NETWORK ORGANİZASYON YAPISI
ve STRATEJİK HASTANE YÖNETİMİ 

Doç. Dr. Kutlu MERİH
EYLEM Etkin Yönetim Liderlik Eğitim Merkezi

Modern bir hastanenin yönetimi son derece karmaşık bir fonksiyon haline dönüşmüştür. Bir toplumda, devlet dışındaki hiç bir kurum, bir genel hastanenin yüksek derecedeki örgütsel karmaşıklığına sahip değildir. Hastane bir kurum olarak ileri düzeyde ayrımlaşmış bir yapıya ve uzmanlık derecelerine sahiptir. Ayrıca özünde bir servis işletmesi olan hastane, yatılı hizmet vermesi nedeniyle sağlık işletmeciliği yanında otelcilik işletmeciliğini de başarı ile sürdürmek durumundadır. Hastanenin kar amaçlı bir özel kurum olması halinde çok yoğun tıbbi ve fonksiyonel uzmanlık becerileri gerektiren fonksiyonel işletmecilik özel bir önem taşır.

Tıbbi aktiviteler ile fonksiyonel aktiviteler arasındaki kontrol ve koordinasyon yetersizliği, hastanecilik hizmetlerinin etkin ve verimli olarak gerçekleştirilmesini engellemekte ve hastanenin kıt kaynaklarının stratejik hedeflere yöneltilmesini güçleştirmektedir.

Hastanelerin kontrol ve koordinasyon sorunlarına modern işletmecilik düşüncesinde yaşanan gelişmeler düzeyinde yaklaşıldığında ortaya ilginç gerçekler çıkmaktadır. Müşterilere etkin,verimli ve kaliteli hizmet verebilmek için tasarımlanan en son ve en gelişmiş yapı olan desantralize yatay network organizasyon hastanelerin doğal olarak benimsemiş olduğu örgüt yapısını yansıtmaktadır. Buna karşılık yapısal gelişmişlik ve karmaşıklık bunun stratejik kontrolü için de bazı teknik ve fonksiyonel becerilerin uygulanmasını gerektirmektedir. Yurt içi ve yut dışı gözlem ve izlenimlerimiz hastane yönetim modellerinin bu stratejik fonksiyonların uygulanmasına olanak sağlamadığı doğrultusundadır.

SAĞLIK SİSTEMLERİNDE KONTROL VE KOORDİNASYON YAPISI :

Sağlık hizmetleri bir sağlık sistemi organizasyonu ve genel olarak bir hastane sistemi içinde içinde gerçekleşir. Her sistem gibi bunun da kontrol ve koordinasyonu için aşağıdaki kavramlar geçerlidir.

• Sistemin amaç(lar)ı
  Objective- Tangible
  Subjective- İntangible
  
• Sistemin yapısı
  Hukuki
  Fiziksel
  Fonksiyonel
  Örgütsel
  
• Sistemin mimarisi
  Düşey hiyerarşik
  Yatay desantralize
  Entegre network
  
• Sistemin dinamikleri
  yapısal farklılaşma
  yapısal bütünleşme
  kontrol ve koordinasyon
  operasyonel
  finansal
  lojistik

Ayrıca bu kontrol etkin (effective), verimli (efficient) ve esnek (flexible) olmalıdır.

ÖRGÜTSEL YAPILARIN EVRİMİ VE HASTANE MODELİ :

Sanayi işletmelerinde ve hizmet sektöründe egemen olan geleneksel örgütsel yapı askerlerin komuta-kontrol paradigmasına dayanan ve iş hayatını mekanik olarak algılayan anlayışa dayanmaktadır. Bu yapılar günümüzde hızlı değişen teknolojiler ve daha hızlı değişen global ortamlarda etkinliğini yitirmiş durumdadır. İşletmeler ve işletme bilimciler stratejik hedeflere ulaşmayı kolaylaştıracak daha etkin örgütsel yapıların arayışı ve uyarlaması içindedir.

Örgütsel Yapı Tipleri

Stratejik yönetim ve örgütsel yapı sıkı bir ilişki içindedir. Stratejilerin uygulanabilmesi, bu stratejileri destekleyen uygun bir örgüt yapısının oluşturulmasına bağlıdır.En genel örgütsel yapı tipleri

Aşağıdaki gibidir.

• Basit örgüt yapısı

• Fonksiyonel/hiyerarşik örgüt yapısı

• Divizyonel örgüt yapısı
  ürünsel
  bölümsel
  bölgesel
  stratejik işletme birimi

• Matris örgüt yapısı

• Network örgüt yapısı
  case yönetimi yapısı
  yatay proses yapısı

işletmeler içinde yer aldıkları sektörün özelliklerine ve ürettikleri mal ve hizmetlerin türüne ve çeşidine göre gelişme süreçleri içinde kendilerine uygun düşen bir yapıya kavuşmakta ve bu yapıya uygun kontrol stratejilerini uygulamaktadır. İşletmelerin büyüme, gelişme ve farklılaşma aşamaları edinmeleri gereken stratejik yapıyı etkilemektedir. En karmaşık durumda bazı global işletmeler ve hastaneler bu yapılara aynı anda hibrid olarak sahip olabilmektedirler.

NETWORK ORGANİZASYONLAR :

Etkin örgütsel yapı arayışlarının son aşaması olan network yapılı örgütler, bu konudaki ilk gerçek yeniliği oluşturmaktadır. Günümüzdeki işletmecilik uygulamaları ve araştırmaları işletmelerin etkin ve verimli kontrolü ve kalite düzeyinin yükseltilebilmesi İçin network yapılı organizasyonları önermektedir. Network örgüt yapısında etkinlik odağı işletmenin kendisi değil, müşterilerdir. Network organizasyonlar dışadönük ve müşteri odaklı çalışarak müşterilerinin toplam beklenti ve isteklerine, ekonomik koşullardaki değişime daha yatkın olarak çalışmaktadır.

Network organizasyonların doğuşu işletmecilik düşüncesindeki iki ana değişimin sonucudur.

Birinci değişim iyi eğitilmiş ve çoklu becerilere sahip işgücünden olan takımların öneminin anlaşılmasıdır. Hastane kadroları doğal olarak bu tür takımlardan oluşmakta ve hasta bakımı hizmeti bir tür takım çalışması sonucu verilebilmektedir.

İkinci değişim işletmecilik başarısının sadece teknik ve fonksiyonel uzmanlığa değil fakat bunların müşteri beklentilerine çözüm getirecek proses ve kaynakları işletecek şekilde kullanılmasına bağlı olduğunun anlaşılmasıdır. Sağlık hizmetlerinde kalite ve başarı ölçümü de bu anlayışa dayanmaktadır.

Network yapı matris yapının gelişmiş halidir.

Network organizasyonlar köklerini geçmişte denenen matris organizasyonlardan almaktadır. Matris yapıda işletmenin düşey fonksiyonel yapısı, yatay olan müşteri hizmetleri, üretim hatları veya projeler ile koordine edilmektedir. Genellikle, baraj, fabrika gibi büyük projelere dönük olarak çalışan işletmelerde görülen bu yapı bazı karma sonuçların gözlenmesine, kontrol ve koordinasyon sorunlarına yol açmaktadır. Matris yapı, fonksiyonel bütünlüğü bozmadan müşteri beklentilerine hassas olmayı sağlarken, diğer yandan ikiz sorumluluklar nedeni ile işletme içinde gerginliklere ve anlaşmazlıklara neden olmaktadır.

Başarı veya başarısızlık olarak yorumlansa da matris yapı, geçmişteki işletmecilik anlayışının ve teknolojilerinin ürünüdür. Günümüzde her iki uygulama için gözlenen gelişmeler, network organizasyonların başarılı bir yapısal alternatif olarak gelişmekte olduğunu ortaya koymaktadır.

Niye şimdi ?

Esnek ve etkin örgüt yapılarına duyulan ihtiyaç yeni değildir. O halde niye bu yeni yapısal modeli oluşturmak bu kadar gecikmiştir. Network örgüt yapıları için gerekli olan ortamı hazırlayan üç ana trend öncelik sırasına göre aşağıdaki gibidir.,

1. Enformasyon teknolojilerindeki gelişmeler.
2. Hizmet ekonomisinde gözlenen yoğunlaşma
3. Toplam kalite çalışmalarının yaygınlaşması

Enformasyon teknolojilerinin gelişmesi

Enformasyon teknolojilerinin gelişmesi ve yapay zekalı işletmecilik uygulamaları (enformatik) network organizasyonların başarılı olmasındaki en önemli nedenlerden biridir. Enformatik uygulamalar;

• örgütlerin uzman yöneticiye olan ihtiyaçlarını azaltmıştır.
  
• Kontrol prosedürlerini kolaylaştırmış ve eş-düzen (on-line) olarak hızlı kontrole olanak sağlamıştır.
  
• İnsanların fizik hudutları tanımadan bir takım halinde birlikte eş-anlı (real-time) olarak çalışmalarına olanak sağlamaktadır.
  
• İnsanların işe herhangi bir anda ve herhangi bir noktadan katılarak koordine olabilmelerine olanak sağlamaktadır.
  
• Çalışanların bir network üzerinde hızlı ve etkin haberleşmesine ve bilgi paylaşmasına olanak sağlamaktadır.

Servis ekonomilerinin gelişmesi

Ekonominin sanayi kesiminde uygulanan, İnsanların para ve diğer teşviklerle ağır işleri yapmaya zorlandığı işletmecilik modelinin, gelişmekte olan servis sektöründe faydalı olmaktan çok uzak olduğu gözlendi. Bunun nedeni servis sektöründeki işlerin sanayide olduğu gibi, ağır, mekanik ve tekrarlı olmayışı idi. Görevdeki belirsizlikler ve dalgalanmalar sektörün yapısından ve müşteriler ile kurulan direkt ilişkilerden kaynaklanmaktadır. Örneğin banka memurları müşterilerinin talimatları doğrultusunda aynı işi çeşitli varyasyonlarda yapabilmelidir. Basit bir hesap açma işlemi müşteri talimatları ile çok karışık bir işleme dönüşebilmektedir. Bu nedenle her işlem azami bir dikkat ve özenle gerçekleştirilmelidir. Bu durum sağlık hizmeti sunan hastanelerde çok daha önem kazanmakta ve hastalar sorunlarına, cinslerine ve yaşlarına göre yoğunluğu değişen çok özel bir hizmet almaktadırlar.

Hastanelerin bunun bilincinde olması onlara doğal bir network yapısı kazandırmaktadır. Hastaneler Bu yapıya kavuşmak için işletmecilik bilimindeki gelişmeleri beklememiş ve ideal bir servis organizasyonunun nasıl olması gerektiği konusunda temel bir örnek oluşturmuşlardır.

Toplam kalite yönetimi projelerinin yaygınlaşması

İşletmeler müşterilerinin daha yoğunlaşmış ve bilinçlenmiş taleplerine cevap vermeye uğraşırken, uygulamakta oldukları işletmecilik yöntemlerini değiştirme gerektiğini anladılar. Kalıpların dışına taşarak müşteriyi ‘etkileme ve memnun etme’ yaklaşımı ve buna dayanan reorganizasyon programları bir çok isimle anılmaktadır. ‘Toplam Kalite Yönetimi’ bunlardan en yaygı olarak uygulanan bir versiyondur. Bu modeller, Amerikan işletmeciliğinin özellikle otomotiv sektöründe yaptığı stratejik hatalardan, Japon işletmeciliği karşısında uğradığı yenilgilerden, yok olan sektörlerinden ve kaybettikleri pazar paylarından ve bu kayıplarını geri alabilme çabalarından kaynaklanmaktadır.

Bu projelerin isimleri ve programları değişik olmakla birlikte, hepsinin ortak noktası müşteriye odaklanmak ve gelişimi sürekli hale getirmek olarak belirginleşmektedir. Bunu gerçekleştirmek için insanların, proseslerin ve teknolojilerin en uygun nasıl bir araya gelebileceğinin modelleri araştırılmakta ve genel olarak network yapılı yatay organizasyonlar çerçevesinde fonksiyonlararası çoklu becerilere sahip takımların proses odaklı çalışma düzeni önerilmektedir

NETWORK YAPILARIN İKİ MODELİ :

Network organizasyonların günümüzdeki uygulamalarında iki tipik örnek gözlenmektedir.

1. Vaka (case) yönetimi
2. yatay proses yönetimi

Vaka (case) yönetimi

Vaka yönetimi örgütsel yapısı, klasik yapıların bir çok sorunlarını aşabilmek için geliştirilen bir network yapısıdır. Vaka yönetimi öncelikle sağlık hizmetleri sektöründe ortaya çıkmış ve tıbbi hizmetlerin önemi ve bu hizmetlerin yüksek düzeyde uzmanlık ve örgütsel karmaşıklık getirmesi nedeniyle, tutarlı ve disiplinli olarak gelişmiştir. Hastaneler gibi sağlık hizmeti veren organizasyonlarda, gelen bir hasta ile bir uzman veya tıbbi bir takım görevlendirilmekte ve bu kadro hastanın hastanede kalış süresinde kendisi ile yakından ilgilenerek, tam olarak sağlığına kavuşarak hastaneden ayrılması için gerekli olan bütün işlemlerin gerçekleşmesine çalışırlar. Bu anlayış ve bu hizmet şekli diğer işletmelerde vaka yönetimi uygulanmasında da temel yaklaşımı oluşturmaktadır.

Vaka yönetimi, organizasyon içindeki fonksiyonel iş bölümünü ortadan kaldırmaya çalışmaz. Bunun yerine bu fonksiyonların koordinasyonunu kolaylaştırarak örgüt içindeki bir takımın bir müşteri talebinin sorumluluğunu yüklenerek başlangıçtan sonuca kadar kolaylıkla götürebilmesine olanak sağlar.

Yatay proses yönetimi

Bu modelde işletme kendi ana proseslerini tasarımlayarak, müşteriler ile prosesler arasında entegrasyonu sağlayacak yapıyı oluşturmaktadır. Bu model bir anlamda matris yapının benzeridir. Ancak burada matris yapının tersine birincil vurgulama yatay prosesler,

İkincil vurgulama ise düşey fonksiyonlardır. Burada yatay ve düşey fonksiyonlar arasında etkin bir entegrasyonun sağlanması amaçlanır.

HASTANELERİN NETWORK YAPISININ KONTROL VE KOORDİNASYONU :

Hastaneler bu açıdan incelenirde genel olarak düşey işletmecilik fonksiyonlarının çok zayıf olduğu fakat yatay uzmanlık fonksiyonlarının çok güçlü ve disiplinli olduğu, bütün sistemin hasta odaklı olarak kurulduğu gözlenmektedir. Bu sisteme bir hasta girdiği zaman kendisine bir oda,yatak, hekim ve hemşire atanmakta ve hasta sağlığına kavuşuncaya kadar hastanenin bütün teknolojik olanakları bir mercek gibi hasta üzerine odaklanmaktadır. Bu, sağlık hizmeti veren hastanelerin doğal yapısı ve prosesidir ve network organizasyon yapısı ve toplam kalite yönetimi anlayışı ile büyük bir uyum göstermektedir.

Hastanelerde network yapının gerçekleştiğini ve yatay prosesleri oluşturan tıbbi hizmetlerin ekin bir şekilde verilebildiğini genelde söyleyebiliriz. Bu konularda işletmecilik bilgisi transferi, hekimlere işlerini öğretmek anlamına gelecektir.

Buna karşılık yatay proseslerin düşey fonksiyonlarla entegrasyonunda hastanelerin çok başarılı olduklarını söyleyebilmek mümkün değildir. Özellikle kaynakların bol olduğu ve verimli kullanılmadığı Amerika Birleşik Devletlerinde durum çarpıcı bir şekilde gözlenebilmektedir. İngiltere ve Japonyada sağlık harcamalarının milli gelire oranı yüzde 7 iken Amerika’da yüzde 16 sı gibi yüksek bir değerdir ve bunun önemli bir kısmı hastane harcamalarından kaynaklanmaktadır.

Ülkemizde gözlediğimiz bir çok hastanede ise tıbbi hizmetlerin belirli bir etkinlik düzeyinde olduğunu fakat kaynakların verimli olarak kullanılamadığını söyleyebiliriz. Tıbbi etkinlik bir anlamda kaynak israfı ile sağlanmakta ve insan, zaman, malzeme ve para proseslere optimum bir şekilde yönlendirilememektedir. Bunun anlamı, network yapıda kontrol ve koordinasyonun tam olarak gerçekleşemediği ve Yatay ve düşey yapılanma içinde entegrasyonun sağlanamadığıdır.

Otomasyon bir entegrasyon aracı olarak uygulanmalıdır.

İlgili olduğumuz çeşitli hastane otomasyonu projelerinde izlediğimiz yaklaşım, otomasyonun bir tür bilgisayarlaşma, günlük hayatı kolaylaştırma, kaçakları önleme gibi taktik düzeyde algılandığıdır. Bilgisayarlı otomasyon projelerinin ise bunun çok ötesinde bir stratejik yönetim enstrümanı olma kapasitesi bulunmaktadır. Otomasyon projeleri bir Yönetim Bilgi Sistemi (YBS-MIS) oluşturarak yatay prosesler ile düşey fonksiyonlar arasında bir entegrasyon olanağı sağlamaktadır. Bu potansiyel, UZMAN SİSTEMLER ve YAPAY ZEKA uygulamaları ile birleştiğinde hastane yöneticilerinin ihtiyaç duyduğu işletmecilik becerileri, bir on-line sistem desteği olarak kendilerine ulaşmaktadır. Geleceğin hastane yönetimi tartışmaları, bu potansiyelin uygulamaya nasıl konabileceği çerçevesinde yoğunlaşacaktır.