entegrasyon problemlerinin giderilmesi için
gerekli önlemler planlanmalı ve teklifte yeralmalıdır.
- SİSTEM VE
UYARLAMA GEREKLERİ ANALİZİ
Kapsam:
Bu süreçte, aşağıda detayları
anlatılan etkinlikleri içine alan bir sistem ve uyarlama gerekleri analizi çalışması
yapılacaktır. Bu çalışma projenin ilk aşamasıdır.
Analiz sonucunda, içeriği Ek-1’de
verilen Sistem ve Uyarlama Gerekleri Raporu (SUGR) hazırlanacak ve Alıcı'nın onayına
sunulacaktır. Çalışmanın en düşük süresi hazırlık, gözden geçirme ve kabulü
de içermek üzere 4 ay olarak önerilmektedir. Satıcı, teklifinde bu süreçte
yeralacak etkinlikleri ve tüm süreç için öngördüğü süreleri iş planında
belirtmelidir. Paket yazılım satınalımında uyarlama gereğinin en azda tutulması
esas olmakla birlikte, Alıcı’nın özel gereklerinin karşılanması amacıyla paketin
bir ölçüde uyarlanması bazı durumlarda kaçınılmaz olmaktadır. SUGR
hazırlığında, pakette değişiklik yapılmadan yalnızca Alıcı’nın kullandığı
kodların, tanımların, listelerin ve benzer parametrelerin belirlenmesinin yanısıra
doğrudan doğruya programlarda yapılması zorunlu görülen değişiklikler de
gözönüne alınmalıdır.
SUGR'nin Hazırlanması:
Bu aşamada, hastane içerisindeki
veri akışı incelenmeli, işlevsel gereklerin detayları ve varolan sorunlar
belirlenmelidir. Varolan sistemdeki hasta kuyrukları, kaçaklar gibi sorunlar öncelikli
olarak incelenmelidir. Tüm modüller için detay gereksinimler, rapor, sorgu ve
istatistiklerin tam listesi belirlenmelidir. Gereksinimler ve sorunlar, SUGR'nin ilgili
bölümlerinde belirtilmelidir. Özellikle kaçağın önlenmesi ve kuyrukların
azaltılması için alternatif öneriler sunulmalı, hastane işleyişinde ve kullanılan
formlarda değişiklik gereksinimi varsa bu öneriler belirtilmeli, ve kullanıcı
arayüzü gibi kullanıcıyı doğrudan etkileyecek konular SUGR'de yeralmalıdır. Bu
satınalma çerçevesinde satınalınan donanımın dağılımı da SUGR'nin ilgili
bölümlerinde yeralmalıdır.
SUGR'nin Gözden Geçirilmesi:
Hazırlanan SUGR, Alıcı ve
Satıcı'nın yetkililerinin katılacağı toplantılarla gözden geçirilmelidir. Bu
süreçte en az 3 adet gözden geçirme toplantısı düzenlenmelidir. Bu toplantıların
ilk ikisi için incelenecek rapor toplantı tarihinden en az 10 iş günü önce
Alıcı'ya teslim edilmelidir. Bu toplantılar sırasında oluşan görüşler raporun
ilgili bölümlerine en geç toplantıları izleyen 10 iş günü içinde yansıtılacak
ve ilgili rapor son haline getirilecektir.
Son gözden geçirme toplantısı için
ise, raporun son hali toplantı tarihinden en az 20 iş günü önce Alıcı'ya teslim
edilecektir. Toplantıdaki görüşler rapora yansıtıldıktan sonra onaylanacaktır. Bir
sonraki aşamaya, ancak son SUGR'nin Alıcı tarafından onaylanmasından sonra
geçilecektir.
Satıcı, gözden geçirme toplantıları
için önerdiği tarihleri iş planında belirtmelidir.
Önerilen En Düşük Süre: 4 ay
Çıktı : Onaylanmış SUGR
- YAZILIMIN BELİRLENEN GEREKLERE GÖRE
UYARLANMASI
Kapsam:
Bu aşamada, detaylandırılmış
işlevsel gerekler baz alınarak, yazılım paketi hastanelerin ihtiyacını görecek ve
sorunlarını çözümleyebilecek şekilde uyarlanmalıdır. Alıcı tarafından onaylanan
gereksinimler (SUGR) yazılım paketine yansıtılmalıdır. Pakette yeralmayan
gereksinimlere ilişkin işlemler pakete eklenmeli, pakette değişik olarak ele alınan
işlemler ise gereksinimler çerçevesinde değiştirilmelidir. Bu aşamanın süresi
yazılım paketinin kapsamına bağlı olarak değişecektir. Satıcı, bu aşama için
önerdiği süreyi teklifinde belirtmelidir.
Çıktı: Uyarlanmış Yazılım,
Kullanıcı Dokümanları, Eğitim Dokümanları
- HBS'NİN
KURULMASI
- Donanımın ve Hazır Yazılımların Kurulması
- VTYS'nin Kurulması
- Donanım ve VTYS Eğitimi
- HBS Yazılımının Kurulması
- Uyarlanan Yazılımın Onaylanması
- Kullanıcı Eğitimi
- Yazılımın Varolan Sistemle Birlikte
İşletilmesi ve Onaylanması
- Donanımın
ve Hazır Yazılımların Kurulması
Kapsam:
İlgili hastanede donanım
kurulacak ve hazır yazılımlar yüklenecektir. Satıcı, bilgisayar sistemlerini
Alıcı’nın göstereceği yerde test etmeli ve çalışır vaziyette teslim etmelidir.
Satıcı, aşağıda belirtilen etkinliklerin gerçekleştirilmesinden sorumludur:
- paketlerin açılması,
- montaj,
- kablo ve kablo kanallarının çekilmesi,
- yedekleme sisteminin kurulması,
- birimler arası kablo bağlantısı,
- iletişim altyapısının kurulması, kablo ve kablo
kanallarının, belirlenen ihtiyaçlar ve hastane yöneticilerinin talepleri
doğrultusunda çekilmesi,
- elektrik topraklamasının standartlara uygun hale
getirilmesi,
- güç kaynakları bağlantısı,
- işletim sistemlerinin ve hazır yazılımların
yüklenmesi ve konfigürasyonu.
Sistemin işleyişini test ederek,
bilgisayar donanımının kurulacağı tüm mekanlarda başarılı ve sürekli olarak
işlemesi için gerekli tüm ayarlamaları yapmalı ve bu etkinlikler için gerekli tüm
malzeme, teçhizat ve iş gücünü kendisi sağlamalıdır.
- VTYS’nin
Kurulması
Kapsam:
VTYS, donanım üzerinde
kurulacaktır. VTYS’nin bilgisayarlara yüklenmesinden ve gerekli testlerin
yapılmasından ve VTYS’nin efektif bir şekilde çalışması için gerekli
konfigürasyon ve ayarlamaların yapılmasından Satıcı sorumludur.
- Donanım
ve VTYS Eğitimi
Kapsam:
Satıcı, sağladığı donanım
ürünlerine ve VTYS'ne ilişkin bir eğitimi bölüm 6’da belirtilen esasları
gözönüne alarak gerçekleştirecektir.
- HBS Yazılımının Kurulması
Kapsam:
Yazılımın bilgisayarlara
yüklenmesinden ve doğru bir şekilde çalıştırılmasından Satıcı sorumludur.
Hastanede yeralan birimler, yatak sayıları gibi çeşitli parametrelerle, kurulduğu
hastaneye göre konfigüre edilmelidir.
- Uyarlanan
Yazılımın Onaylanması
Kapsam:
Uyarlanan yazılım, hastanede
belirlenen bir mekanda, kullanıcıların onayına sunulmalıdır. SUGR'de belirtilen tüm
işlevsel, kullanıcı arayüzüyle ilgili gerekler, nitelikler ve raporda yeralan diğer
gereklerin uyarlanan yazılım tarafından karşılandığının kullanıcılar
tarafından onaylanması için her modüldeki ekranlar, menüler, ve işlevler modülün
muhtemel kullanıcıları tarafından gereksinimlerin karşılanıp karşılanmadığı
konusunda denetlenecektir. Satıcı bu süreçte Alıcı’ya her türlü kullanım
desteği ve danışmanlık hizmetini sağlayacaktır. Bu süreç, yazılım ve ilgili
dokümantasyon onaylanana dek devam etmeli, gerekli değişiklikler bu süre içinde
yapılmalıdır. Bir sonraki aşamaya ancak gerekli onaylar alındıktan sonra
geçilebilecektir.
Önerilen En Düşük Süre: 1 ay
- Kullanıcı Eğitimi
Kapsam:
Uyarlanmış yazılımı
kullanacak personele verilecek kullanıcı eğitimleri için gerekli eğitim planı, idari
şartnamede belirtilen koşullara göre düzenlenmeli, süreleri, eğitmenle ilgili
ayrıntıları ve eğitim yöntemlerini içerecek şekilde Satıcı firmanın teklifinde
yeralmalıdır. Bu eğitim programının sonunda, her adayın, satınalma sözleşmesi
kapsamında sağlanacak donanım, yazılım ve materyalleri kullanarak, sözleşmede
belirlenen amaçlara ulaşması sağlanmalıdır. Bu aşamada verilecek eğitim bölüm
6’da belirtilen ölçütlere uygun olarak gerçekleştirilmelidir.