Bu proje başından bu güne kadar proje yönetimi olarak Fakülte Dekanlığı, Döner Sermaye Saymanlığı ve Danışman öğretim üyesinin harcadığı mesai ile sürdürülmektedir. Sistemin bakımı ve onarımı, fatura tahakkuku ve raporlama hizmetleri için bu teknolojide deneyimli bir firma sözleşmeli olarak dış destek (Outsorcing) hizmeti vermektedir.

1994 temmuz ayında pilot bölge olarak Fikret Biyal Merkez Biyokimya Laboratuarı seçilerek 1 ana makine 12 terminalden oluşan bir hasta kabul ve raporlama sistemi ile başlanmıştır. Burasının seçilmesinin amacı çok yoğun bir hasta potansiyeli olması ve daha önce bilgisayar kullanma konusunda çalışma ve deneyimlerinin bulunması idi.

Bu sistem kurulurken, ilerde genişleyebileceği ve entegre olacağı düşünülerek stratejik mimarisi buna göre düzenlendi.

Böylece bugün çeşitli blokları entegre eden 400 hat 7 ana makina ( 3 tanesi bilgilerin yedeğinin bulunduğu yedek ana makina) 200 terminal düzeyine ulaşan karmaşık bir On-Line Real-Time otomasyon sisteminin temelleri atıldı.

Olarak belirlendi.

DONANIM (HARDWARE) : Bilgisayar platformu ve kablolama düzeni

YAZILIM /SOFTWARE) : İşletim sistemi, databankası teknolojisi ve uygulama programları

KULLANIM (ORGWARE) : terminal operatörleri, databankası yöneticileri, sistem analistleri, bakım ve onarım elemanları, BİM elemanları

Proje yönetimi, teknolojik ve sosyolojik özelliklere sahip bu üç bileşeni oluşturan elemanları stratejik kontrol kuralları ve bütçe kısıtları uyarınca seçmek ve bunları entegre bir uyum içinde proje amaçları çerçevesinde çalışır halde bulundurmaktır.

Başarılı ve etkin bir otomasyon sistemi projesi aşağıdaki kriterleri sağlamalıdır;

ETKİN (EFFECTİVE) : sistemin gözle görülmeyen, ölçeklenemeyen fakat stratejik bir önem taşıyan önceliklerinin gözetilmesidir.

BULUNABİLİR (AVAİLABLE) : sistemin parçalarını oluşturan teknolojileri temin etmek her an için mümkün olmalıdır.

GÜVENİLİR  (RELİABLE) : sistemin arıza yapma ve arızalı kalma oranları mümkün olan en düşük düzeyde olmalıdır.

ONARILABİLİR  (SERVİCEBLE) : sistemin arıza yapması halinde tekrar çalışır hale gelmesi için gerekli olanaklar bulunmalıdır. Bakılabilir (maintainable) : sistemin çalışır durumda tutulabilmesi için gerekli olan olanaklar kolayca temin edilebilmelidir.

VERİMLİ (EFFİCİENT) : sistem için harcanan para,zaman ve emek gibi kaynaklardan en yüksek verimin alınmasının gözetilmesidir.

       Maliyete göre verimli    : sistemin kurulması,kullanımı, bakımı ve onarımı en düşük
                                          (cost effıcıent) maliyetle sağlanabilmelidir.
 
       Zamana göre verimli     : sistem beklenen verime en düşük sürede ulaşmalı
                                          (tıme effıcıent) kullanıcılara zaman tasarrufu
                                          yaratabilmelidir.

        Kullanıma göre verimli : sistem verimli kulanılabilmek için yüksek deneyim, eceri
                                         sahibi eleman gerektirmemelidir. Sistemi yeni kullanacak
                                         elemanlar az bir eğitimle sisteme katılabilmelidir.

ESNEK (FLEXİBLE ) : Sistem yeni gelişen teknolojilere uyum sağlayabilmeli ve kısa bir sürede eksik ve yetersiz bir hale gelmemelidir.

ERGONOMİK : sistem kullanıcılarına zorluk ve yorgunluk yaratmamalı (ergonomic), uzun       süre çalışma koşullarına uygun olarak tasarımlanmalıdır.

Bu etkinlik kriterleri bütün yüksek teknoloji ağırlıklı projeler için geçerlidir. Hangi projelerde ve hangi teknolojiler için bu kriterlerin önceliğini ve kapsamını belirlemek yoğun bir uzmanlık ve deneyim gerektirmektedir.bu uzmanlık ve deneyime genelde sahip olmayan kuruluşlar otomasyon projelerini genelde kabul görmüş bazı paradigmalar çerçevesinde gerçekleştirmektedirler.

geçerli olan paradigma büyük ölçekli otomasyon projelerinin bu konuda deneyim kazanmış büyük bilgisayar şirketleri tarafından gerçekleştirilmesi, son teknoloji güçlü ve pahalı bilgisayarlar kullanılması ve bunlara uygun yazılım elemanlarının uyarlanmasıdır. Bu durumda dahi otomasyon projelerinde tam bir başarı örneği gözlenememektedir.

Kaba kuvvet stratejisi diyebileceğimiz bu yaklaşım ülkemiz koşullarında gerçek bir başarı potansiyeli taşımamaktadır. Hastane sektörünün otomasyon teknolojisi ile çok yeni tanışması nedeni ile stratejik kriterler konusunda yeterli deneyim ve birikim sahibi olamaması, bu konuda danışmanlık hizmeti olarak ta büyük firmalara güvenmelerine yol açmaktadır.

Büyük firmaların yaklaşımı ise zaman içinde kendi gelirlerini maksimize edecek fon akışı yaratan, kullanımı, bakımı ve onarımı masraflı teknolojilerin önerilmesidir. Ucuz ve pratik çözümler kendi finansal ve lojistik önceliklerine uygun düşmemektedir.

En son teknoloji ve en güçlü olarak önerilen sistemlerin ardında güçlü bir bağımlılık yaratma stratejisi gözlenmektedir. Burada genel kabul gören paradigma UNIX veya WINDOWS NT işletim sistemine dayanan, güçlü ve pahalı bir ana makina (server) tarafından desteklenen çok sayıda akıllı terminal (client) ve bu sistemi destekleyecek pahalı databankası ve yazılım uygulamalarıdır.

Ayrıca bu tür sistemlerin kullanımı ve bakımı yüksek düzeyde eğitim görmüş sistem analistleri ve teknik eleman gerektirmektedir. Bunlar da genelde projeyi öneren bilgisayar firması veya yan kuruluşlarından temin edilebilmektedir.

PROJENİN TERCİHİ : DAĞITILMIŞ BİLGİ İŞLEM VE INTERNETWORKING :

Yukarda kısaca belirtilen kaba kuvvet stratejisinin alternatifi kullanımı ve bakımı kolay ve ucuz parçalardan oluşan PC tabanlı bir otomasyon tekniği kullanmaktır. Bu tekniği terminal sayısı çok projelerde uygulayabilmek için otomasyon sistemi, ana bir omurga etrafında entegre edilen, databankaları kendine özgü, oldukça otonom otomasyon bloklarına ayrıştırılmaktadır. Teorik olarak mümkün olan bu uygulama pratikte çeşitli nedenlerden profesyonel bilgisayarcılar tarafından önerilmemekte ve uygulanmamaktadır. Ayrıca bu uygulama büyük firmaların dahi temininde güçlük çektiği sistem ve yazılım mühendisliği uzmanlığı ve databankası dekompozisyon ve entegrasyon tekniği becerileri gerektirmektedir.

İ.Ü. Cerrahpaşa Tıp Fakültesi Otomasyon Projesi, Dağıtılmış Bilgi İşlem (Dİstrİbuted Data Processing) olarak bilinen bu alternatifin geçerli, güçlü ve güvenilir olduğunun sektöre ve kamuoyuna kanıtlanmasıdır.

Bu projede uygulanan strateji ,

DAĞITILMIŞ BİLGİ İŞLEM felsefesi , INTERNETWORKING mimarisi ve çekirdek bir modülün entegrasyon ile zaman içinde genişletilmesi anlayışına dayanan PROTOTYPING uygulamasıdır.

Bu yönteme göre hastanenin bütününü kavramaya dönük proje, başlangıçtaki merkez laboratuar otomasyonu On-Line sisteminden giderek karmaşıklaşarak, bütün hastanenin tıbbi, idari ve finansal olarak kullanabileceği On-Line, Real-Time (yaşanılan anda ) sisteme dönüştürülmüştür. Bu strateji, teknolojik projeler için gözetilmesi gereken bütün etkinlik kriterlerini sağlamaktadır.

Bu sistem şu anda 10/100 MBit hızında bilgi taşıyan bir kablolama yapısının üzerinde tamamen PC tabanlı server ve terminallerden oluşmakta ve pc tabanlı databankası teknolojisi kullanmaktadır. Bu databankaları günümüzde büyük bilgisayar sistemleri için bile ciddi bir performans olarak kabul edilen ve büyük yatırımlarla ulaşılabilen
 

günde 25.000 (yirmibeşbin) yılda 5.000.000 (beş milyon) hareketi On-Line olarak işleyebilmekte ve 20.000.000 (yirmi milyon) hareket büyüklüğüne ulaşmış olan databankaları her türlü araştırma, raporlama ve faturalama taleplerine olanak sağlamaktadır.

Sonuç olarak ,İ.Ü. Cerrahpaşa Tıp Fakültesi hastane otomasyonu projesi ;

PC tabanlı ucuz ana bilgisayar ve terminaller,

Duplex disk yapılı anabilgisayarlar,

Netware 3.12 işletim sistemi ve

Clipper derleyicisine dayalı databankası yönetisine dayanan

xBase (.dbf) standardında databankası dosyaları kullanan

7 gün 24 saat hiç durmadan çalışan,

Downtime (arızalı durum) süresi hemen hemen hiç olmayan,

İstenildiği kadar terminal ve server sayısına genişleyebilen,

İstenilen uygulamanın hemen uyarlanabildiği object tabanlı yazılım esnekliğine sahip,

Kullanıcılar için özel bilgisayar bilgi ve becerisi gerektirmeyen,

Hastane idaresinin ihtiyacı olan tıbbi, idari ve mali bilgileri proje süresince bağlantısal databankalarını saklayan ,

İstenilen formlarda raporlayabilen dev bir databankasına dayanan ,

7 ana makina ve 200 terminalden oluşan networku,

250 UTP hattı (otomasyon projesi ile gerçekleştirilen)

150 UTP hattı (Ulak-Net projesi ile sisteme katılan )

Toplam 400 hat ile hastaneye otomasyon hizmeti veren bir

On-Lİne Real-Time entegre otomasyon sistemidir.

Sistem kuruluşundan bu yana , (Temmuz 1994 - Şubat 2000)

850.000 poliklinik hastasının,

144.000 klinik hastasının,

20 milyon hareketini,

On-Lİne olarak ve büyük bir hızla verebilmekte, herhangi bir yavaşlama ve yetersizlik halen gözlenmemektedir.

Bu projede kullanılan uygulama yazılımı clıpper derleyicisine dayanan bir yazılım tekniği olup her terminal bir iş istasyonu olarak özel bir proglamla çalışmaktadır. Bu yaklaşım terminallerin gereksiz program blokları ile hantallaşmasını engellemekte ve kilitlenmeyi önlemektedir.

Ayrıca yazılım modulleri Yapay Zeka tekniği içerdiğinden, kullanıcı hataları minimize edilmiş durumdadır. Yapay zeka, büyük databankalarının profilleştirilmesinde, istatistik raporların çıkartılmasında ve tıbbi araştırmalarda büyük uygulama potansiyeli yaratmaktadır.
 

Otomasyonun geçirdiği evrim ve aşamalar :

1- 1994 merkez biyokimya : 1 server 14 terminal ( backbone-1 ile entegre utp)
Hasta kabul (600/gün) ve raporlama modülleri

2- 1995 merkez karantina: 1 server 16 terminal ( thick ethernet backbone-1 ve utp)  
Hasta kabul/hasta taburcu (300/gün), Faturalama, BİM , Eczane, Başhekim, İstatistik

3- 1995/97 dahiliye bloğu: 10 terminal (backbone-1 ile entegre ve utp)
Klinik, Faturalama, Laboratuar, Raporlama, Nükleer tıp, Röntgen.

4- 1995/98 cerrahi bloğu : 30 terminal (backbone-1 ile entegre ve utp)
   Poliklinik, Ameliyathane, Eczane, Vezne, Laboratuar, Kan merkezi.

5- 1996 genel poliklinikler: 1 server 15 terminal (backbone- 1 ile entegre ve  utp)
Hasta kabul, Faturalama, Raporlama

6- 1997 Acil Servis otomasyonu : 1 server 15 terminal(özel t.e.backbone-2 ve utp)
     Hasta abul/taburcu, Faturalama, Raporlama, Eczane,
     Ameliyathane, Biyokimya, Röntgen, Yoğun bakım, Poliklinik Muayene Tıbbi Bilgi Bölümü.

7- 1997 Ortopedi abd : 8 terminal (acil backbone-2 ile entegre ve utp)
      Klinik, Röntgen, Vezne, Faturalama, Ameliyathane, Raporlama modülleri

8- 1997 Nöroşirürji abd : 5 terminal (acil backbone-2 ile entegre ve utp)
      Poliklinik, Röntgen, Vezne, Faturalama, Yoğun Bakım.

9- 1997 Çocuk Hast. abd : 1 server 26 terminal (özel t.e. backbone-3 ve utp)
     Poliklinik, Laboratuarlar, Radyoloji, Arşiv, Vezne, Servisler, Faturalama, Raporlama     modülleri.

10- 1997 Radyodıagnostik : 12 terminal ( backbone-1 ile entegre ve utp)
      Hasta kabul, Faturalama, Raporlama

11- 1997 patoloji abd : 10 terminal ( backbone-1 ile entegre ve utp)
        Poliklinik, vezne, Faturalama, Raporlama

12- 1998 Mikrobiyoloji abd : 10 terminal ( backbone-1 ile entegre ve utp)
      Poliklinik, Vezne, Raporlama

13- 97/98 100 mbps swıtch : merkez, acil ve çocuk t.e. networkleri binalararası
      10/100 Mbps SWITCH INTERNET omurgası ile entegre edildi.

14- 1998 monoblok : monoblokta Dahiliye abd, Kardiyoloji abd, KBB , Üroloji abd, GÖZ abd bölümlerinin hatları çekilmiş olup gerekli Terminallerin alımı ile ilgili  yerlerde otomasyona Entegre edilecektir.

15- 1998 dekanlık : ULAK-NET omurgası üzerinden hastane otomasyon Sistemi dekanlık      binasına bağlanmıştır.

16- 1998 6 Döner Sermaye İşletmesi veznesinin otomasyona bağlanması

17- 1999 Merkezbiyokimya otoanalizörlerinin otomasyona entegrasyonu.

Uygulanan otomasyon yazılımında 3 blok ve 34 modul ve yüzlerce program aktif olarak işlev görmektedir. Projede uygulanan teknolojide bu bloklar, entegre edilebilen bağımsız otomasyon projeleri olarak tasarımlanmıştır.

Projeyi bloklara ayrıştırmak, önceliklerin belirlenmesine, sorunların izole edilmesine olanak sağlamakta ve bir modülde yaşanan bir sorunun bütün projeyi engellemesi önlenmektedir. Bu uygulama hastane yönetiminin bir modülde yaşanabilecek bir sorunu, bütün projeyi ilgilendiren bir sorun gibi algılamayıp, herhangi bir sorun nedeniyle projenin bütününü tartışmaya açmamasını, sorunların bloklar ve modüller içinde izole edilebilmesini sağlamaktadır.

ANA OTOMASYON MODULLERİ VE BUNLARA AİT MODULLER :

I - KLİNİK ( YATAN HASTA TAKİBİ )

1. Karantina

2. Servisler

1. Cerrahi bloğu

2. Dahiliye bloğu

3. Orta blok

3. Eczaneler

4. Biyokimya laboratuarları

5. Mikrobiyoloji laboratuarları

6. Radyoloji laboratuarları

7.radyodiagnostik ana bilim dalı

8. Ameliyathaneler

8. Kan - bankası

9. Yoğun bakım üniteleri

11. Patoloji laboratuarı

12. Endoskopi üniteleri

13. Nükleer tıp laboraturı

14. Epikriz ve diğer raporlama sistemleri

15. Tıbbi dökümantasyon bölümleri

16. Arşivleme bölümleri

17. Vezneler

18. Faturalama servisi

7 adet fatura dökme iş istasyonu

19. İstatistik bölümü

II - POLİKLİNİK ( AYAKTAN HASTA TAKİBİ)

1.Hasta Kabul

2. Biyokimya laboratuarları

3. Mikrobiyoloji laboratuarları

4. Radyoloji laboratuarları

5. Patoloji laboratuarı

6. Nükleer tıp laboratuarı

7. Kan-bankası

8. Endoskopi üniteleri

9.   Vezneler

10. Faturalama

11. Tıbbi dökümantasyon
 

III - İDARE VE DÖNER SERMAYE 

KLİNİK BLOĞU :

Merkez karantina modulü :
Hastane otomasyonunun belkemiği olan on-lıne hasta kabul karantina modulu 1995 – haziran ayı itibarı ile başlatılmış oldu.

Hasta kabul :
Hasta kabul işlemleri prosedürler konusunda deneyimli hastanenin yetiştirmiş olduğu evrak kontrollerini sağlıklı yapabilen üç hastane personeli tarafından yürütülmektedir.

Hasta taburcu :
Hasta çıkış işlemleri hasta kabul ile ayni mekan içerisinde 1 bım elemanı tarafından yürütülmektedir.

Ameliyathane modülü :

1995 yılı içerisinde ameliyathanedeki 4 terminalden 3 terminal sekreterler tarafından hasta üzerinden ameliyat raporlarının yazılması için kullanılmaktadır..

Diğer terminal ameliyathanedeki eczane içinden hastaya kullanılan tıbbi malzeme ve ilaçların on-lıne girilmesi bu konuda deneyim kazanmış hastane personeli tarafından kullanılmaktadır.

1998 yılından sonra üroloji ve 1998 mart ayı sonlarına doğruda gkdc – bölümü raporlarını
sistem üzerinden yazmaya başlamışlardır.

1995 yılından bu güne kadar genel cerrahinin

20.000 ameliyat raporunu ihtiva edeb bir  databankası bulunmaktadır.

Eczane modülü :

1995 yılından 1997 ekim ayına kadar eczanedeki terminalden döner sermaye elemanı tarafından off-lıne olarak giriliyordu.

Bu durum fatura akış hızında aksamalara sebep oluyordu. Girilmeyen reçeteler çıkıp bilahare kurumlarına ayrıca fatura yapmak gibi bir takım sıkıntılar yaşanmıştı. Bütün sistemde olduğu gibi burada da bu işlemin on-lıne real-tıme olması için İlacın verildiği anda sisteme girmesini sağlamak için eczane prosedürleri sisteme aktarılarak eczacı ve kalfaların bu işlemi yapması sağlandı.

Eczacıların manuel olarak yaptıkları ve çok büyük zamanlarını alan stok işlemleri, hasta üzerine ilaçları on-lıne olarak barkodla okutarak verilmekle takip edebilir duruma getirildi. Böylece hem eczane stok ve fatura akışındaki aksaklıklar ortadan kalktı.

Şu anda eczanedeki tüm işlemler eczanenin kendi personelleri tarafından yürütülmektedir.

Hasta faturalama modülü :

Faturalama işlemleri hasta sahipleri taburcu işlemlerini yaptırmak için hasta taburcu bölümüne müracaatı ile ücretli ve evraklı hastaların çıkış evrakları BİM’in taburcu işlemini yapan elemanı tarafından alınıp BİM’in fatura servisine ulaştırılmaktadır.

Burada hastanın tabelası incelenip laboratuarlarla temas edilerek (Dahili ve Cerrahi Biyokimya) varsa makbuzları incelenir, avansları yazılır. Ücretini ödediği servislerden ödedikleri ücretler hastane içinde yapılan ödeme bölümüne yazılarak hastanın ödeyeceği miktar fatura dökülürken hesapları yapılır. Hasta faturası taburcu bölümüne gönderilerek hastaya verilir.

Burada öneri olarak : hasta taburcu birimi ile birlikte veznede olursa hasta sahipleri arada dolaşmadan işlemlerini tek seferde bitirmiş olacaktır.

Evraklı hastaların çıkış işlemleri bittikten sonra kuruma gitmesi için ertesi güne hazırlanmaktadır.

Aşağıda yazılı olan birimler hastayla ilgili olarak yaptıkları işlemleri

On-Line Real-Time olarak hasta dosyasına işlemektedirler.

Böylece her birim, hasta üzerine yaptığı işlem ve tahakkuktan sorumlu olmaktadır. Birimlerin kullandığı malzeme ve yapılan işlemler arasındaki oranlar ilgili departmanlarca hesaplanabilir ve kontrol edilebilir durumdadır.

Burada merkez biyokimyanın otomasyonda omurga fonksiyonu ve lokomotif gücü bir çok prosedürün oturmasında projeye büyük katkılar sağlamıştır.

Faturalar şu anda sadece servislerden girilmeyen enjeksiyon,pansuman ve konsültasyon gibi hemşirelik hizmetleri ile yatak ve refakat ücretleri eklenerek desantrilize olmuş 3 ana makinaya dağılmış olan bilgileri toplayarak teknolojik olarak elle müdaheleye gerek bırakmadan yapay zeka kullanarak faturalar icmalleri muhasebeleşmiş olarak dökülmektedir.

Bu faturalar döner sermayeye elemanlarına kontrol için gönderilmekte ve kuruma göndermeden önce faturada muhasebeleşmiş bölümdeki global rakamları döner sermaye muhasebe kayıtları için kendi muhasebe programlarına işlemektedirler.

İstatistik modulü :

• Her ay bütün laboratuarlar yaptıkları işlemleri test ve statüsel bazda rapor olarak almaktadırlar. Yıllık işlem hacimlerini kontrol edebilmekte ve performans değerlendirmelerini yapabilmektedirler. Bu raporlar ilgili birimlere bim tarafından verilmektedir.
• Ayrıca bım’den bağımsız olarak oluşan databankarından ilgili kişiler hastane bilgilerine ulaşabilmektedir. Yetkili birimler ise bu databankarından istedikleri istatistikleri çıkarabilme opsiyonlarına sahiptirler.
• Bu görevi şu andaki Başhekimlik görevini üstlenen Yrd. Doç.Dr. Selçuk KÖKSAL yürütmektedir. Başhekim Kendi iş istasyonunda,hastanede oluşan databankalarını filtreleyerek diske alabilmekte ve gerekli istatistik programları içerisinde kullanma olanağı olmaktadır.

• Ayrıca istatistik modüllerinden sağlık bakanlığına gönderilen rutin istatistik Formatlarında da otomatik olarak rapor 
  dökümleri alınabilmektedir. 

Vefat modülü :

Hastanenin gasilhanesinde AUI kablo ile sisteme bağlı olan terminalden hastanede vefat işlemlerini yürüten hastane personeli , Hekimlikte acil vakalar bölümüne ve diğer bölümdeki tüm hastalara ulaşarak vefat eden hastaların sisteme kayıtlı olup olmadığını araştırarak, çıkış işlemlerinin yapılıp yapılmadığının kontrol ederek hastaya ölüm tutanaklarını hazırlamaktadır.

Bu programıda hastanenin kendi personeli kendisi kullanmakta ve tüm işlemlerini bu modül üzerinden tamamlamaktadır.

Danışma modulu :

Hastanelerin 7 gün 24 saat hizmet veren kurumlar olması hasta sahiplerine danışma hizmeti verilmesine özel bir önem yüklemektedir. Monoblok girişindeki Danışmaya bağlanan bir terminal üzerinden hastaların oda ve yatak numaraları, Yatış/taburcu durumları sistemle entegre olarak verilebilmektedir. Kullanımı En basite indirgenmi? programlar sayesinde, gece bekçileri dahi bu hizmeti verebilmektedir.
 

POLİKLİNİK BLOĞU :

Hasta kabul modülü :

Poliklinik otomasyonu 1996 – ocak ayında monoblokta on-lıne hasta kabulüne başlamıştır. Ayrıca binalar arası entegrasyonundan sonra sisteme bağlı her abd kendi hastasını kendi bilgi işlem departmanından kabul etmekte ve faturalamaktadır.

Burada entegrasyonu sağlamak, yoğun tempo içindeki insanların hata yapmasını önlemek için çok disiplinli ve prosedürleri öğrenen yapay zeka gerektiren modüler rogramlar kullanılmasını gündeme getirmiştir.

Hasta trafik kontrolleride yapılarak hastayı sisteme 8-30 saniye arasında değişen zaman dilimleri içerisinde kayıt yapabilecek duruma getirilmiştir. Emekli hastalar sisteme 8 – 10 saniye arasında kayıtları yapılmakta evraklı hastalarınsa 10- 30 saniye arasında değişen zaman dilimi içerisinde sisteme sokulmaktadır.

Bu sistemin amaçlarından biride hastanın bilgisayar kayıtlarında bekleme süresini en aza indirmek olduğu için bütün çalışmalar bu yöne ağırlık verilerek yapılmış ve Uzun yıllar süren çalışmalar sonucu gereken performans elde edilmiştir.

Hasta kayıt sırasındaki bütün prosedürler programlara öğretilmiş ve insanları yoğun tempo altında yapabilecekleri hatalara karşı koruma altına almış, hatalar minimize edilmiştir.

Faturalama modülü ve emekli hastaların faturaları :

Hastaneye gelen poliklinik hastaların 3/1 ini emekli statüsündeki olan hastalar oluşturmaktadır. Buda yılda 120.000 hasta adedi etmektedir.

Emekli hasta faturaları bu proje öncesinde ilgili birimler tarafından elle listeler doldurmak şeklinde hazırlanmakta idi. Bu hem faturalaştıran birim için ayrı bir iş, hem kontrol eden döner sermaye için ayrı bir zaman kaybı ve gönderilen kurum tarafındanda kontrol edilmesi çok zahmetli bir fatura düzenindeydi. Bu işlem şu anda faturalamak için hastane personelinin dışında birimlerden yapılan işlemlerin başka off-lıne işleme gerek kalmadan bım tarafından 15’er günlük zaman dilimleri içerisinde 1 seferde 4500- 5000 civarında 45-50 (1999 ücretleri ile)  milyar arası tutan tek fatura halinde hazırlanıp döner sermayeye teslim edilmektedir.

Bu prosedür emekli sandığı tarafından da onaylanarak akredite edilmiş bulunmaktadır. Kurum diğer hastanelerde de aynı format ve prosedürleri aramaktadır Bu sistem hastane çok büyük bir iş gücü artısı sağlamıştır. Eskiden bu işlemle uğraşan elemanlar şu anda otomasyonun diğer işlemlerinde çalışarak sisteme daha faydalı olmaktadırlar.

Poliklinik hastalarıda klinik hastalarında olduğu gibi bütün departmanlar,

Gibi departmanlar yaptıkları işlemleri direkt olarak işleyebilmektedirler.

Poliklinik evraklı ve ssk’lı hastalara ait faturalar hastanenin döner sermaye tarafından yetiştirilmiş ve bilgisayar becerisi kazanmış elemanları tarafından hazırlanmaktadır.

Fikret biyal merkez biyokimya bloğu :

1994 temmuz ayında merkez biyokimya hasta kabul ve raporlama otomasyonu
1 server 12 terminalli bir sistem olarak başladı.

Karantina ve poliklinik bloğu ile entegre olarak çalışan fakat özgün bir databankasına sahiptir.

Şu anda 2 terminal daha eklenerek 14 terminalli laboratuar otomasyonu olarak bütün hasta kabul, ücretli hastaların tahsilat müzekkereleri, faturalama, raporlama Olarak hem kendi işlemlerini bağımsız olarak yapabilmektedir. Ayni zamanda hastanenin yatılı ve diğer bölümlerine gelen poliklinik hastalarına entegre olarak hizmet vermektedir.

Danışma görevi gören elemanlar tarafından gününde raporunu almaya gelmeyen hastalara geriye dönük test sonuçlarını bilgisayardan print ederek verilebilmektedir.

Ayni zamanda hastanedeki klinik içerisinden herhangi bir terminalden test sonuçlarını
Görme imkanı vermektedir. Merkez acil departmanı 7/24 klinik ve poliklinik hastaya hizmet vermektedir.

Bir birimde otomasyon başarısı o birimin yöneticilerinin sisteme sahip çıkması ile doğru orantılı olarak gerçekleşmektedir.

Merkez biyokimya bölümünde yöneticilerle geliştirilen olumlu diyalog nedeniyle şu anda sistem kendi sistemleri olarak raporlama ve tahakkuk olarak bütün işlemlerini yürütebilmektedirler. Kendi birimlerine başvuran evraklı ve ücretli hastalara faturaları kendi elemanları tarafından otomasyondan dökülerek hazırlanmaktadır.

Otoanalizör cihazlarının otomasyonla entegrasyonu

Merkez Biyokimya yöneticilerinin otoanalizör cihazlarının otomasyona bağlanması ile ilgili girişimlerine destek verilerek ve temin edilen uzmanlarla işbirliği yapılarak otoanalizör cihazlarının otomasyon ile entegre çalışabilmesi sağlanmıştır.

BİM olarak yapılan işlemler ; istatistik, aylık ve yıllık performans raporları, ücret değişiklikleri ve prosedür değişiklikleri dışında bütün işlemler, bölüm sorumlusu insiyatifinde laboratuar personelleri tarafından yürütülmektedir.

Cerrahi biyokimya modülü :

Cerrahi biyokimya 1995 yılında karantina modülüyle beraber klinik hastalarına ait testleri hasta üzerine girmeye ve test sonuçlarını bilgisayardan yazarak hastalara vermeye başlamıştır.

1996 yılında poliklinik otomasyonu ile birliktede kendisine gelen poliklinik hastalarına ait işlemleri ve raporlamayı yapmaya başlamıştır.

Bu bölüm sorumlusuda merkez biyokimyayı örnek alarak kendileri otomasyona sahip çıkmışlar ve otomasyon buradada kendi laboratuar elemanlarınca yürütülmektedir.

Cerrahi biyokimyada şu anda 3 terminal çalışmaktadır. Hastaya ait test sonuçlarını Bilgisayara girmektedirler, bu bilgilerde aynı zamanda hastane içerisindeki herhangi bir klinikten test sonuçlarını görebileceklerdir.

BİM olarak yapılan işlemler ; bu bölümün de aylık ve yıllık performans raporlarını vermekte, ücret ve prosedür değişiklikleri olduğu zaman devreye girmektedir. Bunun dışında tüm işlemler bölüm sorumlusu insiyatifinde laboratuar elemanları tarfından yürütülmektedir.

Dahili biyokimya modülü :

Dahili biyokimya bölümü de cerrahi biyokimya ile aynı zamanda ve ayni aşamalardan geçerek işlemlerine başlamıştır. Bölüm sorumlusunun otomasyon sistemine sahip çıkması ile tüm işlemler zaman içinde oturtulabilmiştir.

Şu anda ağırlık klinik hastaya olmak üzere poliklinik ve yatan hastaya hizmet vermektedirler.

Dahili biyokimyanın test sonuçları bilgisayarda işlenmemektedir.

Burada da bütün işlemler laboratuar elemanlarınca bölüm sorumlusu insiyatifi altında takip edilmektedir.

Bım olarak yapılan işlemler ; aylık ve yıllık performans raporları, istatistikler ve ücret değişiklikleri olduğunda devreye girmektedir. Diğer tüm işlemler bölüm sorumlusu insiyatifinde laboratuar elemnları tarafından yürütülmektedir.

Dahili ve cerrahi röntgen modülü :

Bu bölümler karantina modülü devreye girdiğinde sistemle entegre olarak başlatıldı.

Bu bölümde çalışanlar, hasta üzerine yaptıkları işlemleri girmekte, ayaktan hastaya işlem yaptıklarında tahakkuk müzekkeresini bilgisayardan dökerek vezneye göndermektedirler.

BİM de burada sadece ücret değişiklikleri ve raporlama isteklerini karşılamak için devreye girmektedir.

Fakültenin bu bölümü 24 saat acil hizmeti veren ve hızlı ve gergin bir çalışma temposu olan kompakt bir hastane olarak organize edilmiştir. Bu bölüm  1997 yılı haziran ayı içerisinde 15 terminal ve bir anamakineden oluşan bağımsız bir hastane otomasyonu sistemi olarak hizmete girdi. Kendine özgü yapısı itibarı ile karantina omurgası farklı fakat ana sistemle entegre olabilen bağımsız bir otomasyon sistemidir.

Fıber Optik omurganın gerçekleştirilmesi ile ana sistemin karantinası ve bütün modülleri ile entegre olarak çalışmaktadır.

H.A.V. abd hasta kabul modülü :

Burada da faturanın kontrol edilerek dökümü işlemi dışında tüm işlemler hastane personeli tarafından yapılabilecek şekilde koordine edilmiştir.

Yapısı itibarı ile 7/24 çalışan bir merkez olduğundan saat 08/16 arasında normal hastane personeli poliklinik ve yatan hastaları kabul etmektedir. Tatil günleri ve

16/ 08 arasında ise zaten var olan nöbetçi stajyer öğrenciler eğitilerek hasta kayıtlarının bu kişiler tarafından yapılması mümkün olmaktadır.

Bu 12 ki?ilik bir gurubu kapsamaktad?r. Ayrıca cerrahi ve dahiliye poliklinik muayene odalarından her hastanın tıbbi bilgisinin girişi sağlanarak gelen hastalara ait istatistiksel bilgilere ulaşmak mümkün olmaktadır.

H.a.v. abd biyokimya modülü :

Biyokimya laboratuarı ücretli hastalar için vezneye gönderdiği tahsilat müzekkerelerini bilgisayardan çıkartmakta ve sonuçlarını girip bilgisayardan print etmektedirler. Böylece elle yapacakları işlemler de bilgisayar tarfından yapıldığından hem tıbbi bilgiler saklanmakta hemde hasta üzerine tekrar tahakkuk işlemlerinin fatura bilgileri olarak ikinci kez girilmesine gerek kalmamaktadır.

H.a.v. abd eczane modülü :

Eczane hastaya verdiği tüm ilaç ve malzemeleri bilgisayardan hasta üzerine girmekte , vezne için elle yazdığı tahsilat müzekkeresini bigisayardan çıkarmakta ve stok takibini yapabilmektedir.

Gündüz çalışanlar ve gece nöbetinde kalan tüm kalfalarda ilaçları barkodla okutarak otomasyon üzerinden hastaya vermektedir.

Hasta üzerine ilaç verilmekle eczanenin stok kontrolünüde bu modül üzerinden otomatik olarak listeler halinde kendi insiyatiflerinde yapıldığı için eczane çalışanları, bu modülle istedikleri kontrolleri sağlamaktadır.

Eczane sorumlusunun otomasyonu desteklemesi sayesinde ana eczaneninde otomasyona geçi?teki prosedürlerinin yerle?mesinde büyük katk?ları olmuş ve nöbet tutulan yerlerde gözlenen olağan sorunları dirayetle minimize etmiştir.

Binalar arası entegrasyonun sağlanması nedeniyle, eskiden sorun olan yatılı hastaya ilaç verme prosedürü çözüme kavuşturulmuştur. Hastanede yatan tüm hastalar sistemden görülebildiğinden ve hasta tabelalarında ki tereddüt de ortadan kalktığından dolayı, hastanın serviste hala yatıp yatmadığına bakılarak ilacı verilebilmekte ve bu işlem hasta faturasına işlenmektedir.

H.a.v. abd radyoloji modülü :

Radyoloji bölümü de, hastaya ait önceden elle yazdığı tahsilat fişlerini bilgisayardan
çıkarmaktadır. Böylece o birimde elle yapılan işlemleri otomasyondan yapma fırsatı bulduğu için tahakkuları da hasta üzerine girmektedir.

H.a.v. abd raporlama modülü :

Acile gelen tüm hastalara ait yazılacak olan adli raporlar, epikrizler, ameliyat raporları , yoğun bakım işlemleri asistan ve doktorlar tarafından bizzat bilgisayardan hasta üzerine rapor yazıp printerden basma olanağına sahiptir. Bu teknolojiyi bütün birimler kullanmakta ve ?u anda h.a.v. abd hasta ile entegre 11700 (Şubat.2000)  rapor databankası bulunmaktadır.

H.a.v. abd vezne modülü :

Vezne bölümüde prosedürler tamamlanıp otomasyona geçerse sistem tamamen entegre olarak çalışacaktır.

H.a.v. abd supervisor modülü:

Hekimlikte acil vakalar bölümünde bölüm başkanın terminalinde hasta ile ilgili tüm birimleri ve işlemleri kontrol edebildiği supervısor programları mevcuttur.

Supervısor ise hastanede gerçekleştirilen her işlemi kuş bakışı olarak görebilen supervisor modüldür.

Uygulama birimlerinin bu teknolojide her bölüm sadece kendi bölümüne ait programları kullanmaktadır.

Örneğin biyokimya bölümü hastanın sadece biyokimyasıyla ilgili bilgileri görmekte,
Diğer radyoloji, eczane, ameliyathane v.s. gibi bölümler de kendi bilgilerini izlemektedir.

Dışarıdan bakıldığında modül modül kullanılan modüller bir araya gelerek, hasta üzerinde yapılan tıbbi ve idari ve tahakkuk bilgilerinin ayni anda görüntülenmesini sağlamaktadır. Buna göre supervisor kullanıcıları, sistemi operasyonel ve finansal olarak kontrol altında tutabilmek insiyatifine sahiptirler.

1997 ekim ayında kablolamasının tamamlanması ve terminallerin alımıyla çocuk hastalıkları anabilim dalının otomasyonuna başlanmış oldu. Öncelikli yerlere ilgili yöneticilerle birlikte karar verilerek 15 terminal ve bir anamakine den olu?an bir

Sistem kuruldu. Bu sistem ana sistemle entegre olarak çalışan bağımsız bir on-lıne hastane otomasyon sistemidir ve kendine özgü bir databankası yapısına sahiptir.

Terminaller öncelikle ,

Bölümlerine konuldu.

Otomasyon önce var olan prosedürle çalışmaya başladı. Bütün laboratuar ve diğer çalışanların herbirine bölümlerinde terminal başında eğitim verildi.

Abd başkanının kontrolleri altında aksayan yerlerin , aksama sebepleri gündeme gelerek yeniden bir yapılanmaya başlamışlardır. Önceleri her hafta yapılan olağan klinik toplantılarına otomasyondan dökülen raporlarla, manuel raporlar karşılaştırılmış, tutmayan veriler kontrol edilerek hastane personeli tarafından yapılan işlemlerin birebir otomasyona geçmesi için gerekli önlemler alınmıştır.

Otomasyondan beklenen, verimliliğini artırmak ve aksayan yerlerdeki sorunların tespiti ve çözümü için abd başkanı tarafından sorumlu öğretim üyeleri görevlendirilmiştir. Aylık olağan toplantılar için bım her bölümün yaptığı işlemlerin sayısal ve statüsel olarak dökümlerini ilgili birime ulaştırmakta ve kontrollerin yapılması için gerekli raporları üretmektedir.

Yeni gelen terminallerle toplam terminal sayısı 26 ya yükselmiş ve servislere, tıbbi ve hemşire hizmetlerinin girilebilmesi için terminaller konulmuştur. Bütün terminalleri bölümün kendi elemanları kullanmaktadır.

Çocuk hastalıkları abd sorumluları tarafından ‘ aksayan tek yer , çocuk acil bölümünün 7/24 zaman dilimi içerisinde hasta kayıt ve veznesininin açık bulundurulamaması olduğu’ bildirilmektedir.

Bu sorun çözüldüğünde laboratuarlarda ve radyoloji laboratuarında yeniden program dizaynları yapılacak ve daha disiplinli bir yapılanma oluşacaktır.

Sistemin amacı, belirli bir noktadan sisteme girilmeyen bir hastaya klinik içerisinde hiç bir uygulamanın yapılamaması ve ilk giriş noktasının dışında hiç bir yerde yeniden hasta kaydının yapılmamasıdır. Fakat acil bölümü tam işletilemediği için, biyokimyalar ve radyoloji bölümleri ücretli hastalarının tahsilat fişlerini çıkarabilmeleri sonuç ve rapor yazabilmeleri, otomasyonun tıkanmaması ve hastayı bir şekilde mutlaka takip edebilmek için, birimlerinde hasta kaydı yapabilmektedir.

1997 aralık ayında Radyoloji ana bilim dalı’ da kablolaması tamamlanıp, terminalleri temin edildikten sonra hastane otomasyonuna entegre edilmiştir. 10 terminalli bir sistem hasta üzerine raporları da entegre olmuş bir şekilde çalışmaktadır.

Hasta üzerine rapor yazma ve bunu data bankası olarak saklama tekniği sistemi zorlayan sofistike ve oldukça karmaşık bir teknolojidir. Burada hasta raporları olan yazı dosyaları database kayıtı gibi işlem görebilmekte ve bu dosyalar üzerinde data bankası işlemleri yapılabilmektedir.

Bu da binlerce rapordan her türlü tıbbi araştırma yapma olanağı vermektedir.

Bu bölümle ilgili prosedürler Prof.dr. Kaya Kanberoğlu tarafında BİM’ e aktarımış ve daha önceki sistemden bu sisteme geçişte hiç bir aksaklık ve üzüntü yaşanmadan kolayca geçiş sağlanmasında çok büyük katkıları olmuştur. Önceki sistemlerinde raporlar hastadan bağımsız bir yazım programı olan PW ile yazılıyor ve raporlar saklanamıyordu. Otomasyon sistemine entegre olmakla hasta üzerine yazılan raporları saklayabilme teknolojisi de uygulamaya başlandı.

Radyoloji bölümünün bütün işlemleri bölüm elemanları tarafından yapılmaktadır. Poliklinik emekli,evraklı,ssk statüsünde kendilerine direk olarak baş vuran hasta faturalarını da kendileri tahakkuk edip döner sermayeye teslim etmektedirler.

BİM bu birime yeni bir prosedür istendiğinde veya prosedür değişikliği olduğunda ve ücret değişimlerinde devreye girmekte, diğer bütün raporlama işlemlerini kendileri yürütmektedirler.

Radyodıagnostik anabilim dalı otomasyon databankalarında

08.12. 1997 – 28.01.2000 tarihleri arasında

97.500 hasta arşiv kaydı

153.000 hasta tebela kaydı

65.000 radyodiagnostik raporlarının  kayıtları

Bulunmaktadır.

Ayrıca hastanenin entegre olmuş bloklarından herhangi birim, herhangi bir terminalden bu bölümün hasta raporlarını izleme olanağına sahiptir.

Patoloji ana bilim dalı bloğu :

1997 aralık ayında kablolarının çekilip terminallerinin alınması ile bu birimde otomasyon sistemine entegre oldu.

Bölümde daha otomasyona bağlı tek terminalden hasta tahakkuları On-Line işleniyordu.

Hasta raporları hastane sisteminden bağımsız olarak yazılıyor ve sistemle ilgili
Performanslı ve güvenilirlik açısından bir takım sorunları BİM’ e aktararak bu tür sorunlarında ortadan kalkmasına olanak sağlayan hastanedeki otomasyona entegre edildi.

Burası otomasyona geçmeden tüm işleyiş ve yapıları tekrar bölüm yetkilileriyle beraber gözden geçirildi. Kendileri tarafından önerilen bazı yeni prosedürler zaman içinde gündeme getirilerek kullandıkları programlara öğretildi.

Eskiden manuel yaptıkları işlemler otomasyondan alınır hale getirildi. Otomasyona güven konusunda çalışanlar ikna edildi. Patolojide önem verdikleri kritik kurallardan birisi lam numaralarının karışmaması idi. Otomasyon protokol numaraları ıle birlikte lam numaralarını da otomatize etti ve her gün otomasyondan yapılan işlemlerin listesini almaya başladılar. Yöneticiler irade ve katkılarıyla tüm klinik çalışanlarını otomasyon içine almayı başardılar.

Burada da tüm hasta kayıtları On-Line Real-Time olarak sisteme girmeye başlandı , sisteme girmeyen hastaya rapor yazılmaması prosedürünü takip etmektedirler.

Rapor veren birimler parasal veya evraksal kontrolleri yaparak rapor dağıtımında bulunabiliyorlar. Laboratuarlardan da asistanların rapor yazma ve yazılan raporları takip etme olanakları bulunmaktadır. Kendilerinin geliştirdikleri bir kod sistemiyle yazılan raporlardan istatistiksel olarak yararlanabilme olanakları bulunmaktadır.

Ayrıca yetki verilmiş herhangi birim hastanenin neresinden isterse bu raporlara ulaşması mümkün olacaktır.

  01.01.1998 tarihinden günümüze Patoloji bölümüne baş vuran poliklinik ve klinik hastanın raporları sistemde bulunmaktadır.

Nükleer tıp bloğu :

Nükleer Tıp bölümü de 1996 yılında poliklinik hasta kabul ve faturalama işlemlerini birim içerisinde yapmakta , yatılı hastalara yapılan işlemleri On-Line olarak hasta üzerine işlemektedirler.

Burası da patoloji ve radyoloji tipinde On-Line raporlama sistemi gerektirdiğinden, buranın da ana sisteme entegre bağımsız bir otomasyon modülü olması için çalışmalar yapıldı.

Şu anda kabloları çekilmiş bulunmaktadır. Kendi iç tamiratlarından kaynaklanan bir geçikme yaşamışlardır. Tamiratları bitip terminallerin temininden sonra burası da 10 terminalli entegre bir raporlama sistemine sahip olacaktır. Bu raporların diğer raporlar gibi hastanenin istenen herhangi biriminden okunması mümkün olacaktır.

SONUÇ VE ÖNERİLER :

Bütün sorunların aşıldığı ve mükemmele ulaşıldığı henüz söylenemez. Buna karşılık büyük ölçekli otomasyon projelerinin önemli bir sorunu olan entegrasyonun, Fiber Optik bir omurga etrafında sağlanması ve sistemi yavaşlatmadan genişleyebilme büyük ölçüde sağlanabilmiştir.

Proje hastanenin günlük yaşamını, hasta kabul ve taburcu işlemlerini kolaylaştırmış. Hasta takibi, tahakkuk ve faturalama işlemlerine büyük bir tempo ve etkinlik getirmiştir.

Uygulanan teknolojinin kullanım kolaylığı ve ucuzluğu yedeklemeye ve güvenliğe yatırım yapabilmeye olanak sağlamıştır. Proje genişledikçe ve teknoloji ilerledikçe yetersiz kalabilen ana makineler sitemde yedek server (stand by) olarak muhafaza edilmiş ve yedekleme ve acil durum müdahaleleri etkinleştirilmiştir.

Bir On-Lıne Real-Tıme Hastane Otomasyonu sistemi doğal olarak tıbbi databankaları da yaratmaktadır. Dev ölçekli bu databankaları büyük bir araştırma potansiyeli taşımaktadır. Bu potansiyelin tıbbi kadrolar tarafından etkin kullanılabildiğini söylemek mümkün değildir.

Otomasyon projeleri başarıya ulaşabilmek için bilgisayar mühendisliği ve yazılım mühendisliği becerilerinin yanında sistem mühendisliği, haberleşme mühendisliği, Kontrol mühendisliği, sanayi mühendisliği, ergonomi gibi uzmanlık dallarının da Kullanılmasını gerektirmektedir.

Bütün bu çabanın harcaması ve yoğun bir kaynak kullanımından sonra, projenin başarıya ulaştığını söyleyebilmek ancak amaçların önceden tam olarak belirlenmiş olaması ile mümkündür. On-Line Real- Time otomasyon projelerinin tek stratejik amacı, operasyonel, finansal ve lojistik kontrolun tam olarak sağlanabilmesidir. Bu kritere göre bu proje gelirlerin kontrolunu önemli b