BİLGİSAYAR SİSTEMİ SATIN ALMAK 

Doç. Dr. Kutlu MERİH
İ.Ü. İşletme Fakültesi
Muhasebe, Finans , Sayısal Yöntemler ve
Sağlık İşletmeleri Yönetimi Bölümleri Öğretim Üyesi  

 

OTOMASYON PROJESİNİ GÜNDEME ALMAK :

Bir işletmeye yeni donanım ve yazılım ürün ve hizmetleri almadan önce bir proje yürütme komisyonu kurulmalı ve bunun tepe yönetim, bilgi işlem ve kullanıcılardan oluşması yararlı olacaktır. Bu komite projenin gelişmesi alanlarında bilgi işlem personeli ile yakın bir çalışma ilişkisi içinde olmalıdır. Bir bilgisayar sistemi (yazılım/donanım) seçmek için yedi temel adım öne çıkmaktadır.

  1. Enformasyon ihtiyacını ve sistem mimarisini belirle,
  2. Donanım ve yazılım alternatiflerini belirle,
  3. Firmalar için bir şartname hazırla,
  4. Seçim kriterlerini belirle,
  5. Firma tekliflerini değerlendir,
  6. Demoları ve benchmarkıng ziyaretlerini gerçekleştir,
  7. Uygun donanımı ve yazılımı seç,

1 veya 2 klasik sistem analizi ve tasarımı aşamalarını içermektedir. Burada sistemin mimarisi ve gerekleri, mümkün teknolojiler, maliyet / fayda analizi ile tangible / intangible maliyet ve faydalar dikkatle değerlendirilir. Burada belirli bir tercih yavaşca belirginleşir ve sıra bu tercihi sağlayacak satıcıyı belirlemeye gelir. Burada diğer işletmelerde yaşanan deneyimler, danışmanların önerileri ve bilgi işlem yayınları yararlı olacaktır.

BİR ŞARTNAME HAZIRLAMAK :

Bundan sonraki adım uygun satıcıyı belirleyebilmek için bir şartname hazırlamak olacaktır. Satıcı seçimini bir şartname çerçevesinde yapmanın birçok yararı bulunmaktadır. Bir şartname potansiyel satıcılara gerekli bilgileri sağlar, onların tekliflerinin kapsamını, çerçevesini ve formatını belirler. Bundan daha önemli olarak şartnameler alternatif tekliflerin karşılaştırılarak değerlendirilebilmesi için bir referans çerçevesi sağlarlar. Buna göre tutarlı ve gerçekçi bir şartname hazırlamak, başarılı bir sistem kurmanın önemli bir ön koşuludur.

  Burada satıcıların değerlendirildiği kriter özel bir önem taşır. Bunlar,

Sistem uygulamaları ve donanım gereklerini karşılayabilme,
İşletme isteklerindeki değişimleri uyarlayabilme esnekliği,
Enstellasyon desteği,
Sistem dökümantasyonu,
Maliyet,
Sektördeki satıcı deneyimi,
Satıcının finansal kararlılığı,
Sürekli bakım/onarım desteği verebilmek,
Sürekli eğitim desteği verebilmek,

PLANLAMA ROLÜ :

Komitenin planlama çalışmalarında etkili olabilmesi için

    1. İşletmenin amaçlarını dökümente etmek ve bunları sistem amaç ve politikaları haline dönüştürmelidir.
    2. Hastanenin çeşitli fonksiyonel bölümlerindeki enformatik ihtiyaçları belirlemelidir.
    3. Bu ınformatik ihtiyaçların mevcut durumda ne kadar ve nasıl karşılandığını belirlemelidir.
    4. Önerilen sistem projesini belgelemeli ve yönetimin incelemesine ve onayına sunulmalıdır.
    5. Formal bir sistem uyarlama ve uygulama planı geliştirmelidir.

İŞLETME AMAÇLARININ BELGELENMESİ :

Sistem planlamasında ilk adım işletmenin genel işletmecilik amaçlarının tanımlanarak belgelenmesidir. Bundan sonra bunları gerçekleştirecek sistemin gerekleri belirlenmelidir. Bunun için

İşletmeyi anlamlı bir şekilde etkileyen çevre faktörleri belirlenmelidir.
İşletme sektörünün çevre faktörleri belirlenmelidir.
İşletmenin iç karakterstlikleri, örgüt yapısı, uzun ve kısa dönem hedefleri, enformatik ihtiyaçları, operasyonel ihtiyaçları belirlenmelidir.

Bundan sonra yürütme komitesi bu işletmecilik amaçları ile tutarlı sistemleri belirleyecek öncelik kriterleri oluşturmalıdır. Sık rastlanan öncelikler

Artan iş hacmine cevap verebilme
Operasyonel değişimlere uyum gösterebilme
İşletme maliyetlerini düşürebilme
Planlama ve kontrol için daha kaliteli enformasyon üretme
Arızasız ve kesintisiz hizmet alabilme
Bilgisayar harcamalarını azlatma
Son teknolojiyi kullanmanın prestijini yakalama
Stratejik rekabet avantajı yakalama

 

İŞLETME INFORMASYON SİSTEMİ İÇİN DONANIM VE YAZILIM ŞARTNAMESİ

1.PROJENİN TANIMI

A-Proje kapsamına giren işletme uygulamlarının tanımlanması,

B-Teklif vereceklerle ilgili kısıtlayıcı şartlar.

2.HASTAHANE İLE İLGİLİ BİLGİ

    1. İşletmenin tanımlanması; fizik yapısı,
    2. Şartnamenin kapsamına giren işletme uygulamalarının detaylı tanımı,
    3. İşletmede yapılmakta işlerin listelenmesi,
    4. Şartnamede söz edilen uygulamalara ilişkin sayısal bilgiler.

3. SİSTEM MİMARİSİ VE NETWORK YAPISI

    1. İşletmede otomasyona geçirilecek uygulamaların sistem mimarisi ve entegrasyon düzeyi,
    2. İşletme ve enformasyon sistemlerinin entegrasyonunda öncelikler,
    3. Şartnamenin kapsamına girmeyen fakat potansiyel olarak öngürülen sistem özelliklerinin ve genişlemelerin belirlenmesi,
    4. Şartname ile gerçekleştirilecek sistemin üreteceği raporların sıklığını ve kapsamını belirleme.

4. DONANIM ÖZELLİKLERİ

    1. Kablolama sisteminin teknolojisi
    2. Ana bilgisayar(lar)
    1. Mikroprosesör
    2. RAM hafıza
    3. BUS mimarisi
    4. Disk yapısı
    5. Network kartları
    1. Terminaller
    1. Mikroprosesör
    2. RAM hafıza
    3. Network kartları
    1. Printerler
    1. Pin sayısı
    2. Saniyede vuruş hızı

E-YEDEKLEME - Kopyalama birimleri

    1. Stand by server
    2. Teyp
    3. CD.
    1. Kesintisiz güç kaynağı (UPS)

5.YAZILIM ÖZELLİKLERİ

    1. İşletim sistemi (Unix, Novell,diğer)
    2. Database teknolojisi (İşletim sistemine bağlı)
    3. Yazılım modülleri (3.teki sistem audisine bağlı)
    4. Yazılımdan beklenen rutin ve diğer hizmetler
    5. Yazılımın lisanslı kullanım ve bakım şartları.

7. KURMA (INSTELLASYON) VE EĞİTİM

    1. Merkez ve instellasyon gerekleri.
    1. Sistem merkezinin fizik gereklerine ilişkin tekliflerin talebi,
    2. Kurma ve entegre etmeye ilişkin harcama gerekleri,
    3. Satıcı ve hastahanenin karşılıklı instellasyon sorumluluklarına ilişkin öneriler,
    4. İnstellasyon iş akışı ve zamamlama önerileri,
    5. İnstellasyon gereği muhtemel masrafların önerilmesi,
    6. Eğitim ve oluşturma programının önerilmesi.